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Performanceabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Performanceabend braucht mehr als ein festgelegtes Programm: Künstler, Bühne, Ton, Licht, Publikum und Catering müssen ineinandergreifen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminabstimmung bis zur Betreuung am Veranstaltungstag. Plane technische Anforderungen früh und bestätige Auftrittszeiten spätestens zwei Wochen vorher. Kurz vor dem Abend helfen ein gedrucktes Drehbuch, ein technischer Ablaufplan und eine endgültige Gästeliste, damit niemand auf wichtige Informationen warten muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Auftrittskünstler kontaktieren

    2 Personen

  • Auftritte und Zeiten bestätigen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Technische Anforderungen erfassen

    2 Personen

  • Technik und Materialien reservieren

  • Budget festlegen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Programm online veröffentlichen

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Drehbuch ausdrucken

  • Bühnenaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Technischen Ablaufplan erstellen

    2 Personen

  • Cateringmengen berechnen

  • Künstlerbetreuung einteilen

  • Publikumsbetreuung einteilen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Lagerfähiges Catering bereitstellen

    2 Personen

  • Künstler an den Beginn erinnern

  • Standortschlüssel abholen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Publikumsstühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische für den Empfang aufstellen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone und Ständer aufstellen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstlergarderobe einrichten

  • Auftritte technisch durchgehen

    3 Personen

  • Info- und Programmtisch aufstellen

  • Einlass und Registrierung besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Auftritte betreuen

    3 Personen

  • Pausen ankündigen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Publikumsbereich sauber halten

    2 Personen

  • Künstler zwischen den Auftritten begleiten

  • Publikumsfragen beantworten

  • Abschluss ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering abbauen

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

  • Nachzahlung für Künstler bereitlegen

  • Foto- und Videomaterial sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PodestelementeAnz. 6
  • PublikumssitzeAnz. 90
  • TischeAnz. 8
  • BarhockerAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 120
  • AbsperrpfostenAnz. 8
  • KlappischeAnz. 4

Geschirr

  • GläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TeegläserAnz. 60
  • TellerAnz. 100
  • TortenplattenAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 10

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Laptop
  • USB-SticksAnz. 3
  • Erste-Hilfe-Koffer
  • Feuerlöschdecke
  • TaschenlampenAnz. 3
  • BatterienAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2

Dekoration

  • Hintergrundtuch
  • Dekorative StoffeAnz. 8
  • VasenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 8
  • BilderrahmenAnz. 6
  • KlebehakenAnz. 30
  • Gaffer TapeAnz. 4

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchälchenAnz. 16
  • ZangenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 2
  • MessbecherAnz. 2
  • EiswürfelbehälterAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • Kehrblech und HandfegerAnz. 3
  • Staubsauger
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • Mülleimer-AufkleberAnz. 16

Büromaterial

  • NamensschilderAnz. 100
  • StifteAnz. 20
  • ProgrammflyerAnz. 120
  • PapierklebebandAnz. 4
  • KlemmbretterAnz. 4
  • Druckpapier
  • ArmbänderAnz. 120
  • Kassenetui
  • Bargeld

Tipps

  • Kläre die technischen Anforderungen jedes Auftritts mindestens vier Wochen vorher. Frage nach Anschlüssen, Mikrofonen, DI-Boxen, Laptop- oder USB-Stick-Nutzung und dem benötigten Bühnenplatz.
  • Bestätige Auftritte und Zeiten nicht nur mündlich, sondern in einem gemeinsamen Ablaufplan. Plane für Umbauten zwischen zwei Beiträgen mindestens 10 Minuten ein, besonders wenn Podeste, Mikrofonständer oder Lautsprecher bewegt werden.
  • Erstelle die Gästeliste spätestens 7 Tage vor dem Abend und erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung. So kannst du Cateringmengen berechnen, statt am Veranstaltungstag spontan nachzukaufen.
  • Drucke das Drehbuch und den technischen Ablaufplan jeweils mindestens zweimal aus: eine Version für die Regie und eine für die Technik. Speichere zusätzlich die Unterlagen auf zwei USB-Sticks, falls ein Laptop ausfällt.
  • Teile Künstler- und Publikumsbetreuung getrennt ein. Eine Person sollte während der Auftritte für Künstlerinformationen und Umbauten zuständig sein, während eine zweite Garderobe, Sitzplätze und Einlass im Blick behält.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Performanceabend organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Technik, Einladungen und Genehmigungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Abend geklärt sein.
Wann muss die Technik für einen Performanceabend gebucht werden?
Reserviere Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Kabel und Licht spätestens 4 Wochen vorher. Bestätige die konkreten Anforderungen jedes Künstlers danach noch einmal, idealerweise 14 Tage vor der Veranstaltung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Performanceabend?
Plane für Bühne, Publikumssitze, Ton und Licht mindestens 3 Stunden Aufbau ein. Für Soundcheck und kurze Proben solltest du zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass freihalten.
Wann sollte das Catering für einen Performanceabend eingekauft werden?
Kaufe haltbare Lebensmittel und Getränke 2 bis 3 Tage vorher ein. Frische Ware und empfindliches Catering gehören in der Regel am Veranstaltungstag oder höchstens 24 Stunden vorher auf die Einkaufsliste.

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