Checklist percussieworkshop organiseren

Een percussieworkshop staat of valt met een goede voorbereiding van de ruimte, instrumenten en deelnemers. Leg eerst de locatie, workshopbegeleider en tijden vast; werk daarna toe naar de definitieve deelnemerslijst en catering. Controleer instrumenten zoals djembés, cajons en shakers ruim op tijd en test geluidsapparatuur vóór de ontvangst. Op deze pagina vind je het volledige plan met 51 taken en 38 benodigde spullen, zodat je niets op de workshopdag hoeft te improviseren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Workshopbegeleider vastleggen
Programma en tijden vastleggen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve deelnemerslijst maken
Catering bestellen
Begeleider deelnemerslijst sturen
Instrumentenvoorraad controleren
2 personen
Ruimte-indeling uitwerken
Boodschappen doen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Workshopmateriaal klaarzetten
2 personen
Muziek en bestanden testen
Koelboxen vullen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Instrumenten per groep klaarzetten
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Registratietafel inrichten
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
Deelnemers registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Welkom en veiligheidsinstructie
Basistechnieken demonstreren
Eerste oefenronde begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Pauzesnacks serveren
2 personen
Tweede oefenronde begeleiden
2 personen
Groepsritme instuderen
2 personen
Korte demonstratie uitvoeren
Buffet en drankentafel opbouwen
3 personen
Buffet serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Finale repetitie begeleiden
2 personen
Gezamenlijke finale uitvoeren
2 personen
Bedankmoment verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Instrumenten innemen
3 personen
Eten en afval afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 36
Tafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Djembésaantal 18
Cajonsaantal 12
Shakersaantal 30
Tamboerijnenaantal 6
Clavesaantal 15
Cowbellsaantal 6
Frame drumsaantal 6
Agogobellsaantal 4
Muziekstandaardsaantal 2
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Instrumentmattenaantal 30

Servies

Waterglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Serveerbladenaantal 6
Schaaltjesaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Koelboxenaantal 3
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 2

Workshopmateriaal

Flip-over
Flip-overvellenaantal 20
Stiftenaantal 12
Naamkaarthoudersaantal 36
Oordopjesaantal 36

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan minimaal 2 weken vooraf een controle van de instrumentenvoorraad. Tel per groep de djembés, cajons, shakers en andere instrumenten en noteer wat ontbreekt of gerepareerd moet worden.
Maak de ruimte-indeling uiterlijk 3 dagen vooraf. Houd looppaden vrij, zet instrumentmatten per groep klaar en reserveer een aparte tafel voor registratie, koffie en thee.
Stuur de begeleider uiterlijk 48 uur vooraf de definitieve deelnemerslijst en eventuele dieetwensen. Zo kan de workshop op groepsgrootte en catering worden afgestemd.
Test muziekbestanden, draagbare speaker, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen op de dag vóór de workshop. Controleer ook of de aansluitingen op de locatie werken.
Zet naamkaartjes, registratiemateriaal en instrumenten minimaal 30 minuten vóór de start klaar. Open de locatie eerder als tafels, stoelen en ontvangsttafel nog moeten worden opgesteld.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een percussieworkshop organiseren?: Leg de locatie en workshopbegeleider bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 2 weken voor de workshop, zodat je tijd hebt voor aanmeldingen, dieetwensen en catering.
Hoeveel instrumenten heb ik nodig voor een percussieworkshop?: Reken op minimaal 1 instrument per deelnemer, plus enkele reserve-instrumenten. Maak de verdeling per groep uiterlijk 3 dagen vooraf; controleer vooral het aantal djembés, cajons en shakers.
Hoe lang vooraf moet ik de ruimte klaarzetten?: Begin minimaal 60 minuten voor de start met tafels, stoelen, instrumenten en geluidsapparatuur. Zet registratie en naamkaartjes uiterlijk 30 minuten vooraf gereed, zodat deelnemers rustig kunnen binnenkomen.
Wanneer moet ik de catering voor een percussieworkshop bestellen?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen sluiten en je definitieve deelnemersaantal bekend is, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen tegelijk en controleer de levering uiterlijk 1 dag voor de workshop.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.