Checklist para organizar un taller de percusión
Un taller de percusión necesita más coordinación que una actividad con sillas y un altavoz. Hay que confirmar el espacio, el facilitador, los instrumentos y los horarios antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que cerrar la lista de participantes, recoger sus preferencias alimentarias y preparar cada grupo de instrumentos. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la reserva hasta la recepción, sin dejar para el último momento el sonido, el catering o la distribución de la sala.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Contratar al facilitador del taller
Definir el programa y los horarios
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear la lista final de participantes
Pedir el catering
Enviar la lista de participantes al acompañante
Comprobar el inventario de instrumentos
2 personas
Planificar la distribución del espacio
Hacer la compra
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Dejar listo el material del taller
2 personas
Probar la música y los archivos
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar los instrumentos por grupo
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar la mesa de registro
Preparar café y té
2 personas
Preparar la mesa de recepción
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
Bienvenida e instrucciones de seguridad
Demostrar técnicas básicas
Guiar la primera ronda de práctica
2 personas
Rellenar las bebidas
Servir snacks del descanso
2 personas
Guiar la segunda ronda de práctica
2 personas
Ensayar el ritmo grupal
2 personas
Realizar una breve demostración
Montar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
Servir el bufé
3 personas
Rellenar las bebidas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Acompañar el ensayo final
2 personas
Realizar la final conjunta
2 personas
Organizar el momento de agradecimiento
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger los instrumentos
3 personas
Retirar la comida y los residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 36
- Mesascant. 6
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheroscant. 2
Equipo
- Djembéscant. 18
- Cajonescant. 12
- Coctelerascant. 30
- Panderetascant. 6
- Clavescant. 15
- Cencerroscant. 6
- Tambores de marcocant. 6
- Agogobellscant. 4
- Atrilescant. 2
- Altavoz portátil
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Alfombrillas para instrumentoscant. 30
Vajilla
- Vasos para aguacant. 40
- Tazas de cafécant. 30
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cuencoscant. 8
Cocina
- Teterascant. 2
- Cafetera
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
Material del taller
- Pizarra de hojas
- Hojas de rotafoliocant. 20
- Rotuladorescant. 12
- Portatarjetas de nombrecant. 36
- Tapones para los oídoscant. 36
Iluminación
- Luces decorativascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y al facilitador antes de publicar la convocatoria. Define el programa completo, incluidos los descansos, y envía los horarios junto con la invitación para que las inscripciones lleguen con expectativas claras.
- Cierra la lista de participantes al menos 5 días antes. Usa ese número para pedir el catering, preparar las tarjetas de nombre y dividir los instrumentos por grupos; añade un pequeño margen si el facilitador lo recomienda.
- Comprueba el inventario de instrumentos una semana antes y vuelve a revisarlo el día anterior. Un taller puede necesitar djembés, cajones, panderetas, claves, cencerros, tambores de marco y agogobells, además de alfombrillas para protegerlos.
- Haz una prueba de sonido de 30 minutos antes de la llegada del grupo. Comprueba el micrófono, el altavoz portátil, los cables alargadores y las regletas; deja los archivos de música listos en el dispositivo que se vaya a utilizar.
- Prepara la recepción al menos 45 minutos antes del inicio. Coloca la mesa de registro, las tarjetas de nombre y el material del taller, y llena las neveras portátiles para que el equipo no tenga que abandonar la actividad durante la llegada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de percusión?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar y contratar al facilitador. Cierra participantes, catering e instrumentos como mínimo 5 días antes y haz el montaje final el día anterior.
- ¿Cuántos instrumentos necesito para un taller de percusión?
- Prepara al menos un instrumento por participante y distribúyelos por grupos si la actividad combina djembés, cajones, panderetas, claves o campanas. Comprueba también que haya 1 micrófono, 1 altavoz y cables suficientes para el espacio.
- ¿Cuándo debo pedir el catering del taller?
- Pídelo cuando la lista de participantes esté cerrada, normalmente 5 días antes del taller. Recoge las preferencias dietéticas antes de confirmar el pedido y calcula las cantidades con el número final, no con las inscripciones provisionales.
- ¿Cuánto tiempo necesito para preparar la sala?
- Reserva al menos 90 minutos para colocar mesas y sillas, distribuir los instrumentos por grupos, preparar la recepción y conectar el sonido. Abre el lugar 45 minutos antes de la llegada para poder resolver cables, sillas o material que falte.
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