Checklist pour organiser un atelier de percussion
Un atelier de percussion demande plus qu’une réservation de salle et quelques instruments. Il faut coordonner l’animateur, les inscriptions, la disposition des groupes et l’accueil, tout en prévoyant le café, l’eau et le catering. Cette checklist suit l’ordre utile, des premières réservations à l’installation le jour J. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents : badges, rallonges, tapis pour instruments et fichiers audio testés à l’avance.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Réserver l’animateur de l’atelier
Consigner le programme et les horaires
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir la liste définitive des participants
Commander le catering
Envoyer la liste des participants à l'accompagnateur
Vérifier le stock d’instruments
2 personnes
Établir l'agencement de l'espace
Faire les courses
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer le matériel d'atelier
2 personnes
Tester la musique et les fichiers
Remplir les glacières
2 personnes
Événement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer les instruments par groupe
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer la table d'inscription
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la table d’accueil
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les badges
Accueil et consignes de sécurité
Démontrer les techniques de base
Animer le premier tour d'entraînement
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir les snacks de pause
2 personnes
Encadrer le deuxième tour d’entraînement
2 personnes
Répéter le rythme du groupe
2 personnes
Réaliser une courte démonstration
Monter le buffet et la table des boissons
3 personnes
Servir le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Encadrer la répétition générale
2 personnes
Organiser la finale collective
2 personnes
Assurer le moment de remerciement
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Récupérer les instruments
3 personnes
Évacuer les aliments et les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 36
- Tablesqté 6
- Tables de buffetqté 2
- Porte-manteauxqté 2
Équipement
- Djembésqté 18
- Cajonsqté 12
- Shakersqté 30
- Tambourinsqté 6
- Clavesqté 15
- Sonnaillesqté 6
- Tambours sur cadreqté 6
- Agogobellsqté 4
- Pieds de microqté 2
- Enceinte portable
- Microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Tapis pour instrumentsqté 30
Vaisselle
- Verres à eauqté 40
- Tasses à caféqté 30
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Louchesqté 8
- Plateaux de serviceqté 6
- Petits bolsqté 8
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Machine à café
- Glacièresqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
Matériel d'atelier
- Paperboard
- Feuilles de paperboardqté 20
- Marqueursqté 12
- Porte-nomsqté 36
- Bouchons d'oreillesqté 36
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le lieu et l’animateur plusieurs semaines avant l’atelier, puis fixe immédiatement le programme, les horaires et la capacité maximale de la salle.
- Clôture les inscriptions quelques jours avant l’événement afin d’établir la liste définitive, de recueillir les besoins alimentaires et de transmettre les participants à l’accompagnateur.
- Compte les instruments par groupe : djembés, cajons, shakers, tambourins et autres percussions doivent être préparés avant l’arrivée du public, avec un tapis à chaque zone de pratique.
- Teste le microphone, l’enceinte portable, les pieds de micro, les rallonges et les multiprises au moins la veille. Prépare aussi les fichiers audio utilisés pendant l’atelier.
- Prévois une arrivée organisée : table d’inscription, badges nominatifs, porte-manteaux, eau, café et thé. Ouvre le lieu suffisamment tôt pour installer les chaises, les tables et les instruments sans réduire le temps d’accueil.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de percussion ?
- Prévois idéalement 4 à 6 semaines pour réserver le lieu et l’animateur, envoyer les invitations et commander le catering. Garde les 3 derniers jours pour les inscriptions finales, le matériel et les besoins alimentaires.
- Quand faut-il arrêter la liste des participants ?
- Arrête la liste définitive 3 à 5 jours avant l’atelier. Ce délai permet de transmettre les noms à l’accompagnateur, de préparer les badges et d’ajuster les boissons, les repas et la disposition des groupes.
- Combien de temps avant faut-il installer la salle ?
- Compte 90 minutes à 2 heures avant l’arrivée des participants. Il faut installer les tables et les chaises, répartir les instruments, raccorder l’audio, préparer l’accueil et vérifier le café, le thé et les glacières.
- Quels instruments prévoir pour un atelier de percussion ?
- Prépare un instrument par participant lorsque c’est possible, réparti par groupes : djembés, cajons, shakers, tambourins, claves, sonnailles, tambours sur cadre et agogobells. Ajoute une petite marge de 1 à 2 instruments de secours par famille.
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