Percussion-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Percussion-Workshop braucht mehr Vorbereitung als nur genügend Trommeln. Du koordinierst Raum, Workshopleitung, Anmeldungen, Instrumentengruppen, Technik und Verpflegung in einer festen Reihenfolge. Besonders leicht werden Ernährungswünsche, Namensschilder und die Weitergabe der endgültigen Teilnehmerliste übersehen. Plane den Aufbau so, dass Instrumente, Registrierung und Kaffee bereitstehen, bevor die ersten Teilnehmenden eintreffen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Workshopleiter festlegen
Programm und Zeiten festlegen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
Catering bestellen
Teilnehmerliste an die Begleitperson senden
Instrumentenbestand prüfen
2 Personen
Raumaufteilung ausarbeiten
Einkaufen gehen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
Workshopmaterial bereitstellen
2 Personen
Musik und Dateien testen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Instrumente nach Gruppen bereitstellen
3 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Registrierungstisch einrichten
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Empfangstisch bereitstellen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Namensschilder verteilen
Begrüßung und Sicherheitsunterweisung
Grundtechniken vorführen
Erste Proberunde begleiten
2 Personen
Getränke nachfüllen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Zweite Proberunde begleiten
2 Personen
Gruppenrhythmus einüben
2 Personen
Kurze Vorführung durchführen
Buffet und Getränketisch aufbauen
3 Personen
Buffet servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
Generalprobe begleiten
2 Personen
Gemeinsames Finale durchführen
2 Personen
Dankesmoment gestalten
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Instrumente einsammeln
3 Personen
Essen und Abfall entsorgen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 36
- TischeAnz. 6
- BuffetischeAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- DjembésAnz. 18
- CajonsAnz. 12
- ShakerAnz. 30
- TamburineAnz. 6
- ClavesAnz. 15
- KuhglockenAnz. 6
- RahmentrommelnAnz. 6
- AgogobellsAnz. 4
- NotenständerAnz. 2
- Tragbarer Lautsprecher
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- InstrumentmattenAnz. 30
Geschirr
- WassergläserAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 30
- TellerAnz. 40
- BestecksetsAnz. 40
- ServierlöffelAnz. 8
- ServiertablettsAnz. 6
- SchälchenAnz. 8
Küche
- WasserkocherAnz. 2
- Kaffeemaschine
- KühlboxenAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
Workshopmaterial
- Flipchart
- FlipchartblätterAnz. 20
- StifteAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 36
- OhrstöpselAnz. 36
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Programm und Zeiten früh fest und verschicke die Einladungen erst, wenn Dauer, Ort und Anmeldung geklärt sind. So kannst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die endgültige Teilnehmerzahl rechtzeitig auswerten.
- Prüfe den Instrumentenbestand nicht nur nach Stückzahl, sondern nach Gruppen. Djembés, Cajons, Shaker, Tamburine und weitere Instrumente sollten vor dem Workshop passend zur Raumaufteilung bereitliegen.
- Teste Musikdateien, Lautsprecher und Mikrofon mindestens einen Tag vorher. Plane außerdem Verlängerungskabel ein und prüfe, ob die Stromanschlüsse beim Workshopbereich erreichbar sind.
- Bereite Namensschilder und den Registrierungstisch vor dem Aufbau der Instrumente vor. Wenn die Teilnehmenden eintreffen, sollten Empfang, Anmeldung und die Verteilung der Namensschilder ohne Suche nach Material funktionieren.
- Bestelle das Catering erst nach Abschluss der Teilnehmerliste und berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche. Fülle Kühlboxen, stelle Wasser, Kaffee und Tee bereit und platziere Geschirr sowie Servierbesteck am Empfangs- oder Buffetisch.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich einen Percussion-Workshop organisieren?
- Beginne mindestens 4 bis 6 Wochen vorher mit der Reservierung des Raums und der Festlegung der Workshopleitung. Die endgültige Teilnehmerliste und das Catering sollten spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Instrumente brauche ich für einen Percussion-Workshop?
- Plane grundsätzlich ein Instrument pro Person und ordne die vorhandenen Instrumente nach Gruppen und Workshopteilen. Erstelle die genaue Verteilung erst nach Anmeldeschluss, damit du fehlende Djembés, Cajons oder Kleininstrumente rechtzeitig erkennst.
- Wann sollte der Raum für den Percussion-Workshop aufgebaut werden?
- Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn. In dieser Zeit lassen sich Tische und Stühle stellen, Instrumentmatten und Instrumente verteilen, die Tontechnik anschließen und der Registrierungstisch einrichten.
- Was wird bei einem Percussion-Workshop häufig vergessen?
- Oft fehlen nicht die Trommeln, sondern Kleinteile und Abläufe: Namensschilder, Notenständer, Mikrofon, Verlängerungskabel sowie eine aktuelle Teilnehmerliste für die Begleitperson. Prüfe diese Punkte spätestens am Vortag und lege sie beim Aufbau gesammelt bereit.
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