Checklist voor een participatiebijeenkomst organiseren

Een participatiebijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een uitnodiging. Je werkt toe naar een programma waarin deelnemers makkelijk kunnen binnenkomen, meepraten en hun ideeën kunnen achterlaten. Begin met doel, doelgroep en tijdschema en regel daarna locatie, begeleiding en communicatie. Controleer in de laatste week vooral aanmeldingen, toegankelijkheid, techniek, naamkaartjes en werkbladen. Met deze checklist houd je de 73 taken en 43 benodigdheden in de juiste volgorde bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Doel en doelgroep vastleggen
2 personen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Locatie reserveren
Zaalindeling bepalen
2 personen
Vergunningen controleren
Sprekers en begeleiders vastleggen
2 personen
Gespreksvragen opstellen
2 personen
Presentatie voorbereiden
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inwoners gericht benaderen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Toegankelijkheid inventariseren
Vragen vooraf verzamelen
2 personen
Bevestiging aan deelnemers sturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Werkbladen afdrukken
2 personen
Evaluatieformulieren afdrukken
Presentatie technisch testen
2 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Route- en zaalbordjes maken
Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

Zaal openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Presentatiehoek inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Welkomstwoord verzorgen
Inleiding presenteren
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
Gesprekstafels begeleiden
6 personen
Belangrijkste punten noteren
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Pauze aankondigen
Werkbladen uitdelen
3 personen
Tweede gespreksronde begeleiden
6 personen
Inbreng per tafel verzamelen
6 personen
Maaltijdbuffet klaarzetten
4 personen
Maaltijd serveren
4 personen
Allergenen zichtbaar aangeven
Servies en afval opruimen
3 personen
Resultaten plenair terugkoppelen
3 personen
Vervolgstappen toelichten
Laatste vragen beantwoorden
3 personen
Evaluatieformulieren uitdelen
2 personen
Evaluatieformulieren innemen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Materialen inpakken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Inbreng digitaliseren
2 personen
Aanwezigheidslijst verwerken
Bedankbericht versturen
Verslag aan deelnemers sturen
2 personen
Openstaande vragen beantwoorden
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 90
Ontvangstbalie
Afvalbakkenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekeraantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Presentatieklikker
Flip-overaantal 6
Flip-overstiftenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 90
Waterglazenaantal 90
Bordenaantal 90
Besteksetsaantal 90
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3

Decoratie

Naamkaartjesaantal 100
Tafelbordjesaantal 12
Routebordjesaantal 10
Tafelkledenaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Catering

Waterkannenaantal 12
Koelboxenaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger
Handzeepdispensersaantal 4

Tips

Plan het programma per onderdeel en reserveer tijd voor ontvangst, uitleg, gesprekken en terugkoppeling. Bij een bijeenkomst van twee uur kom je al snel uit op vier tot zes duidelijke programmaonderdelen.
Vraag dieetwensen, toegankelijkheidsbehoeften en voorafgaande vragen uiterlijk bij de aanmelding uit. Stuur de bevestiging enkele dagen voor de bijeenkomst, zodat ontbrekende gegevens nog kunnen worden aangevuld.
Test laptop, beamer, projectiescherm, microfoons en luidspreker minimaal één keer vooraf en opnieuw op de locatie. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen en een presentatieklikker klaar voordat deelnemers binnenkomen.
Maak voor elke deelnemer een naamkaartje en leg werkbladen en evaluatieformulieren per tafel klaar. Controleer ook of route- en zaalbordjes vanaf de ingang zichtbaar zijn; bezoekers zoeken anders vaak eerst de ontvangstbalie.
Bestel catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en houd rekening met dieetwensen. Zet koffie, thee en water klaar bij ontvangst en regel naast kopjes, glazen en servies ook thermoskannen, serveerbladen en afvalbakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een participatiebijeenkomst organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met doel, doelgroep, programma en locatie. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 weken voor de bijeenkomst en sluit de deelnemerslijst enkele dagen vooraf.
Hoeveel tijd moet ik plannen voor een participatiebijeenkomst?: Plan voor een compacte bijeenkomst meestal 2 tot 3 uur, inclusief ontvangst en afsluiting. Reserveer daarnaast minimaal 30 minuten vóór aanvang voor zaalindeling, techniek, materialen en catering.
Wanneer moet ik de techniek voor een participatiebijeenkomst testen?: Test presentatie, beamer, geluid en microfoons uiterlijk 1 week vooraf als dat kan. Doe op de dag zelf nog een korte controle van ongeveer 30 minuten, inclusief kabels, stroompunten en de presentatieklikker.
Wanneer moet ik werkbladen en naamkaartjes voorbereiden?: Maak naamkaartjes en druk werkbladen uiterlijk 2 werkdagen vooraf, zodra het deelnemersaantal grotendeels vaststaat. Leg ze per tafel klaar en neem enkele lege naamkaartjes mee voor onverwachte deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.