Partizipationsveranstaltung organisieren: die Checkliste

Eine Partizipationsveranstaltung braucht mehr als ein gutes Thema: Zielgruppe, Ablauf, Raum und Beteiligungsmöglichkeiten müssen zusammenpassen. Beginne mehrere Wochen vorher mit Ziel, Programm und Termin, bevor du Einladungen verschickst. Prüfe früh Genehmigungen, Barrierefreiheit und die technische Ausstattung. Kurz vor dem Termin zählen bestätigte Anmeldungen, vorbereitete Fragen, Namensschilder und ein getesteter Präsentationsaufbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Ziel und Zielgruppe festlegen
2 Personen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Location reservieren
Raumaufteilung festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Referenten und Begleitpersonen festlegen
2 Personen
Gesprächsfragen erstellen
2 Personen
Präsentation vorbereiten
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen erstellen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Gezielt Einwohner ansprechen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Barrierefreiheit erfassen
Fragen im Voraus sammeln
2 Personen
Bestätigung an Teilnehmer senden
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Arbeitsblätter ausdrucken
2 Personen
Evaluierungsformulare drucken
Technische Präsentation testen
2 Personen
Catering bestellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Wegweiser und Raumschilder erstellen
Teilnehmerliste bereitlegen

Event

Saal öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Präsentationsecke einrichten
2 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Snacks bereitstellen
2 Personen
Empfangstheke einrichten
2 Personen
Wegweiser aufhängen
2 Personen
Teilnehmer registrieren
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Programm vorstellen
Begrüßungswort übernehmen
Einleitung präsentieren
2 Personen
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
Gesprächstische begleiten
6 Personen
Wichtigste Punkte notieren
6 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
3 Personen
Pause ankündigen
Arbeitsblätter verteilen
3 Personen
Zweite Gesprächsrunde betreuen
6 Personen
Beiträge pro Tisch einsammeln
6 Personen
Mahlzeitenbuffet aufbauen
4 Personen
Mahlzeit servieren
4 Personen
Allergene deutlich kennzeichnen
Geschirr und Abfall wegräumen
3 Personen
Ergebnisse im Plenum zurückmelden
3 Personen
Nächste Schritte erläutern
Letzte Fragen beantworten
3 Personen
Evaluierungsbögen verteilen
2 Personen
Evaluierungsformulare einsammeln
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Technik ausschalten
2 Personen
Materialien einpacken
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Beiträge digitalisieren
2 Personen
Anwesenheitsliste bearbeiten
Dankesnachricht versenden
Bericht an Teilnehmende senden
2 Personen
Offene Fragen beantworten
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 90
Empfangstresen
AbfallbehälterAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Präsentationsklicker
FlipchartAnz. 6
Flipchart-MarkerAnz. 24

Geschirr

KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 90
TellerAnz. 90
BestecksetsAnz. 90
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3

Dekoration

NamensschilderAnz. 100
TischschilderAnz. 12
WegweiserAnz. 10
TischdeckenAnz. 12

Beleuchtung

StehlampenAnz. 4

Catering

WasserkannenAnz. 12
KühlboxenAnz. 4
Einkäufe

Reinigung

EimerAnz. 3
SchwämmeAnz. 6
SpülbürstenAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
BesensetsAnz. 2
Staubsauger
HandseifenspenderAnz. 4

Tipps

Lege Ziel und Zielgruppe mindestens 6 bis 8 Wochen vor der Veranstaltung fest. Daraus ergeben sich passende Gesprächsfragen, Referenten und die Ansprache der Einwohner.
Reserviere die Location früh und plane die Raumaufteilung spätestens 2 Wochen vorher. Berücksichtige dabei Empfangstresen, Tische, Stühle, Flipchart sowie gut sichtbare Wegweiser.
Verschicke Einladungen nicht erst kurz vor dem Termin: Plane 3 bis 4 Wochen für Anmeldung und Rückfragen ein. Erfasse dabei Ernährungswünsche, Barrierefreiheit und Fragen im Voraus.
Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Funkmikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Prüfe auch Verlängerungskabel und den Präsentationsklicker, damit der Aufbau vor Ort nicht ins Stocken gerät.
Bestelle Catering und stelle Arbeitsblätter, Evaluierungsformulare und Namensschilder 1 bis 2 Tage vorher zusammen. Rechne Getränke und Geschirr anhand der bestätigten Teilnehmerzahl ab und halte etwas Reserve bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Partizipationsveranstaltung organisieren?: Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ziel, Zielgruppe, Termin und Location. Für Einladungen, Anmeldungen und Rückfragen solltest du anschließend mindestens 3 bis 4 Wochen einplanen.
Was muss bei der Anmeldung zu einer Partizipationsveranstaltung abgefragt werden?: Frage neben Name und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche, benötigte Barrierefreiheit und Fragen für die Veranstaltung ab. Schicke die Teilnahmebestätigung spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Termin.
Wann sollte man die Technik für eine Partizipationsveranstaltung testen?: Teste die komplette Präsentation spätestens am Vortag und prüfe Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und Kabel gemeinsam. Plane am Veranstaltungstag zusätzlich 60 bis 90 Minuten für Aufbau und einen kurzen Funktionstest ein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Partizipationsveranstaltung?: Für Raumaufteilung, Empfang, Beschilderung, Technik, Materialien und Catering solltest du mindestens 90 Minuten einplanen. Bei mehreren Mikrofonen oder einer umfangreichen Präsentation sind 2 Stunden realistischer.

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