Checklist para organizar una reunión participativa

Organizar una reunión participativa requiere más que reservar una sala y enviar una invitación. Hay que preparar el programa, facilitar la conversación, recoger preguntas y comprobar que todas las personas puedan participar. Esta checklist reúne 73 tareas y 43 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde definir el público hasta imprimir las evaluaciones. También ayuda a detectar lo que suele olvidarse: las preferencias dietéticas, la prueba técnica, la señalización y la confirmación final a cada participante.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el objetivo y el público objetivo
2 personas
Crear el programa y el horario
2 personas
Reservar el lugar
Definir la distribución de la sala
2 personas
Comprobar permisos
Asignar ponentes y acompañantes
2 personas
Preparar preguntas para la conversación
2 personas
Preparar la presentación
2 personas
Crear formulario de inscripción
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar a los vecinos de forma dirigida
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar la accesibilidad
Recopilar las preguntas con antelación
2 personas
Enviar confirmación a los participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir hojas de trabajo
2 personas
Imprimir formularios de evaluación
Probar la presentación técnica
2 personas
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Hacer señales de ruta y salas
Preparar la lista de asistencia

Evento

Abrir la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el rincón de presentación
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Colocar los carteles de ruta
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar el programa
Dar la bienvenida
Presentar la introducción
2 personas
Recoger preguntas del público
2 personas
Coordinar mesas de conversación
6 personas
Anotar los puntos principales
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Anunciar el descanso
Repartir las hojas de trabajo
3 personas
Coordinar la segunda ronda de entrevistas
6 personas
Recoger las aportaciones de cada mesa
6 personas
Preparar el buffet de comidas
4 personas
Servir la comida
4 personas
Indicar claramente los alérgenos
Recoger la vajilla y la basura
3 personas
Comunicar los resultados en sesión plenaria
3 personas
Explicar los siguientes pasos
Responder las últimas preguntas
3 personas
Repartir formularios de evaluación
2 personas
Recoger los formularios de evaluación
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

Apagar la técnica
2 personas
Empaquetar materiales
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Digitalizar las aportaciones
2 personas
Procesar la lista de asistencia
Enviar mensaje de agradecimiento
Enviar el informe a los participantes
2 personas
Responder las preguntas pendientes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Mostrador de recepción
Papeleracant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavozcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Clic de presentación
Pizarra de hojascant. 6
Rotuladores para pizarracant. 24

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 90
Platoscant. 90
Cubiertoscant. 90
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 100
Carteles de mesacant. 12
Carteles de rutacant. 10
Mantelescant. 12

Iluminación

Lámparas de piecant. 4

Catering

Jarras de aguacant. 12
Neveras portátilescant. 4
Compras

Limpieza

Cuboscant. 3
Esponjascant. 6
Cepillos para fregarcant. 3
Limpiacristalescant. 2
Sets de escobacant. 2
Aspiradora
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Consejos

Empieza entre 4 y 6 semanas antes: define el objetivo, el público, el programa y el horario antes de reservar la sala o asignar ponentes.
Cierra las inscripciones al menos 5 días antes para recopilar preferencias dietéticas, necesidades de accesibilidad y preguntas previas. Usa esos datos para ajustar la distribución de mesas y sillas.
Haz una prueba técnica completa 2 o 3 días antes. Comprueba portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoz, cables, regletas y clic de presentación en la misma sala.
Prepara la recepción la víspera: tarjetas de nombre, mostrador, carteles de mesa, señales de ruta y formularios impresos. Así no tendrás que improvisar indicaciones cuando lleguen los participantes.
Confirma la asistencia entre 2 y 3 días antes y vuelve a revisar catering, café, agua y materiales. Calcula las cantidades según las inscripciones cerradas, incluyendo las dietas comunicadas.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo empezar a organizar una reunión participativa?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, comprobar permisos, preparar el programa, invitar a ponentes y gestionar las inscripciones sin dejar la accesibilidad para el último momento.
¿Cuándo cerrar las inscripciones para una reunión participativa?: Cierra las inscripciones unos 5 días antes del encuentro. Necesitas ese plazo para revisar el número final, recoger preferencias dietéticas, ordenar las preguntas anticipadas y preparar nombres, hojas de trabajo y catering.
¿Cuándo hacer la prueba técnica?: Haz una prueba completa 2 o 3 días antes y repite una comprobación breve el mismo día. Prueba la presentación, el sonido, los micrófonos, el proyector, los cables y el clic de presentación en la sala definitiva.
¿Qué materiales hacen falta para una reunión participativa?: Prepara mesas, sillas, recepción, tarjetas de nombre, carteles, hojas de trabajo, formularios de evaluación y señalización. Para la parte técnica suelen hacer falta portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoz, cables y regletas; la checklist completa incluye 43 materiales.

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