Checklist pour organiser une réunion de participation

Une réunion de participation réussie repose sur une préparation précise, surtout lorsqu’il faut faire venir des habitants, recueillir leurs questions et faciliter les échanges. Commencez par définir l’objectif, le public et le programme, puis réservez la salle et vérifiez les autorisations. Les inscriptions, l’accessibilité et les besoins alimentaires doivent être suivis avant l’envoi des confirmations. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’au matériel et à l’accueil le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l'objectif et le public cible
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Réserver le lieu
Définir l’aménagement de la salle
2 personnes
Vérifier les autorisations
Définir les intervenants et les accompagnateurs
2 personnes
Préparer les questions de discussion
2 personnes
Préparer la présentation
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Approcher les habitants de manière ciblée
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser l’accessibilité
Recueillir les questions à l’avance
2 personnes
Envoyer la confirmation aux participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
Imprimer les formulaires d’évaluation
Tester la présentation techniquement
2 personnes
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Créer les panneaux de route et de salle
Préparer la liste des présences

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager le coin présentation
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Présenter le programme
Assurer le mot de bienvenue
Présenter l’introduction
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
Animer les tables de discussion
6 personnes
Noter les points clés
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Annoncer la pause
Distribuer les feuilles de travail
3 personnes
Animer le deuxième tour d’entretiens
6 personnes
Collecter les contributions par table
6 personnes
Mettre en place le buffet repas
4 personnes
Servir le repas
4 personnes
Afficher clairement les allergènes
Ramasser la vaisselle et les déchets
3 personnes
Présenter les résultats en séance plénière
3 personnes
Expliquer les prochaines étapes
Répondre aux dernières questions
3 personnes
Distribuer les formulaires d’évaluation
2 personnes
Récupérer les formulaires d’évaluation
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Numériser les contributions
2 personnes
Traiter la liste de présence
Envoyer un message de remerciement
Envoyer le compte rendu aux participants
2 personnes
Répondre aux questions en attente
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Accueil
Poubellesqté 6
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleurqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation
Paperboardqté 6
Feutres pour paperboardqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 90
Assiettesqté 90
Couvertsqté 90
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 100
Pancartes de tableqté 12
Panneaux d’orientationqté 10
Nappesqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4

Catering

Carafes d’eauqté 12
Glacièresqté 4
Courses

Nettoyage

Seauxqté 3
Épongesqté 6
Brosses à vaisselleqté 3
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 2
Aspirateur
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Conseils

Réservez la salle dès que la date et le format sont fixés. Prévoyez plusieurs zones : accueil, présentation, discussion et circulation, avec des tables et des chaises adaptées au nombre attendu.
Envoyez les invitations après avoir préparé le formulaire d’inscription. Demandez au même moment les besoins alimentaires, les contraintes d’accessibilité et les questions que les participants souhaitent poser à l’avance.
Confirmez la participation quelques jours avant la réunion et utilisez les réponses pour finaliser les badges nominatifs, les feuilles de travail et la disposition de la salle. Préparez aussi une liste d’émargement à l’accueil.
Testez la présentation avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones et le haut-parleur au moins 24 heures avant. Vérifiez les rallonges, les multiprises et le cliqueur, car ces petits éléments manquent souvent le jour venu.
Commandez le catering ou faites les courses après avoir arrêté le nombre d’inscrits. Installez les tasses, verres, assiettes, couverts, machines à café, bouilloires et thermos avant l’arrivée du public, puis prévoyez des poubelles visibles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion de participation ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la réunion, afin de laisser le temps aux habitants de répondre. Faites une relance 7 jours avant et confirmez ensuite les informations pratiques aux inscrits.
Combien de temps prévoir pour organiser une réunion de participation ?: Prévoyez au minimum 3 semaines pour une réunion simple, et 6 semaines si la salle, les intervenants ou les autorisations ne sont pas encore confirmés. Gardez les derniers 3 jours pour les vérifications et les impressions.
Que faut-il préparer pour l’accueil des participants ?: Préparez une table d’accueil, les badges nominatifs, la liste des inscrits, les panneaux de direction et les informations horaires. Installez ce point au moins 30 minutes avant le début pour accueillir les premiers participants sans interrompre la préparation.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant, puis un contrôle rapide 60 minutes avant l’ouverture. Vérifiez notamment le son, les branchements, la projection et les batteries des microphones sans fil.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.