Zo organiseer je een parkconcert

Een parkconcert organiseren begint niet met het podium, maar met de datum, locatie en regels van het park. Leg daarna vergunningen, geluidsafspraken, artiesten en techniek vast voordat je catering en vrijwilligers plant. In de laatste week draait alles om bevestigen, voorraad en weersrisico’s. Op de dag zelf werk je vanuit een kort draaiboek: eerst afzetten en leveren, daarna techniek en overkapping opbouwen en pas dan soundcheck en publiek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Evenementdatum en park vastleggen
2 personen
2
Vergunning en geluidsregels controleren
3
Artiesten boeken
2 personen
4
Technische rider opvragen
5
Catering en bar bepalen
2 personen
6
Budget en entreebeleid vastleggen
2 personen
7
Leveranciers reserveren
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Programma online publiceren
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Route en parkeerinformatie delen
14
Weersverwachting controleren
15
Artiesten en leveranciers bevestigen
16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
17
Voorraad herbruikbaar materiaal tellen
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Hapjes en garnering voorbereiden
3 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Draaiboek en contactlijst printen
22
Transportmiddelen laden
3 personen
23
Locatie afzetten
4 personen
24
Leveringen ontvangen
2 personen
25
Podium en overkapping opbouwen
6 personen
26
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
27
Verlichting ophangen
3 personen
28
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
29
Kabels veilig afplakken
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Bar inrichten
3 personen
32
Cateringbuffet inrichten
3 personen
33
Entreebalie inrichten
2 personen
34
Versiering ophangen
3 personen
35
Afvalpunten plaatsen
2 personen
36
Toiletten controleren en vullen
2 personen
37
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
38
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
39
Catering proeven en klaarzetten
3 personen
40
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

41
Bezoekers welkom heten
4 personen
42
Entree en polsbandjes controleren
3 personen
43
Eerste optreden begeleiden
3 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Dranken serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Afvalpunten legen
2 personen
48
Toiletten tussentijds controleren
49
Artiesten begeleiden
2 personen
50
Optredens aankondigen
51
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
52
Verlichting bij schemering inschakelen
53
Laatste optreden begeleiden
3 personen
54
Bezoekers veilig uitgeleiden
3 personen
55
Bar en buffet sluiten
3 personen

Nazorg

56
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
57
Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
58
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
59
Servies en glazen afwassen
3 personen
60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
61
Decoratie verwijderen
2 personen
62
Podium en overkapping afbouwen
6 personen
63
Geluids- en lichtapparatuur afbouwen
4 personen
64
Parkterrein schoonmaken
5 personen
65
Toiletten schoonmaken
2 personen
66
Materialen inventariseren
2 personen
67
Materialen naar opslag brengen
3 personen
68
Geleende materialen retourneren
2 personen
69
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podium
Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 100
Barkrukkenaantal 6
Barbladenaantal 2
Dranghekkenaantal 20
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Speakersaantal 4
Mengtafel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Monitorboxenaantal 2
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 4
Kabelmattenaantal 20
Muzieklessenaarsaantal 6

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Sfeerverlichtingssnoerenaantal 10
Lichtstatievenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 60
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Koffiekopjesaantal 50
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Drankkrattenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Tafelkledenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Artiestenbordjesaantal 6
Programmapostersaantal 20
Pijlbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer vergunningen en geluidsregels voordat je artiesten definitief boekt. Vraag de technische rider direct op; daarin staan vaak eisen voor speakers, monitorboxen, DI-boxen, microfoons en aansluitingen.
Werk terug vanaf de concertdatum. Regel leveranciers, vrijwilligers en online programma vroeg, en plan in de laatste week een bevestiging van artiesten, leveranciers, route, parkeren en weersverwachting.
Maak één contactlijst voor artiesten, techniek, catering en vrijwilligers. Print het draaiboek op de opbouwdag, zodat je niet afhankelijk bent van bereik of een telefoon met lege batterij.
Tel herbruikbare drinkglazen, wijnglazen, borden, besteksets en koffiekopjes voordat je boodschappen doet. Koel dranken pas nadat de voorraad is gecontroleerd en houd ruimte vrij voor dieetwensen en garnering.
Plan de opbouw in vaste volgorde: locatie afzetten, leveringen ontvangen, podium en overkapping bouwen, daarna kabels leggen met kabelmatten en verlichting plaatsen. Test speakers en microfoons vóór het publiek binnenkomt en houd zaklampen achter de hand voor de afbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een parkconcert organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met datum, park, vergunning en geluidsregels. Boek artiesten en leveranciers zodra die randvoorwaarden duidelijk zijn; de laatste week gebruik je alleen voor bevestigingen, voorraad en weercontrole.
Wat moet ik regelen voor de techniek van een parkconcert?: Vraag per artiest een technische rider op en vertaal die naar speakers, mengtafel, monitorboxen, microfoons, statieven, DI-boxen en instrumentkabels. Leg daarnaast voldoende verlengkabels, stekkerdozen, kabelhaspels en kabelmatten klaar en plan vóór de start een volledige test.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een parkconcert?: Verdeel de bezetting minimaal over opbouw, ontvangst, bar of catering, publieksbegeleiding en afbouw. Maak per taak een aanspreekpunt en plan de opbouwploeg ruim vóór de eerste levering, zodat techniek en overkapping niet op één persoon blijven hangen.
Wanneer controleer je het weer voor een parkconcert?: Controleer de weersverwachting meerdere keren in de laatste week en nogmaals op de ochtend zelf. Bevestig daarna artiesten en leveranciers en bepaal of partytenten, podiumafscherming, verlichting en publieksrouting moeten worden aangepast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.