Parkkonzert organisieren: So gehst du vor
Ein Parkkonzert braucht mehr als eine Bühne und eine Band. Lege zuerst Termin, Park, Genehmigungen und Lärmschutz fest, bevor du Künstler, Technik und Lieferanten buchst. Danach folgen Budget, Einlass, Catering, Helfer und die Kommunikation mit dem Publikum. Besonders am Veranstaltungstag entscheiden Strom, Kabelsicherheit, Wetterplan und ein ausgedruckter Ablauf darüber, ob der Aufbau pünktlich gelingt.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Eventdatum und Park festlegen
2 Personen
- 2
Genehmigung und Lärmschutzregeln prüfen
- 3
Künstler buchen
2 Personen
- 4
Technischen Rider anfordern
- 5
Catering und Bar festlegen
2 Personen
- 6
Budget und Einlassregelung festlegen
2 Personen
- 7
Lieferanten reservieren
- 8
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 9
Einladungen verschicken
2 Personen
- 10
Programm online veröffentlichen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Routen- und Parkinformationen teilen
- 14
Wettervorhersage prüfen
- 15
Künstler und Lieferanten bestätigen
- 16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 17
Bestand an wiederverwendbarem Material zählen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
3 Personen
- 19
Häppchen und Garnitur vorbereiten
3 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
- 22
Transportmittel beladen
3 Personen
- 23
Ort absperren
4 Personen
- 24
Lieferungen entgegennehmen
2 Personen
- 25
Bühne und Überdachung aufbauen
6 Personen
- 26
Beschallungsanlage aufbauen
4 Personen
- 27
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 28
Stromversorgung anschließen
2 Personen
- 29
Kabel sicher abkleben
2 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Bar einrichten
3 Personen
- 32
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 33
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 35
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 36
Toiletten prüfen und auffüllen
2 Personen
- 37
Künstlerempfang vorbereiten
2 Personen
- 38
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 39
Catering probieren und vorbereiten
3 Personen
- 40
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 41
Besucher begrüßen
4 Personen
- 42
Einlass und Armbänder kontrollieren
3 Personen
- 43
Ersten Auftritt begleiten
3 Personen
- 44
Snacks servieren
3 Personen
- 45
Getränke servieren
3 Personen
- 46
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 47
Abfallstationen leeren
2 Personen
- 48
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 49
Künstler betreuen
2 Personen
- 50
Auftritte ankündigen
- 51
Publikumsbereich sauber halten
2 Personen
- 52
Beleuchtung bei Dämmerung einschalten
- 53
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
- 54
Besucher sicher verabschieden
3 Personen
- 55
Bar und Buffet schließen
3 Personen
Nachbereitung
- 56
Anlage ausschalten
2 Personen
- 57
Speisen und Getränke sicher lagern
3 Personen
- 58
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
- 59
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
- 60
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 61
Dekoration entfernen
2 Personen
- 62
Bühne und Überdachung abbauen
6 Personen
- 63
Ton- und Lichttechnik abbauen
4 Personen
- 64
Parkgelände reinigen
5 Personen
- 65
Toiletten reinigen
2 Personen
- 66
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 67
Materialien ins Lager bringen
3 Personen
- 68
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 69
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Bühne
- PartyzelteAnz. 3
- KlappischeAnz. 10
- BiertischeAnz. 8
- StühleAnz. 100
- BarhockerAnz. 6
- BarunterlagenAnz. 2
- AbsperrgitterAnz. 20
- KleiderständerAnz. 2
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 4
- Mischpult
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- MonitorboxenAnz. 2
- DI-BoxenAnz. 4
- InstrumentenkabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabeltrommelnAnz. 4
- KabelmattenAnz. 20
- NotenpulteAnz. 6
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 8
- StimmungslichterkettenAnz. 10
- LichtstativeAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
- WeingläserAnz. 60
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 50
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- GetränkekistenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 20
- ServiertablettsAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
- KühlelementeAnz. 30
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- Künstler-SchilderAnz. 6
- Programmatische PosterAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- NamensschilderAnz. 30
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- BesensetsAnz. 4
- MüllgreiferAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ToilettenbürstenAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Prüfe Genehmigung und Lärmschutzregeln, bevor du den Termin öffentlich machst. Kläre dabei auch, bis wann Musik erlaubt ist und welche Auflagen für Absperrungen, Fluchtwege und Überdachungen gelten.
- Fordere den technischen Rider der Künstler frühzeitig an und gleiche ihn mit Mischpult, Mikrofonen, Monitorboxen, DI-Boxen und Kabeln ab. Plane Stromkreise und Kabelwege, bevor die Bühne aufgebaut wird.
- Bestätige Künstler, Lieferanten und Helfer spätestens eine Woche vorher noch einmal schriftlich. Teile allen eine Kontaktliste mit Treffpunkt, Aufbauzeit und Zuständigkeit mit, statt die Informationen erst am Veranstaltungstag zu verteilen.
- Plane Getränke nicht nur nach der erwarteten Personenzahl, sondern nach dem Ablauf: Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle Kühlung vor dem Einlass sicher. Ernährungswünsche für Häppchen sollten mindestens einige Tage vorher erfasst werden.
- Bereite den Aufbau in fester Reihenfolge vor: erst Ort absperren, Lieferungen annehmen, Bühne und Überdachung stellen, dann Technik und Beleuchtung anschließen. Drucke Ablaufplan und Kontaktliste aus und halte Taschenlampen, Kabelmatten und zusätzliche Verlängerungskabel griffbereit.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Parkkonzert anmelden?
- Beginne mit der Prüfung der Genehmigungen mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Für Parks mit besonderen Lärmschutz-, Verkehrs- oder Sicherheitsauflagen solltest du noch früher bei der zuständigen Stelle nachfragen.
- Wie viele Helfer braucht man für ein Parkkonzert?
- Für ein kleines Parkkonzert solltest du mindestens 6 bis 10 Helfer einplanen: für Einlass, Aufbau, Bar, Künstlerbetreuung und Abbau. Besetze Einlass und Bar getrennt, damit bei Publikumsandrang nicht beide Aufgaben liegen bleiben.
- Wann sollte man die Technik für ein Parkkonzert buchen?
- Buche Bühne und Tontechnik idealerweise 8 bis 10 Wochen vorher, sobald der technische Rider vorliegt. Bestätige die Lieferung und den Aufbau spätestens 7 Tage vor dem Termin erneut.
- Was passiert bei schlechtem Wetter mit einem Parkkonzert?
- Prüfe die Wettervorhersage 48 und nochmals 6 Stunden vor Beginn. Entscheide vorher, ob Überdachungen ausreichen, ob Technik geschützt werden kann und bis wann du Künstler, Lieferanten und Publikum über eine Absage informierst.
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