Cómo organizar un concierto en el parque paso a paso

Organizar un concierto en un parque empieza mucho antes de contratar a los artistas. Primero fija la fecha y el recinto, comprueba los permisos y las normas de sonido, y después cierra presupuesto, programación y proveedores. El montaje exige coordinar escenario, cubierta, sonido, iluminación, barreras y entregas en una misma franja horaria. Este plan te ayuda a avanzar en orden y a detectar a tiempo lo que suele quedarse para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha del evento y el parque
2 personas
2
Comprobar el permiso y las normas de sonido
3
Contratar artistas
2 personas
4
Solicitar el rider técnico
5
Definir catering y bar
2 personas
6
Fijar el presupuesto y la política de entrada
2 personas
7
Reservar proveedores
8
Reclutar voluntarios
2 personas
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Publicar el programa en línea
11
Gestionar inscripciones
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Confirmar a los artistas y proveedores
16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
17
Contar el stock de material reutilizable
2 personas
18
Hacer la compra
3 personas
19
Preparar aperitivos y guarnición
3 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Imprimir el programa y la lista de contactos
22
Cargar los medios de transporte
3 personas
23
Delimitar el recinto
4 personas
24
Recibir entregas
2 personas
25
Montar el escenario y la cubierta
6 personas
26
Montar el sistema de sonido
4 personas
27
Colgar la iluminación
3 personas
28
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
29
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar la barra
3 personas
32
Montar el buffet de catering
3 personas
33
Montar el mostrador de entrada
2 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
36
Revisar y rellenar los baños
2 personas
37
Preparar la recepción de artistas
2 personas
38
Realizar la prueba de sonido
4 personas
39
Degustar y preparar el catering
3 personas
40
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

41
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
42
Controlar la entrada y las pulseras
3 personas
43
Acompañar la primera actuación
3 personas
44
Servir aperitivos
3 personas
45
Servir las bebidas
3 personas
46
Rellenar las bebidas
2 personas
47
Vaciar puntos de residuos
2 personas
48
Comprobar los baños periódicamente
49
Acompañar a los artistas
2 personas
50
Anunciar las actuaciones
51
Mantener limpia la zona del público
2 personas
52
Encender la iluminación al anochecer
53
Coordinar la última actuación
3 personas
54
Acompañar a los visitantes de forma segura a la salida
3 personas
55
Cerrar el bar y el bufé
3 personas

Seguimiento

56
Apagar el sistema de sonido
2 personas
57
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
58
Recoger y separar la basura
4 personas
59
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
60
Recoger mesas y sillas
4 personas
61
Retirar la decoración
2 personas
62
Desmontar el escenario y la cubierta
6 personas
63
Desmontar el equipo de sonido e iluminación
4 personas
64
Limpiar el recinto del parque
5 personas
65
Limpiar los baños
2 personas
66
Inventariar materiales
2 personas
67
Llevar los materiales al almacén
3 personas
68
Devolver el material prestado
2 personas
69
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Escenario
Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 6
Bandejas de barcant. 2
Vallas de control de multitudescant. 20
Percheroscant. 2

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas de monitorcant. 2
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 10
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 20
Atriles de músicacant. 6

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Guirnaldas de luces ambientalescant. 10
Trípodes de iluminacióncant. 4
Linternascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Tazas de cafécant. 50
Cucharonescant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cajas de bebidascant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Placas de los artistascant. 6
Pósteres del programacant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza por el parque y los permisos: confirma por escrito la autorización, el horario permitido y los límites de sonido antes de anunciar el concierto. Deja al menos varias semanas para resolver requisitos adicionales.
Pide el rider técnico a cada artista en cuanto esté contratado. Úsalo para comprobar micrófonos, cajas DI, monitores, soportes, cables y potencia eléctrica antes de reservar el equipo de sonido.
Cierra catering, bar y preferencias dietéticas antes de publicar las inscripciones. Para el primer servicio, calcula dos o tres bebidas por persona y prevé vasos reutilizables, platos, cubiertos y tazas suficientes para la rotación.
Asigna turnos concretos a los voluntarios: recepción, barra, zona del público, apoyo a artistas y desmontaje. Ten una lista de contactos impresa y otra persona responsable de confirmar entregas y proveedores el día del concierto.
No dejes el montaje para la tarde del evento. Delimita el recinto, recibe las entregas, monta escenario y cubierta, protege los cables con alfombrillas y prueba sonido e iluminación con tiempo antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en un parque?: Empieza al menos 8-12 semanas antes. Los permisos, la contratación de artistas, el rider técnico y la reserva de proveedores suelen requerir más tiempo que la compra o el montaje.
¿Qué permisos necesito para hacer un concierto en un parque?: Debes comprobar la autorización de uso del parque, las normas de sonido, los horarios y cualquier requisito de seguridad o venta de bebidas. Hazlo antes de fijar la fecha públicamente y guarda la confirmación por escrito.
¿Cuándo se debe contratar el sonido para un concierto?: Resérvalo después de recibir los riders técnicos, normalmente entre 4 y 8 semanas antes. Así el proveedor puede verificar canales, monitores, cajas DI, micrófonos, cables y necesidades eléctricas.
¿Cuándo hay que montar el escenario y probar el sonido?: Programa la llegada de equipos y proveedores varias horas antes de abrir el recinto. Deja como mínimo 60-90 minutos para la prueba de sonido y comprueba también la iluminación, los cables y el acceso de los artistas.

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