Organiser un concert dans un parc : la bonne méthode

Un concert dans un parc se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commence par bloquer la date et le lieu, vérifier les autorisations et les règles de bruit, avant de réserver les artistes et les prestataires. La fiche technique des groupes détermine ensuite la scène, la sonorisation, les câbles et l’alimentation électrique nécessaires. Termine par la circulation du public, le bar, les bénévoles et un déroulé précis pour éviter les oublis le jour J.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date de l'événement et le parc
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les règles de bruit
3
Réserver des artistes
2 personnes
4
Demander la fiche technique
5
Définir la restauration et le bar
2 personnes
6
Définir le budget et la politique d’entrée
2 personnes
7
Réserver les fournisseurs
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier le programme en ligne
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
14
Vérifier les prévisions météo
15
Confirmer les artistes et les prestataires
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Compter le stock de matériel réutilisable
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Préparer les amuse-bouches et la garniture
3 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
22
Charger les moyens de transport
3 personnes
23
Balisage du site
4 personnes
24
Réception des livraisons
2 personnes
25
Monter la scène et la couverture
6 personnes
26
Installer le système de sonorisation
4 personnes
27
Installer l'éclairage
3 personnes
28
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
29
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Aménager le bar
3 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
33
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
36
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
37
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
38
Effectuer la vérification du son
4 personnes
39
Déguster et installer le catering
3 personnes
40
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

41
Accueillir les visiteurs
4 personnes
42
Vérifier l’entrée et les bracelets
3 personnes
43
Encadrer la première prestation
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
45
Servir les boissons
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
48
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
49
Accompagner les artistes
2 personnes
50
Annoncer les spectacles
51
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
52
Allumer l’éclairage au crépuscule
53
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
54
Accompagner les visiteurs en toute sécurité à la sortie
3 personnes
55
Fermer le bar et le buffet
3 personnes

Suivi

56
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
57
Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
58
Collecter et trier les déchets
4 personnes
59
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Retirer la décoration
2 personnes
62
Démonter la scène et l’auvent
6 personnes
63
Démonter le matériel son et lumière
4 personnes
64
Nettoyer l'aire du parc
5 personnes
65
Nettoyer les toilettes
2 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
68
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Scène
Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 6
Sous-mains de barqté 2
Barrières de fouleqté 20
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Caissons de monitoringqté 2
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 10
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Passe-câblesqté 20
Pupitres de musiqueqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Guirlandes d’éclairage d’ambianceqté 10
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 50
Louchesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Casiers de boissonsqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux d'artisteqté 6
Affiches du programmeqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demande la fiche technique de chaque artiste dès la réservation. Elle permet de vérifier les microphones, pieds, boîtiers DI, retours, câbles et besoins électriques avant de louer le matériel.
Ne repousse pas les autorisations au dernier moment : vérifie plusieurs semaines à l’avance les règles du parc, le niveau sonore autorisé, les horaires de montage et les conditions de remise en état.
Prévois un responsable pour chaque zone : scène, bar, accueil, circulation et bénévoles. Imprime le déroulé ainsi qu’une liste de contacts, puis garde au moins une copie sur place.
Contrôle les prévisions météo quelques jours avant, mais prépare aussi une solution concrète avec tentes, couverture de scène, éclairage et protection des câbles. Les passe-câbles évitent les chutes lorsque le public circule.
Fais l’inventaire du matériel réutilisable avant les courses et les livraisons. Refroidis les boissons à temps, prépare les amuse-bouches et compte les verres, assiettes et couverts avant l’ouverture du site.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert dans un parc ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un concert avec artistes, sonorisation, restauration et autorisations. Commence encore plus tôt si le parc impose un dossier ou si plusieurs prestataires doivent être réservés.
Quand faut-il réserver les artistes et le matériel technique ?: Réserve les artistes et demande leur fiche technique dès que la date est confirmée, idéalement 8 à 10 semaines avant le concert. Le matériel de scène et de sonorisation se réserve ensuite sur la base de cette fiche.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert dans un parc ?: Pour un petit concert, compte au minimum 1 responsable et 2 bénévoles par zone essentielle : accueil, bar, circulation et scène. Ajoute une personne de renfort pour les livraisons, les pauses et les imprévus.
Quand installer la scène et le balisage du site ?: Installe la scène, la couverture, les barrières et le balisage le jour même ou la veille si le parc l’autorise. Garde au moins 2 à 3 heures avant l’arrivée du public pour tester le son, sécuriser les câbles et réceptionner les livraisons.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.