Parkconcert organiseren: checklist en planning

Een parkconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium regelen. Je moet vroeg de parkvergunning, verzekering, sanitaire units en stroomvoorziening vastleggen; daarna volgen publieksregistratie, parkindeling en techniek. In de laatste week controleer je het programma, de weersverwachting, boodschappen en dieetwensen. Op de dag zelf werk je van terrein en podium naar geluid, catering en publieksontvangst. Gebruik deze checklist om geen cruciale voorziening op het laatste moment te moeten zoeken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Parkvergunning aanvragen
Artiesten vastleggen
Geluidsleverancier reserveren
Sanitaire units reserveren
Evenementverzekering afsluiten
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkindeling uitwerken
2 personen
Vluchtroutes controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Programma bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Techniek testen
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bar en buffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Informatiebord plaatsen
Toiletten controleren
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Optredens begeleiden
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur afschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Podium en techniek afbreken
4 personen
Park schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Afval afvoeren
2 personen
Parkvrijgave controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelen
Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Kleedkamertafelaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

PA-speakersaantal 2
Podiummonitorsaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 12

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks messenaantal 3
Koelzuilenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Podiumdoekenaantal 2
Plantenbakkenaantal 8

Schoonmaak

Handvegersaantal 4
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de parkvergunning en sluit de evenementverzekering minimaal 8 tot 12 weken vooraf af. Controleer meteen welke regels gelden voor geluidsniveau, vluchtroutes, afval en eindtijd.
Leg artiesten, geluidsleverancier en sanitaire units uiterlijk 6 weken voor het parkconcert vast. Reserveer niet alleen het podium, maar ook PA-speakers, podiummonitors, microfoons, mengpaneel en DI-boxen.
Maak de parkindeling ten minste 3 weken vooraf. Teken podium, publiek, tafels, stoelen, partytenten, sanitaire units, kabelroutes en vluchtroutes in; zo voorkom je dat kabelmatten of doorgangen pas tijdens de opbouw worden opgelost.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert. Reken daarna de hoeveelheden voor hapjes, borden, bestek, herbruikbare drinkglazen, serveerschalen en dranken opnieuw uit voordat je boodschappen doet.
Plan op de opbouwdag eerst podium, stroom en geluidsinstallatie en test de techniek vóór het publiek arriveert. Houd verlengkabels, stekkerdozen, reservebatterijen en LED-bouwlampen apart van de hoofdset, zodat een storing niet je hele programma stillegt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een parkconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de parkvergunning, verzekering en artiesten. Reserveer techniek en sanitaire units uiterlijk 6 weken vooraf, omdat beschikbaarheid daar snel een probleem kan worden.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een parkconcert controleren?: Controleer het weer 7 dagen vooraf voor een eerste beslissing over partytenten en alternatieven. Doe een definitieve controle 24 uur vooraf en bepaal dan ook of extra bescherming, verlichting of aanpassing van de parkindeling nodig is.
Hoeveel sanitaire units heb ik nodig voor een parkconcert?: Het benodigde aantal hangt af van het verwachte bezoekersaantal, de duur en de beschikbare voorzieningen in het park. Vraag de leverancier uiterlijk 6 weken vooraf om een berekening en controleer of de units bereikbaar zijn zonder publieksroutes of vluchtroutes te blokkeren.
Wanneer moet ik de techniek van een parkconcert testen?: Test de geluidsinstallatie, microfoons, monitors, DI-boxen en stroomvoorziening tijdens de opbouw en minimaal 2 uur vóór de start. Controleer daarna opnieuw het programma en de microfoonniveaus voordat de eerste artiest begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.