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Parkkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Parkkonzert steht und fällt mit Dingen, die Gäste kaum sehen: Genehmigung, Fluchtwege, Strom und ein belastbarer Aufbauplan. Beginne mehrere Wochen vorher mit Parkgenehmigung, Künstlern, Soundanbieter, Sanitäreinheiten und Versicherung. Kurz vor dem Konzert zählen Wetterprüfung, Anmeldungen, gekühlte Getränke und ein Techniktest. Diese Checkliste führt dich von der ersten Zusage bis zum Aufräumen durch die nötigen Schritte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Parkgenehmigung beantragen

  • Künstler festlegen

  • Soundanbieter reservieren

  • Sanitäreinheiten reservieren

  • Eventversicherung abschließen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Parkaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Fluchtwege überprüfen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Programm bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Bar und Buffet einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Infotafel aufstellen

  • Toiletten kontrollieren

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Auftritte betreuen

    2 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Bühne und Technik abbauen

    4 Personen

  • Park reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Freigabe des Parks prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Bühnenelemente
  • PartyzelteAnz. 3
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 6
  • UmkleidetischAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

  • PA-LautsprecherAnz. 2
  • BühnenmonitoreAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 8
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • KühlvitrinenAnz. 2

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 6
  • BühnentücherAnz. 2
  • PflanzkübelAnz. 8

Reinigung

  • HandfegerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage die Parkgenehmigung frühzeitig und plane mindestens 4 bis 6 Wochen für Rückfragen ein. Kläre dabei auch, wo Bühne, Partyzelte, Strom und Sanitäreinheiten stehen dürfen.
  • Reserviere Soundanbieter und Sanitäreinheiten nicht erst nach dem Versand der Einladungen. Für ein Konzert mit mehreren Programmpunkten solltest du Technik, Mikrofone, Mischpult und Bühnenmonitore spätestens 7 Tage vorher fest eingeplant haben.
  • Prüfe die Parkaufteilung gemeinsam mit den Fluchtwegen, bevor Tische, Klappstühle und Partyzelte bestellt oder aufgestellt werden. Lass zwischen wichtigen Bereichen mindestens 1,2 Meter freie Durchgänge.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und schließe die Einkaufsliste 3 bis 5 Tage vor dem Konzert ab. Getränke solltest du spätestens am Vortag kühlen; Eiswürfel kommen erst kurz vor Beginn dazu.
  • Plane am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden für Bühne, Beschallungsanlage, Stromversorgung, Beleuchtung und Sitzplätze ein. Teste jedes Mikrofon und jede DI-Box einzeln und sichere Verlängerungskabel mit Kabelmatten.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Parkkonzert anmelden?
Reiche die Parkgenehmigung möglichst 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert ein. So bleibt Zeit für Auflagen zu Lärm, Strom, Fluchtwegen und Sanitäreinheiten.
Wann sollte man die Technik für ein Parkkonzert testen?
Der vollständige Techniktest gehört spätestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn in den Ablauf. Prüfe Mikrofone, Mischpult, PA-Lautsprecher, Bühnenmonitore, DI-Boxen und Stromanschlüsse mit dem tatsächlichen Programm.
Wie viele Getränke brauche ich für ein Parkkonzert?
Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Bei warmem Wetter brauchst du zusätzlich ausreichend Wasser und Kühlkapazität.
Wann soll ich Einladungen für ein Parkkonzert verschicken?
Verschicke die Einladungen 3 bis 4 Wochen vorher und setze den Anmeldeschluss etwa 7 Tage vor dem Konzert. Dann kannst du Sitzplätze, Snacks, Getränke und Ernährungswünsche noch konkret planen.

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