Checklist pour organiser un concert dans le parc

Un concert dans le parc demande plus qu’une scène et quelques artistes. Il faut obtenir les autorisations, réserver le son et les sanitaires, sécuriser l’espace et coordonner les inscriptions avant le jour J. Cette checklist regroupe 55 tâches et 40 fournitures, de la première réservation au rangement. Utilisez-la pour avancer dans le bon ordre et éviter les oublis de dernière minute, notamment l’alimentation électrique, les câbles, les boissons fraîches et les solutions prévues en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander un permis de stationnement
Réserver les artistes
Réserver le prestataire son
Réserver des unités sanitaires
Souscrire l'assurance événement
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Élaborer l’aménagement du parc
2 personnes
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer le programme
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Tester la technique
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer le bar et le buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer le panneau d'information
Vérifier les toilettes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Accompagner les spectacles
2 personnes
Répondre aux questions du public
Annoncer le dernier tour
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter la scène et la technique
4 personnes
Nettoyer le parc
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Refroidir les restes
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier l’autorisation de stationnement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podium
Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 6
Table de logeqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Retours de scèneqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 12

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Colonnes réfrigérantesqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Tentures de scèneqté 2
Bacs à plantesqté 8

Nettoyage

Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez les réservations plusieurs semaines à l’avance : artistes, prestataire son, sanitaires, assurance événement et éventuel permis de stationnement peuvent conditionner toute l’organisation.
Finalisez le plan du parc avant l’installation. Prévoyez les accès du public, les issues de secours, la scène, les tentes, les tables et les chaises sans bloquer le passage des secours.
Testez la technique avant l’arrivée du public, avec chaque microphone, retour de scène, boîtier DI, multiprise et rallonge. Protégez les câbles au sol avec des passe-câbles et vérifiez l’alimentation électrique.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant les courses. Pour les boissons, prévoyez le refroidissement à l’avance : les glacières et bacs à glaçons ne remplacent pas plusieurs heures de mise au frais.
Gardez un créneau séparé pour le montage : scène, sonorisation, éclairage, tentes et décoration prennent plus de temps lorsqu’il faut aussi installer les tables, les chaises et la loge des artistes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert dans le parc ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver les artistes et le prestataire son, demander les autorisations, souscrire l’assurance et organiser les sanitaires. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer le programme, la météo, les courses et les besoins alimentaires.
Quand faut-il réserver les artistes et la sonorisation ?: Réservez-les dès que la date du concert est fixée, idéalement 6 à 8 semaines avant. Confirmez le programme et testez la technique au plus tard la veille, afin de pouvoir corriger un problème de matériel ou d’alimentation électrique.
Que faut-il prévoir pour la pluie lors d’un concert dans le parc ?: Vérifiez les prévisions météo 7 jours avant, puis de nouveau 24 heures avant et le matin même. Prévoyez les tentes de réception, protégez le matériel électrique et définissez à l’avance qui décide d’un report ou d’une adaptation du programme.
Combien de temps faut-il pour installer un concert dans un parc ?: Comptez au minimum 4 à 6 heures avec une équipe dédiée pour monter la scène, installer les tentes, les tables, les chaises, le son et l’éclairage. Ajoutez une heure pour les tests techniques et la vérification des issues de secours avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.