Checklist para organizar un concierto en el parque

Organizar un concierto en el parque requiere coordinar permisos, artistas, sonido, electricidad, público y servicios sin dejarlo todo para el último día. Esta checklist reúne 55 tareas y 40 materiales para avanzar desde la planificación hasta el desmontaje. Empieza por las autorizaciones y las reservas, confirma después el programa y las necesidades del público, y deja el montaje técnico para la jornada del concierto. También encontrarás los puntos que suelen olvidarse: evacuación, seguro, alimentación eléctrica y previsión meteorológica.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Solicitar el permiso de estacionamiento
Confirmar a los artistas
Reservar proveedor de sonido
Reservar unidades sanitarias
Contratar el seguro del evento
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar la distribución del parque
2 personas
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el programa
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Probar la técnica
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar carpas
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el bar y el buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Colocar el cartel informativo
Comprobar los baños
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Coordinar las actuaciones
2 personas
Responder preguntas del público
Anunciar la última ronda
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo de sonido
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar el escenario y el equipo técnico
4 personas
Limpiar el parque
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Enfriar la comida sobrante
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Recoger objetos perdidos
Retirar los residuos
2 personas
Comprobar la autorización del parque

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenario
Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 6
Mesa de camerinocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 50
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Altavoces de PAcant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 12

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Baterías de repuestocant. 24

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chefcant. 3
Columnas refrigeradascant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 6
Telones de escenariocant. 2
Jardinerascant. 8

Limpieza

Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Solicita el permiso de estacionamiento, contrata el seguro y reserva las unidades sanitarias con varias semanas de margen; las autorizaciones y los proveedores suelen ser lo que más tarda en cerrarse.
Confirma a los artistas y el programa antes de enviar las invitaciones. Pide también las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones para calcular comida, aperitivos y bebidas sin improvisar.
Dibuja la distribución del parque incluyendo escenario, público, carpas, mesas, sillas y rutas de evacuación. Comprueba que los cables puedan quedar cubiertos con alfombrillas y fuera de las zonas de paso.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir: altavoces, monitores, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, extensiones y regletas. Comprueba además que la alimentación eléctrica soporte todo el equipo conectado.
Revisa el pronóstico y prepara un plan para lluvia o viento antes del montaje. Enfría las bebidas con antelación, reúne los materiales y deja listas las carpas, la iluminación y el servicio de café para no bloquear el inicio del concierto.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en el parque?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para solicitar permisos, contratar el seguro, confirmar artistas y reservar sonido y unidades sanitarias. Deja la compra, el enfriado de bebidas y la preparación de aperitivos para los últimos 1 o 2 días.
¿Cuándo hay que probar el sonido de un concierto en el parque?: Haz una prueba técnica completa el mismo día, al menos 3 horas antes de la llegada del público. Reserva tiempo para montar el escenario, conectar la alimentación eléctrica, colocar los monitores y corregir fallos de micrófonos o cables.
¿Cuántas bebidas calcular para un concierto en el parque?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Añade agua suficiente y mantén las bebidas frías en varias neveras portátiles y cubiteras.
¿Qué hacer si llueve durante un concierto en el parque?: Comprueba el pronóstico 72 y 24 horas antes, y vuelve a revisarlo la mañana del evento. Decide con antelación si las carpas protegen al público y al equipo, y establece cuándo suspender o reprogramar por viento o tormenta.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.