Parkconcert organiseren: checklist en planning

Een parkconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en een podium regelen. Je moet de parklocatie, vergunningen, stroom, geluidsinstallatie en weersscenario’s op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en artiesten, en werk daarna naar leveranciers, uitnodigingen en vrijwilligers toe. In de laatste week controleer je het terrein, de weersverwachting en alle leveringen. Deze checklist helpt je om niets te laat te regelen, van microfoons en kabelgoten tot gekoelde dranken en buffettafels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Parklocatie reserveren
Vergunningen aanvragen
Artiesten bevestigen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Geluidssysteem reserveren
Stroomvoorziening regelen
Verzekering controleren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Leveranciers bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma publiceren
Weersverwachting controleren
Noodscenario doornemen
3 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen

Event

Weersverwachting opnieuw controleren
Parkterrein inspecteren
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Afzettingen plaatsen
3 personen
Podiumzone markeren
2 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Geluidssysteem opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Kabels veilig afwerken
2 personen
Stroomvoorziening testen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Dranken bij de bar zetten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Programma aankondigen
Optredens begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Artiestenpauzes verzorgen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Laatste optreden aankondigen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidssysteem uitschakelen
2 personen
Catering afsluiten
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Kabels en apparatuur inpakken
3 personen
Geleende spullen sorteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Materialen drogen en opbergen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Parkterrein eindinspecteren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 8
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Podiumdelenaantal 6

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 2
DI-boxenaantal 3
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Aggregaat

Verlichting

Led-lichtsetsaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Menubordenaantal 4
Richtingsbordenaantal 8
Programmapostersaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Dienbladenaantal 8
Opslagbakkenaantal 12
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2
Waterkokersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 6
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 24
Handvegersaantal 4
Desinfectiepompjesaantal 6
Toiletpapierrollenaantal 24
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Regel parkreservering, vergunningen en verzekering voordat je uitnodigingen verstuurt. Controleer uiterlijk 14 dagen vooraf of alle goedkeuringen en voorwaarden nog kloppen.
Laat artiesten hun technische wensen vroeg aanleveren en leg geluid, microfoons, DI-boxen, statieven en stroomvoorziening samen vast. Plan vóór de opbouw een volledige kabel- en geluidscheck.
Maak een indeling met podiumdelen, publieksruimte, buffettafels, zitplaatsen en partytenten. Houd kabels uit looproutes en leg kabelgoten klaar voordat bezoekers arriveren.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in de cateringhoeveelheden. Koel dranken pas op tijd voor het programma, zodat herbruikbare drinkglazen, waterkannen en serveermateriaal klaarstaan zonder onnodig lang buiten te staan.
Controleer het parkterrein en de weersverwachting twee keer: opnieuw in de laatste 48 uur en op de concertdag zelf. Bespreek vooraf waar tenten, verlichting, aggregaat en apparatuur heen gaan bij regen of wind.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vergunning voor een parkconcert aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra datum, locatie en programma in grote lijnen vaststaan. Houd minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding aan, omdat voorwaarden voor geluid, veiligheid en gebruik van het park invloed kunnen hebben op de rest van je planning.
Hoeveel voorbereidingstijd heb je nodig voor een parkconcert?: Reken op minimaal 3 maanden voor een kleinschalig parkconcert en langer als er meerdere artiesten, catering of uitgebreide techniek is. Plan de laatste 2 weken voor bevestigingen, boodschappen, materialen, vrijwilligers en een controle van het noodscenario.
Wanneer moet ik de weersverwachting voor een parkconcert controleren?: Controleer de verwachting ongeveer 7 dagen vooraf voor een eerste besluit over tenten en inrichting. Doe daarna een nieuwe controle 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van het concert, zodat je het programma en de opbouw tijdig kunt aanpassen.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de technische opbouw van een parkconcert?: Reserveer minimaal 4 uur voor podium, luidsprekers, mengpaneel, microfoons, verlichting, kabels en stroomvoorziening. Plan daarna nog 60 tot 90 minuten voor een volledige soundcheck voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.