Checklist para organizar un concierto en el parque
Organizar un concierto en el parque exige coordinar permisos, artistas, técnica, catering y logística del recinto en el orden correcto. Este plan reúne 72 tareas y 59 materiales para que no olvides desde el seguro y el suministro eléctrico hasta las entregas y la iluminación. Empieza fijando la fecha y el programa, y deja cerrados con antelación el lugar, los proveedores y las necesidades técnicas. En los últimos días, céntrate en el tiempo, las compras, el montaje y la seguridad.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la ubicación del aparcamiento
Solicitar permisos
Confirmar a los artistas
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Reservar el sistema de sonido
Gestionar el suministro eléctrico
Comprobar el seguro
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Confirmar proveedores
Asignar voluntarios
2 personas
Publicar el programa
Comprobar el pronóstico del tiempo
Repasar el plan de emergencia
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Evento
Volver a comprobar el pronóstico del tiempo
Inspeccionar el recinto del parque
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Colocar las barreras
3 personas
Marcar la zona del escenario
2 personas
Montar carpas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Asegurar correctamente los cables
2 personas
Probar el suministro eléctrico
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Colocar las bebidas en el bar
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Organizar puntos de basura
2 personas
Montar el punto de información
2 personas
Comprobar las instalaciones de aseo
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Dar la bienvenida al público
3 personas
Anunciar el programa
Coordinar las actuaciones
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Gestionar los descansos de los artistas
Responder preguntas del público
2 personas
Anunciar la última actuación
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Seguimiento
Apagar el sistema de sonido
2 personas
Cerrar catering
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Empacar cables y equipos
3 personas
Clasificar los artículos prestados
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Secar y guardar los materiales
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Hacer la inspección final del recinto del parque
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas de cervezacant. 8
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 80
- Taburetes de barcant. 8
- Mesas de buffetcant. 4
- Percheroscant. 2
- Piezas de escenariocant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarras de cafécant. 4
- Jarras de aguacant. 8
Equipo
- Altavocescant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Soportes para altavocescant. 2
- Cajas DIcant. 3
- Cables de audiocant. 12
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
- Grupo electrógeno
Iluminación
- Juegos de luces LEDcant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 8
- Baterías de repuestocant. 24
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 12
- Carteles del menúcant. 4
- Señales direccionalescant. 8
- Pósteres del programacant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Bandejascant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Abrebotellascant. 4
- Sacacorchoscant. 2
- Teterascant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
- Sets de escobacant. 3
- Recogedor y escobacant. 3
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Paños de limpiezacant. 24
- Escobas de manocant. 4
- Dispensadores de desinfectantecant. 6
- Rollos de papel higiénicocant. 24
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Solicita los permisos y comprueba el seguro antes de confirmar toda la producción. Como referencia, deja al menos 4 semanas para reunir documentación y resolver posibles cambios con el parque.
- Pide a cada artista sus necesidades técnicas por escrito y compáralas con el sistema de sonido reservado. Confirma micrófonos, mesa de mezclas, cajas DI, soportes y cables antes de publicar el programa.
- Revisa la electricidad del recinto con antelación: altavoces, subwoofers, luces y catering pueden necesitar circuitos separados. Si la red disponible no basta, reserva un grupo electrógeno y planifica el cableado protegido.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de calcular el catering. Encarga las cantidades definitivas cuando sepas el número de asistentes y reserva mesas de buffet, bandejas, pinzas y jarras suficientes para el servicio.
- Haz dos comprobaciones del pronóstico: una varios días antes y otra el día anterior. Ten listo el plan de emergencia, inspecciona el parque antes de recibir las entregas y asigna voluntarios con funciones concretas para accesos, artistas y público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en el parque?
- Empieza como mínimo 8 semanas antes para fijar fecha, programa, permisos, artistas, seguro y proveedores. Reserva más margen si el parque exige autorizaciones específicas o si necesitas un grupo electrógeno.
- ¿Qué permisos hacen falta para un concierto en un parque?
- Depende del municipio y del recinto, pero normalmente debes consultar autorización de uso del espacio, actividad, sonido, electricidad y seguridad. Haz la consulta al menos 4 semanas antes y no publiques el evento hasta saber qué documentación está aprobada.
- ¿Cuándo se debe reservar el equipo de sonido?
- Reserva el sistema de sonido en cuanto estén confirmados los artistas y sus necesidades técnicas, idealmente 6 semanas antes. Pide una lista completa de entradas, micrófonos, cajas DI, soportes, cables y alimentación para evitar alquileres de última hora.
- ¿Cuándo comprar y enfriar las bebidas para el concierto?
- Haz la compra principal entre 1 y 2 días antes, según el volumen y el espacio disponible. Enfría las bebidas el día anterior y deja una parte de las jarras de agua y los vasos reutilizables preparada antes de abrir el recinto.
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