Organiser un concert dans le parc sans rien oublier

Un concert dans un parc demande plus qu’une scène et quelques artistes. Il faut réserver le terrain, obtenir les autorisations, coordonner la sonorisation et prévoir une alimentation électrique fiable. Cette checklist de 72 tâches et 59 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, des premières confirmations jusqu’aux livraisons et au contrôle du site. Tu y trouveras aussi les points souvent réglés trop tard : assurance, besoins techniques, inscriptions, météo et plan d’urgence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu du parc
Demander les autorisations
Confirmer les artistes
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Réserver le système de sonorisation
Prévoir l'alimentation électrique
Vérifier l’assurance
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Répartir les bénévoles
2 personnes
Publier le programme
Vérifier les prévisions météo
Passer en revue le scénario d’urgence
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes

Événement

Vérifier à nouveau les prévisions météo
Inspecter le terrain du parc
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Installer les barrières
3 personnes
Marquer la zone du podium
2 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Sécuriser les câbles
2 personnes
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au bar
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Annoncer le programme
Accompagner les spectacles
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Gérer les pauses des artistes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer le dernier numéro
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre le système de sonorisation
2 personnes
Clôturer le catering
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Emballer les câbles et le matériel
3 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Inspection finale du parc
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2
Éléments de podiumqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Boîtiers DIqté 3
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Groupe électrogène

Éclairage

Kits d’éclairage LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 12
Panneaux de menuqté 4
Panneaux directionnelsqté 8
Affiches du programmeqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateauxqté 8
Bacs de rangementqté 12
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Bouilloiresqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 6
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Balais à mainqté 4
Pompes de désinfectionqté 6
Rouleaux de papier toiletteqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve le parc et lance les demandes d’autorisation dès que la date et le programme sont fixés. Prévois au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les validations et clarifier les contraintes du lieu.
Demande aux artistes leurs besoins techniques avant de réserver la sonorisation. Fais préciser les microphones, boîtiers DI, retours, pieds, câbles et besoins électriques au moins 3 semaines avant le concert.
Dimensionne le catering à partir des inscriptions confirmées et ajoute une marge de 10 %. Pour les boissons, prévois environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis ajuste selon la durée.
Contrôle les prévisions météo une première fois à J-7, puis de nouveau à J-2 et le matin même. Les tentes, les protections pour les câbles et le groupe électrogène doivent être confirmés avant que les livraisons arrivent.
Inspecte le terrain du parc avant l’installation et établis un plan des zones : scène, public, buffet, câbles et circulation. Répartis les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures afin de couvrir l’accueil, le catering et l’urgence sans laisser de poste vide.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert dans le parc ?: Compte généralement 6 à 8 semaines pour un petit concert, et davantage si une autorisation municipale, une assurance ou un groupe électrogène sont nécessaires. Les artistes, le parc et la sonorisation doivent idéalement être confirmés avant la dernière quinzaine.
Quelles autorisations faut-il pour un concert dans un parc ?: Il faut au minimum vérifier l’autorisation d’occupation du parc et les règles locales concernant le bruit, les horaires et la sécurité. Commence les démarches 6 à 8 semaines avant la date et demande une confirmation écrite des conditions applicables.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un concert dans le parc ?: Prévois 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 à 2 par heure supplémentaire. Ajoute 10 % de marge et réserve une part suffisante d’eau, surtout si le public reste debout ou si la météo est chaude.
Quand vérifier la météo pour un concert en plein air ?: Regarde les prévisions à J-7, à J-2 et le matin du concert. À J-2, confirme déjà les tentes, les protections électriques, le matériel d’éclairage et la procédure d’annulation ou de report.

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