Parkconcert organiseren: checklist en planning

Een parkconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een podium en een muziekprogramma. Je regelt eerst het park, de vergunning en de optredende verenigingen; daarna volgen publieksinformatie, catering, techniek en vrijwilligers. In de laatste week controleer je vooral stroom, weersverwachting, plattegrond en noodnummers. Deze checklist bevat 67 taken en 51 spullen, zodat je per fase kunt afvinken wat geregeld, besteld, geprint of klaargezet moet worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Park reserveren
Evenementvergunning aanvragen
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
Optredende verenigingen bevestigen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie verzamelen
Parkeerinformatie publiceren
Reserveringen maken
Catering bestellen
Geluidsapparatuur reserveren
Stroomvoorziening controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Slechtweerplan klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
EHBO-contact regelen
Noodnummers verzamelen
Plattegrond maken
Toegangsroutes markeren
2 personen
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
Programmaborden printen
Polsbandjes en muntjes sorteren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Barvoorraad klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Podiumzone afzetten
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Brandblussers plaatsen
2 personen
Terrein veiligheidsronde uitvoeren
3 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma aankondigen
Muziekoptredens begeleiden
3 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Publiek en terrein controleren
2 personen
Eindtijd aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Apparatuur afbreken
3 personen
Meubilair verzamelen
4 personen
Terrein afvalvrij maken
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Voorraad tellen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Park netjes opleveren
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 120
Statafelsaantal 8
Partytentenaantal 4
Biertafelsaantal 6
Barbladenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Podiumdelenaantal 6

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Luidsprekerstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Gaffer tapeaantal 6
Muzieklessenaarsaantal 12
Stroomaggregaat
Handmegafoon

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Bouwlampenaantal 4
Kabelhaspelsaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 250
Wijnglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 250
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 100
Serveerbestekaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Schaaltjesaantal 20

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Programmabordenaantal 6
Tafelkledenaantal 16
Pijlbordenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met het park en de vergunning voordat je artiesten definitief bevestigt. Houd voor de vergunning en eventuele aanvullende voorwaarden minimaal enkele weken ruimte aan; zonder toestemming kun je programma en publiekscommunicatie niet betrouwbaar vastleggen.
Reserveer geluidsapparatuur en stroom vroeg. Controleer of luidsprekers, microfoons, statieven, mengpaneel, DI-boxen, verlengkabels en kabelgoten samen geschikt zijn voor de locatie; reken op extra kabelhaspels als het podium ver van het aansluitpunt staat.
Maak de publieksinformatie uiterlijk bij het versturen van de uitnodigingen compleet. Vermeld parkeerinformatie, toegangsroutes, programma, aanmeldwijze en een termijn voor dieetwensen, zodat je catering niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
Plan vrijwilligers per taak én tijdsblok. Zet naast ontvangst en catering ook mensen in voor artiestenbegeleiding, publieksroutes, kabelbewaking en opruimen; controleer een week vooraf of elke dienst bezet is.
Werk het slechtweerplan uit voordat je de definitieve opstelling maakt. Bepaal waar partytenten, tafels, stoelen, apparatuur en artiestenontvangst komen te staan en controleer 24 uur vooraf opnieuw de weersverwachting.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een parkconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met het park, de evenementvergunning en het muziekprogramma. Reserveer geluidsapparatuur, stroomvoorziening en catering zodra datum en locatie vaststaan.
Wanneer moet ik de vergunning voor een parkconcert aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra het park en de datum voorlopig zijn vastgelegd, bij voorkeur minimaal 8 weken voor het concert. Controleer daarna welke eisen gelden voor geluid, veiligheid, stroom en bezoekersroutes.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een parkconcert?: Plan minimaal één vrijwilliger per gelijktijdige taak of post en voeg een kleine reserve toe voor pauzes en uitval. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en geef iedereen een tijdsblok, contactpersoon en duidelijke locatie.
Wanneer controleer ik de weersverwachting voor een parkconcert?: Controleer de verwachting 7 dagen vooraf voor grote beslissingen en opnieuw 24 uur voor aanvang. Leg het slechtweerplan dan definitief klaar, inclusief tenten, bescherming van techniek en communicatie naar artiesten en bezoekers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.