Checklist pour organiser un concert dans le parc

Un concert dans le parc se prépare bien avant l’installation des tables et de la scène. Commence par réserver l’espace et obtenir le permis nécessaire, puis verrouille le programme, les associations participantes et les besoins techniques. Les dernières semaines servent surtout à gérer les inscriptions, le catering, les bénévoles et le plan météo. Le jour venu, prévois un accueil séparé pour les artistes, une signalétique visible et un responsable joignable pour chaque point sensible.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le parc
Demander un permis d’événement
Conserver le programme musical
2 personnes
Confirmer les associations participantes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les artistes
Publier les informations de stationnement
Faire les réservations
Commander le catering
Réserver le matériel de sonorisation
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Préparer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Prévoir un contact de premiers secours
Rassembler les numéros d’urgence
Créer le plan
Baliser les accès
2 personnes
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
Imprimer les panneaux du programme
Trier les bracelets et les jetons
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer le stock du bar
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Balisage de la zone de scène
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Placer les extincteurs
2 personnes
Effectuer une ronde de sécurité du site
3 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Coordonner les spectacles musicaux
3 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Contrôler le public et le site
2 personnes
Annoncer l'heure de fin
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Démonter l'équipement
3 personnes
Rassembler le mobilier
4 personnes
Débarrasser le site des déchets
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Compter le stock
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Remettre le parc en état
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tables hautesqté 8
Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 6
Sous-mains de barqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Éléments de podiumqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 4
Boîtiers DIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ruban gafferqté 6
Pupitres de musiqueqté 12
Groupe électrogène
Mégaphone à main

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Projecteurs de chantierqté 4
Rallonges à enrouleurqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 250
Verres à vinqté 100
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 250
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 100
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Petits bolsqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Panneaux du programmeqté 6
Nappesqté 16
Panneaux indicateursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Lance les démarches administratives au moins 6 à 8 semaines avant le concert : réservation du parc, permis d’événement et vérification des règles locales peuvent prendre plusieurs jours ou semaines.
Confirme la sonorisation et l’alimentation électrique au moins 3 semaines à l’avance. Vérifie la puissance disponible et prévois un groupe électrogène si le site ne garantit pas une alimentation adaptée.
Clôture les inscriptions et les besoins alimentaires 7 jours avant l’événement. Cela donne au traiteur une quantité fiable et évite de découvrir le jour même des régimes ou allergies non signalés.
Répartis les bénévoles sur des créneaux précis, par exemple 2 personnes à l’accueil, 2 pour les accès et 1 pour les artistes. Remets à chacun un numéro d’urgence et un responsable à contacter avant l’ouverture.
Consulte les prévisions météo 72 heures puis 24 heures avant le concert. Ton plan de repli doit préciser qui déplace le matériel, comment informer le public et à quel moment prendre la décision.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert dans le parc ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, la réservation du parc, les artistes et la sonorisation doivent être confirmés au moins 4 semaines avant la date.
Quand demander le permis pour un concert dans un parc ?: Dépose la demande dès que la date et le lieu sont envisagés, de préférence 8 semaines à l’avance. Certaines administrations demandent des informations sur les horaires, le public attendu, le bruit et la sécurité.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert dans le parc ?: Pour un petit concert, compte au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 2 pour les accès, 1 pour les artistes et 1 coordinateur, soit environ 5 personnes. Ajoute des renforts si les inscriptions ou la zone de restauration sont importantes.
Quand vérifier la météo pour un concert en plein air ?: Fais une première vérification 72 heures avant, puis une autre 24 heures avant et le matin même. La décision de maintenir, déplacer ou annuler doit avoir une heure limite clairement communiquée à l’équipe et au public.

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