Checklist para organizar un concierto en el parque
Un concierto en el parque necesita más que un escenario y un programa musical. Hay que reservar el espacio, tramitar el permiso, coordinar a los artistas y comprobar con tiempo el sonido, la electricidad y el catering. Esta checklist reúne 67 tareas y 51 materiales para seguir el trabajo en orden, desde las primeras reservas hasta la recepción de artistas y la señalización del recinto. También te ayuda a detectar lo que suele quedarse para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el parque
Solicitar el permiso del evento
Registrar el programa musical
2 personas
Confirmar las asociaciones participantes
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los artistas
Publicar información de estacionamiento
Hacer reservas
Pedir el catering
Reservar equipo de sonido
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Preparar el plan para mal tiempo
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
Gestionar el contacto de primeros auxilios
Recopilar números de emergencia
Hacer el plano
Señalizar las rutas de acceso
2 personas
Preparar la recepción de artistas
2 personas
Imprimir los paneles del programa
Clasificar las pulseras y monedas
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar las provisiones del bar
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Delimitar la zona del escenario
2 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Comprobar las instalaciones de aseo
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Colocar extintores
2 personas
Realizar una ronda de seguridad del recinto
3 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Anunciar el programa
Coordinar las actuaciones musicales
3 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Controlar al público y el recinto
2 personas
Anunciar la hora de finalización
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar el equipo
3 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Dejar el recinto libre de residuos
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Contar el inventario
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Dejar el parque limpio
3 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 120
- Mesas altascant. 8
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas de cervezacant. 6
- Bandejas de barcant. 2
- Percheroscant. 2
- Piezas de escenariocant. 6
Equipo
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Soportes para altavocescant. 4
- Cajas DIcant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
- Cinta gaffercant. 6
- Atriles de músicacant. 12
- Generador
- Megáfono de mano
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Lámparas de obracant. 4
- Enrollacablescant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 250
- Copas de vinocant. 100
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 250
- Cuchilloscant. 150
- Tenedorescant. 150
- Cucharascant. 100
- Cubiertos de serviciocant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Cuencoscant. 20
Decoración
- Guirnaldascant. 10
- Globoscant. 100
- Carteles del programacant. 6
- Mantelescant. 16
- Carteles direccionalescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Pinzas para residuoscant. 4
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Carros de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes: reserva el parque, solicita el permiso y registra el programa musical antes de enviar las invitaciones. Los trámites y la disponibilidad de los artistas suelen tardar más de lo previsto.
- Cierra la parte técnica al menos 4 semanas antes. Confirma altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI, cables y suministro eléctrico; no des por hecho que el parque tiene suficientes tomas.
- Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y encarga el catering con una cifra provisional. Revisa el número final entre 7 y 10 días antes para ajustar comida, vasos, copas, tazas y platos.
- Prepara el plan para mal tiempo como máximo 2 semanas antes y comunica qué ocurrirá si cambia el pronóstico. Las carpas, las luces y el generador deben estar confirmados, no solo anotados como posibles soluciones.
- Asigna voluntarios 7 días antes y entrega a cada persona una función concreta. Deja preparados el plano, las rutas de acceso, los contactos de emergencia, la recepción de artistas y la clasificación de pulseras y monedas el día anterior.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en el parque?
- Calcula entre 8 y 12 semanas para un concierto pequeño o mediano. Ese margen permite reservar el parque, tramitar el permiso, confirmar asociaciones y artistas y contratar el equipo de sonido sin trabajar con prisas.
- ¿Qué permisos necesito para hacer un concierto en un parque?
- Como mínimo, comprueba la reserva del parque y solicita el permiso específico del evento. Hazlo entre 8 y 12 semanas antes, porque pueden pedirte información sobre horarios, aforo, sonido, electricidad y seguridad.
- ¿Cuándo hay que reservar el sonido y el catering?
- Reserva el equipo de sonido unas 4 semanas antes y confirma el suministro eléctrico en ese mismo periodo. Encarga el catering con antelación y ajusta las cantidades entre 7 y 10 días antes, cuando tengas las inscripciones más claras.
- ¿Qué hacer si llueve el día del concierto en el parque?
- Define un plan alternativo al menos 2 semanas antes: carpas, protección del equipo, cambios de acceso o aplazamiento. Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisar la decisión la mañana del evento.
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