Zo organiseer je een paasconcert

Begin met de datum, locatie en optredende groepen; die keuzes bepalen de rest van je planning. Werk daarna het programma uit, verzamel en kopieer de partituren en leg repetitie- en techniekmomenten vast. Regel uitnodigingen, online aanmeldingen, entree en vrijwilligers ruim vooraf. In de laatste week controleer je instrumenten, pianostemming, catering en betaalmiddelen. Op de concertdag draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde en een geluidstest vóór het publiek binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdatum bevestigen
2 personen
2
Locatie reserveren
2 personen
3
Repetitieruimte reserveren
4
Programma samenstellen
3 personen
5
Optredende groepen bevestigen
2 personen
6
Muziekstukken selecteren
3 personen
7
Partituren verzamelen
2 personen
8
Partituren kopiëren
2 personen
9
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Concert online publiceren
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Vrijwilligers indelen
2 personen
15
Programma afdrukken
2 personen
16
Entreeprijzen bepalen
2 personen
17
Contant geld voorbereiden
2 personen
18
Betaalwijze controleren
19
Catering reserveren
2 personen
20
Boodschappenlijst maken
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Instrumenten controleren
3 personen
23
Reserveonderdelen meenemen
2 personen
24
Geluidstest plannen
2 personen
25
Pianostemming controleren
26
Routebeschrijving versturen
27
Parkeerinformatie publiceren
28
Weersverwachting controleren
29
Ingang bewegwijzeren
2 personen

Event

30
Zaal openen
2 personen
31
Licht inschakelen
32
Ventilatie instellen
33
Stoelen opstellen
4 personen
34
Tafels opstellen
3 personen
35
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
36
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
37
Instrumenten klaarzetten
5 personen
38
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
39
Microfoons testen
2 personen
40
Piano controleren
2 personen
41
Verlichting instellen
2 personen
42
Decoratie ophangen
3 personen
43
Paastafel inrichten
2 personen
44
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
45
Programma's klaarleggen
2 personen
46
Garderobe inrichten
2 personen
47
Kassa inrichten
2 personen
48
Dranken koud zetten
2 personen
49
Koffie en thee bereiden
2 personen
50
Hapjes voorbereiden
3 personen
51
Dieetopties markeren
52
Deuren openen
2 personen
53
Bezoekers ontvangen
3 personen
54
Programma's uitdelen
2 personen
55
Kaarten verkopen
2 personen
56
Garderobe beheren
2 personen
57
Bezoekers naar plaatsen wijzen
3 personen
58
Optredens aankondigen
59
Muzikanten begeleiden
2 personen
60
Dranken serveren
3 personen
61
Hapjes serveren
3 personen
62
Dranken bijvullen
2 personen
63
Buffet aanvullen
2 personen
64
Toiletten controleren
65
Afvalbakken legen
2 personen
66
Pauzemuziek afspelen
67
Laatste optreden begeleiden
2 personen
68
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

69
Kassa afsluiten
2 personen
70
Garderobe opruimen
2 personen
71
Instrumenten inpakken
5 personen
72
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
73
Muzieklessenaars opruimen
3 personen
74
Stoelen opruimen
4 personen
75
Tafels opruimen
3 personen
76
Servies afwassen
3 personen
77
Keuken schoonmaken
3 personen
78
Zaal schoonmaken
4 personen
79
Toiletten schoonmaken
2 personen
80
Afval afvoeren
2 personen
81
Decoratie verwijderen
3 personen
82
Materialen controleren
2 personen
83
Geleende spullen retourneren
2 personen
84
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Tafelsaantal 10
Kassa tafel
Kledingrekaantal 2
Krukkenaantal 8
Podiumdelenaantal 8
Garderobehangersaantal 150
Garderobenummersaantal 150

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 45
Microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 4
Luidsprekersaantal 2
Mengtafel
Versterker
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Pianobank
Metronoomaantal 2
Reservebatterijenaantal 20
Gereedschapskist
Reservezekeringenaantal 10
Notenstandaardsaantal 6
Stemapparatenaantal 4
Instrumentkoffersaantal 20
Pauzemuziekspeler

Servies

Koffiekopjesaantal 150
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Gebaksbordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Schenk kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Schalenaantal 12
Taartplateausaantal 4

Decoratie

Paastakkenaantal 6
Paaseieren decoratieaantal 60
Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 6
Plakbandaantal 6
Scharenaantal 4
Touwaantal 2

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Lichtverlengkabelsaantal 4

Catering

Boodschappen
Drankdispensersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kurketrekkersaantal 3
Kassa
Geldkist
Betaalterminal
Prijskaartjesaantal 30
Allergenenkaartjesaantal 20

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8
Afvalgrijpersaantal 2

Tips

Leg de concertdatum en locatie eerst vast en reserveer meteen een repetitieruimte. Plan de laatste gezamenlijke repetitie uiterlijk in de week vóór het concert, zodat ontbrekende partituren of bezetting nog kunnen worden opgelost.
Maak het programma pas definitief nadat alle groepen hebben bevestigd. Verzamel daarna de partituren en kopieer ze per deelnemer; houd minstens één extra exemplaar per muziekstuk achter de hand.
Plan de geluidstest als een afzonderlijk moment vóór de inloop. Controleer microfoons, standaards, luidsprekers, mengtafel, versterker, kabels en stekkerdozen; neem reservebatterijen en reserveonderdelen mee.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en deel vrijwilligers per taak en tijdstip in. Zet de kassa tafel, betaalwijze en contant geld vóór de deuren opengaan klaar, niet tijdens de eerste bezoekersstroom.
Controleer in de laatste 48 uur de pianostemming, instrumenten en catering. Tel stoelen, tafels, muzieklessenaars en servies per gebruiksmoment en zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen op een vaste plek klaar.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een paasconcert organiseren en de datum vastleggen?: Leg de datum bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Zo houd je tijd over voor locatie, optredende groepen, programma, partituren, uitnodigingen en vrijwilligers.
Hoe lang van tevoren plan je een geluidstest voor een paasconcert?: Plan de geluidstest minstens 60 tot 90 minuten vóór de publieksinloop. Test elk microfoonkanaal en controleer daarna ook kabels, luidsprekers, versterker en eventuele reservebatterijen.
Hoeveel repetities heb je nodig voor een paasconcert?: Plan minimaal twee gezamenlijke repetities en één generale repetitie in de laatste week. Reserveer de repetitieruimte vooraf en gebruik de generale repetitie voor de definitieve volgorde en overgangen.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een paasconcert?: Reserveer de catering uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf en sluit de inventarisatie van dieetwensen ongeveer 7 dagen vóór het concert. Controleer daarna aantallen, servies, koelboxen en thermoskannen nog één keer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.