Osterkonzert organisieren: der Ablauf von der Idee bis zum Applaus

Ein Osterkonzert gelingt, wenn musikalische Planung und Veranstaltungslogistik früh zusammenlaufen. Beginne mit Termin und Location, bestätige danach Gruppen und Programm und plane ausreichend Proben ein. Später folgen Einladungen, Anmeldungen, Eintritt und Catering. Besonders am Veranstaltungstag werden Technik, Noten, Kasse und Getränke schnell zur Engstelle. Mit einem festen Zeitplan und klar zugeteilten Helfern behältst du den Überblick.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Konzertdatum bestätigen
2 Personen
2
Location reservieren
2 Personen
3
Proberaum reservieren
4
Programm zusammenstellen
3 Personen
5
auftretende Gruppen bestätigen
2 Personen
6
Musikstücke auswählen
3 Personen
7
Noten zusammentragen
2 Personen
8
Noten kopieren
2 Personen
9
Einladungen gestalten
2 Personen
10
Einladungen verschicken
2 Personen
11
Konzert online veröffentlichen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Freiwillige einteilen
2 Personen
15
Programm drucken
2 Personen
16
Eintrittspreise festlegen
2 Personen
17
Bargeld vorbereiten
2 Personen
18
Zahlungsart prüfen
19
Catering reservieren
2 Personen
20
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Instrumente prüfen
3 Personen
23
Ersatzteile mitnehmen
2 Personen
24
Soundtest planen
2 Personen
25
Klavierstimmung prüfen
26
Wegbeschreibung versenden
27
Parkinformationen veröffentlichen
28
Wettervorhersage prüfen
29
Eingang ausschildern
2 Personen

Event

30
Saal öffnen
2 Personen
31
Licht einschalten
32
Belüftung einstellen
33
Stühle aufstellen
4 Personen
34
Tische aufstellen
3 Personen
35
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
36
Notenständer aufstellen
3 Personen
37
Instrumente bereitstellen
5 Personen
38
Tontechnik anschließen
3 Personen
39
Mikrofone testen
2 Personen
40
Klavier prüfen
2 Personen
41
Beleuchtung einrichten
2 Personen
42
Dekoration aufhängen
3 Personen
43
Ostertisch einrichten
2 Personen
44
Empfangstisch einrichten
2 Personen
45
Programme bereitlegen
2 Personen
46
Garderobe einrichten
2 Personen
47
Kasse einrichten
2 Personen
48
Getränke kalt stellen
2 Personen
49
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
50
Snacks vorbereiten
3 Personen
51
Diätoptionen kennzeichnen
52
Türen öffnen
2 Personen
53
Besucher empfangen
3 Personen
54
Programme ausgeben
2 Personen
55
Tickets verkaufen
2 Personen
56
Garderobe verwalten
2 Personen
57
Besucher zu den Plätzen weisen
3 Personen
58
Auftritte ankündigen
59
Musiker betreuen
2 Personen
60
Getränke servieren
3 Personen
61
Snacks servieren
3 Personen
62
Getränke nachfüllen
2 Personen
63
Buffet auffüllen
2 Personen
64
Toiletten kontrollieren
65
Mülleimer leeren
2 Personen
66
Pausenmusik abspielen
67
Letzten Auftritt begleiten
2 Personen
68
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

69
Kasse abschließen
2 Personen
70
Garderobe aufräumen
2 Personen
71
Instrumente einpacken
5 Personen
72
Tonanlage ausschalten
2 Personen
73
Musikpulte wegräumen
3 Personen
74
Stühle aufräumen
4 Personen
75
Tische aufräumen
3 Personen
76
Geschirr abwaschen
3 Personen
77
Küche reinigen
3 Personen
78
Saal reinigen
4 Personen
79
Toiletten reinigen
2 Personen
80
Abfall entsorgen
2 Personen
81
Dekoration entfernen
3 Personen
82
Materialien prüfen
2 Personen
83
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
84
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 140
TischeAnz. 10
Kassentisch
KleiderständerAnz. 2
HockerAnz. 8
BühnenelementeAnz. 8
GarderobenbügelAnz. 150
GarderobennummernAnz. 150

Ausstattung

NotenpulteAnz. 45
MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Verstärker
AudiokabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Klavierbank
MetronomAnz. 2
ErsatzbatterienAnz. 20
Werkzeugkiste
ErsatzsicherungenAnz. 10
NotenständerAnz. 6
AbstimmgeräteAnz. 4
InstrumentenkofferAnz. 20
Pausenmusik-Player

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
TeegläserAnz. 100
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 100
KuchenplattenAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServiertablettsAnz. 12
AusgießkannenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 6
SchüsselnAnz. 12
KuchenständerAnz. 4

Dekoration

OsterzweigeAnz. 6
Ostereier-DekorationAnz. 60
BlumenarrangementsAnz. 6
TischdeckenAnz. 10
Willkommensschild
WegweiserAnz. 6
KlebebandAnz. 6
ScherenAnz. 4
SeilAnz. 2

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Verlängerungskabel für LichtAnz. 4

Catering

Einkäufe
GetränkespenderAnz. 4
FlaschenöffnerAnz. 4
KorkenzieherAnz. 3
Kasse
Geldkassette
Kartenterminal
PreisschilderAnz. 30
AllergiekärtchenAnz. 20

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
MülleimerAnz. 8
AbfallgreiferAnz. 2

Tipps

Lege Termin und Location mindestens 10 bis 12 Wochen vorher fest. Reserviere zusätzlich einen Proberaum und kläre früh, ob Klavier, Stühle, Notenpulte und die nötige Tontechnik vorhanden sind.
Bestätige auftretende Gruppen, Musikstücke und Noten spätestens 6 Wochen vor dem Konzert. Plane danach feste Proben und kopiere die Noten mit mindestens 10 Prozent Reserveexemplaren.
Verschicke Einladungen etwa 4 Wochen vorher und veröffentliche das Konzert gleichzeitig online. Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Termin.
Plane den Einlass mit einer besetzten Kasse mindestens 45 Minuten vor Konzertbeginn. Lege Eintrittspreise, Zahlungsarten und Wechselgeld vorher fest und bereite das Bargeld am Vortag vor.
Setze den Soundcheck 2 bis 3 Stunden vor Beginn an. Prüfe Mikrofone, Kabel, Lautsprecher, Mischpult und Verstärker, stimme das Klavier rechtzeitig und lege Ersatzbatterien sowie Ersatzteile griffbereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Osterkonzert organisieren?: Starte idealerweise 10 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Location und auftretenden Gruppen. Sechs Wochen vor dem Konzert sollten Programm, Noten und Proben feststehen.
Wann verschickt man Einladungen für ein Osterkonzert?: Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Termin. Eine Online-Veröffentlichung zur gleichen Zeit gibt Gästen ausreichend Gelegenheit, sich anzumelden.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Osterkonzert?: Plane mindestens 3 Stunden für Aufbau und Soundcheck ein. Die Kasse sollte 45 Minuten vor Beginn besetzt sein, während Getränke und Catering spätestens 60 Minuten vorher bereitstehen.
Wann muss man Ernährungswünsche für das Osterkonzert abfragen?: Frage Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung ab und schließe die Abfrage 7 Tage vor dem Konzert. So kannst du Catering und Einkauf gezielt anpassen.

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