Cómo organizar un concierto de Pascua paso a paso

Organizar un concierto de Pascua requiere coordinar música, artistas, público y recepción sin dejar las decisiones técnicas para el último día. Empieza cerrando la fecha y el lugar; después confirma los grupos, selecciona las piezas y reserva los ensayos. Cuando el programa esté definido, prepara las invitaciones, las inscripciones, las entradas y el catering. En la última semana, comprueba instrumentos, sonido, partituras, pagos y todo lo necesario para atender al público.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha del concierto
2 personas
2
Reservar el lugar
2 personas
3
Reservar la sala de ensayo
4
Elaborar el programa
3 personas
5
Confirmar los grupos que actúan
2 personas
6
Seleccionar piezas musicales
3 personas
7
Recopilar partituras
2 personas
8
Copiar partituras
2 personas
9
Diseñar invitaciones
2 personas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Publicar el concierto en línea
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Asignar voluntarios
2 personas
15
Imprimir el programa
2 personas
16
Establecer los precios de entrada
2 personas
17
Preparar efectivo
2 personas
18
Comprobar el método de pago
19
Reservar el catering
2 personas
20
Hacer la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Comprobar instrumentos
3 personas
23
Llevar repuestos
2 personas
24
Planificar la prueba de sonido
2 personas
25
Comprobar la afinación del piano
26
Enviar indicaciones
27
Publicar información de estacionamiento
28
Comprobar el pronóstico del tiempo
29
Señalizar la entrada
2 personas

Evento

30
Abrir la sala
2 personas
31
Encender la luz
32
Ajustar la ventilación
33
Colocar las sillas
4 personas
34
Montar mesas
3 personas
35
Despejar el espacio del escenario
3 personas
36
Colocar los atriles
3 personas
37
Preparar los instrumentos
5 personas
38
Conectar el equipo de sonido
3 personas
39
Probar los micrófonos
2 personas
40
Comprobar el piano
2 personas
41
Configurar la iluminación
2 personas
42
Colgar la decoración
3 personas
43
Montar la mesa de Pascua
2 personas
44
Montar la mesa de recepción
2 personas
45
Preparar los programas
2 personas
46
Montar el guardarropa
2 personas
47
Preparar la caja
2 personas
48
Enfriar las bebidas
2 personas
49
Preparar café y té
2 personas
50
Preparar aperitivos
3 personas
51
Marcar opciones dietéticas
52
Abrir las puertas
2 personas
53
Recibir a los visitantes
3 personas
54
Repartir programas
2 personas
55
Vender entradas
2 personas
56
Gestionar el guardarropa
2 personas
57
Indicar a los visitantes sus lugares
3 personas
58
Anunciar las actuaciones
59
Acompañar a los músicos
2 personas
60
Servir las bebidas
3 personas
61
Servir aperitivos
3 personas
62
Rellenar las bebidas
2 personas
63
Reponer el bufé
2 personas
64
Comprobar los baños
65
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
66
Poner música de pausa
67
Coordinar la última actuación
2 personas
68
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

69
Cerrar la caja
2 personas
70
Ordenar el guardarropa
2 personas
71
Empacar instrumentos
5 personas
72
Apagar el equipo de sonido
2 personas
73
Recoger los atriles de música
3 personas
74
Recoger sillas
4 personas
75
Recoger las mesas
3 personas
76
Lavar la vajilla
3 personas
77
Limpiar la cocina
3 personas
78
Limpiar la sala
4 personas
79
Limpiar los baños
2 personas
80
Retirar los residuos
2 personas
81
Retirar la decoración
3 personas
82
Comprobar los materiales
2 personas
83
Devolver los objetos prestados
2 personas
84
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 140
Mesascant. 10
Mesa de caja
Percherocant. 2
Taburetescant. 8
Piezas de escenariocant. 8
Perchas para el guardarropacant. 150
Números de guardarropacant. 150

Equipo

Atriles de músicacant. 45
Micrófonoscant. 4
Soportes para micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Amplificador
Cables de audiocant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Banco de piano
Metrónomocant. 2
Baterías de repuestocant. 20
Caja de herramientas
Fusibles de repuestocant. 10
Expositores de frutos secoscant. 6
Dispositivos de votacióncant. 4
Maletines de instrumentoscant. 20
Reproductor de música para el descanso

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasos de técant. 100
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Platos para postrecant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras para servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 3
Pinzas de servircant. 6
Cucharonescant. 6
Bandejascant. 12
Platos para tartascant. 4

Decoración

Ramas de Pascuacant. 6
Decoración de huevos de Pascuacant. 60
Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 10
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Cuerdacant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Cables alargadores de luzcant. 4

Catering

Compras
Dispensadores de bebidascant. 4
Abrebotellascant. 4
Sacacorchoscant. 3
Caja registradora
Caja registradora
Terminal de pago
Etiquetas de preciocant. 30
Tarjetas de alérgenoscant. 20

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Papelelerascant. 8
Pinzas para residuoscant. 2

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y la sala de ensayo antes de anunciar el concierto. Reserva al menos dos sesiones de ensayo y deja una franja específica para la prueba de sonido.
Define el programa cuando estén confirmados los grupos y las piezas musicales. Recopila y copia las partituras con varios días de margen, y prepara el programa impreso antes del montaje.
Abre las inscripciones en cuanto publiques el concierto y pregunta por las preferencias dietéticas desde el primer formulario. Usa esas respuestas para ajustar el catering y evita comprar comida sin conocer el número previsto de asistentes.
Asigna voluntarios para tareas concretas: recepción, mesa de caja, catering y apoyo técnico. Prepara el efectivo y comprueba el método de pago al menos un día antes, porque resolverlo durante la entrada retrasa todo el concierto.
Haz una revisión técnica completa antes de abrir las puertas: micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, amplificador, cables, regletas y baterías de repuesto. Comprueba también la afinación del piano y lleva repuestos, no solo el equipo principal.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de Pascua?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar y la sala de ensayo, confirmar los grupos, preparar el programa, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones sin concentrarlo todo en los últimos días.
¿Cuándo se debe cerrar el programa del concierto?: Procura cerrarlo al menos 3 semanas antes. Así puedes recopilar y copiar las partituras, confirmar el orden de las actuaciones, imprimir el programa y comunicar información fiable al público.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Planifica la prueba de sonido el mismo día, antes de la llegada del público, y reserva entre 60 y 90 minutos. Comprueba cada micrófono, altavoz, cable y conexión, además de la afinación del piano.
¿Cuánto efectivo hay que preparar para las entradas?: Prepara el efectivo según el número previsto de asistentes y lleva cambio suficiente para los billetes que aceptes. Haz la comprobación del pago y separa el dinero de caja al menos 24 horas antes de abrir las puertas.

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