Organiser un concert de Pâques, étape par étape

Commencez par bloquer la date et le lieu, puis construisez le programme avec les groupes participants. Les répétitions, les partitions et la sonorisation doivent être réglées avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite l’accueil : bénévoles, programme imprimé, caisse, boissons et besoins alimentaires. Les oublis les plus fréquents concernent le test sonore, l’accordage du piano et les câbles ou piles de rechange.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date du concert
2 personnes
2
Réserver le lieu
2 personnes
3
Réserver la salle de répétition
4
Établir le programme
3 personnes
5
Confirmer les groupes participants
2 personnes
6
Sélectionner les morceaux de musique
3 personnes
7
Rassembler les partitions
2 personnes
8
Copier les partitions
2 personnes
9
Concevoir les invitations
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier le concert en ligne
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Imprimer le programme
2 personnes
16
Déterminer les prix d’entrée
2 personnes
17
Préparer l’argent liquide
2 personnes
18
Vérifier le mode de paiement
19
Réserver le catering
2 personnes
20
Faire la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Vérifier les instruments
3 personnes
23
Emporter des pièces de rechange
2 personnes
24
Prévoir un test sonore
2 personnes
25
Vérifier l’accordage du piano
26
Envoyer les indications d'accès
27
Publier les informations de stationnement
28
Vérifier les prévisions météo
29
Signaler l’entrée
2 personnes

Événement

30
Ouvrir la salle
2 personnes
31
Allumer les lumières
32
Régler la ventilation
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Installer les tables
3 personnes
35
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
36
Installer les pupitres
3 personnes
37
Installer les instruments
5 personnes
38
Raccorder le matériel audio
3 personnes
39
Tester les microphones
2 personnes
40
Vérifier le piano
2 personnes
41
Régler l’éclairage
2 personnes
42
Installer la décoration
3 personnes
43
Aménager la table de Pessah
2 personnes
44
Aménager la table d'accueil
2 personnes
45
Préparer les programmes
2 personnes
46
Aménager le vestiaire
2 personnes
47
Installer la caisse
2 personnes
48
Mettre les boissons au frais
2 personnes
49
Préparer le café et le thé
2 personnes
50
Préparer les en-cas
3 personnes
51
Mettre en évidence les options diététiques
52
Ouvrir les portes
2 personnes
53
Accueillir les visiteurs
3 personnes
54
Distribuer les programmes
2 personnes
55
Vendre des billets
2 personnes
56
Gérer le vestiaire
2 personnes
57
Orienter les visiteurs vers leur place
3 personnes
58
Annoncer les spectacles
59
Accompagner les musiciens
2 personnes
60
Servir les boissons
3 personnes
61
Servir des amuse-bouches
3 personnes
62
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
63
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
64
Vérifier les toilettes
65
Vider les poubelles
2 personnes
66
Diffuser la musique de pause
67
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
68
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

69
Clôturer la caisse
2 personnes
70
Ranger le vestiaire
2 personnes
71
Emballer les instruments
5 personnes
72
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
73
Ranger les pupitres à musique
3 personnes
74
Ranger les chaises
4 personnes
75
Dégager les tables
3 personnes
76
Faire la vaisselle
3 personnes
77
Nettoyer la cuisine
3 personnes
78
Nettoyer la salle
4 personnes
79
Nettoyer les toilettes
2 personnes
80
Évacuer les déchets
2 personnes
81
Retirer la décoration
3 personnes
82
Vérifier le matériel
2 personnes
83
Rendre les articles empruntés
2 personnes
84
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tablesqté 10
Table de caisse
Portant à vêtementsqté 2
Tabouretsqté 8
Éléments de podiumqté 8
Cintres de vestiaireqté 150
Numéros de vestiaireqté 150

Équipement

Pupitres de musiqueqté 45
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Amplificateur
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Banc de piano
Métronomeqté 2
Piles de rechangeqté 20
Boîte à outils
Fusibles de secoursqté 10
Pupitres à partitionsqté 6
Boîtiers de voteqté 4
Valises d'instrumentsqté 20
Lecteur de musique pour les pauses

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettes à gâteauqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 6
Saladiersqté 12
Présentoirs à gâteauxqté 4

Décoration

Branches de Pâquesqté 6
Décoration d’œufs de Pâquesqté 60
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 6
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Cordeqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Rallonges électriquesqté 4

Catering

Courses
Distributeurs de boissonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Caisse
Caisse
Terminal de paiement
Étiquettes de prixqté 30
Cartes des allergènesqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 2

Conseils

Réservez la salle de concert et la salle de répétition avant de confirmer les groupes. Gardez une marge d’au moins quelques semaines entre la première répétition commune et le concert.
Finalisez le programme avant de concevoir les invitations. Il vous faut le nom des groupes, les morceaux joués et les informations pratiques pour éviter de réimprimer les supports.
Organisez un test sonore séparé de la répétition musicale. Vérifiez les microphones, pieds, haut-parleurs, câbles, rallonges et multiprises, puis préparez les piles et pièces de rechange le jour du concert.
Traitez les inscriptions avec une date limite claire et demandez les besoins alimentaires au même moment. Cela permet de réserver le catering et d’acheter les quantités adaptées plutôt que de décider au dernier moment.
Attribuez les bénévoles avant l’ouverture des portes : caisse, accueil, vestiaire, service et rangement. Préparez aussi la table de caisse, les moyens de paiement et la monnaie au moins la veille.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de Pâques ?: Commencez plusieurs semaines avant la date prévue. Bloquez d’abord le lieu, les groupes et la salle de répétition, puis laissez assez de temps pour le programme, les invitations et les inscriptions.
Dans quel ordre préparer un concert de Pâques ?: Suivez cet ordre : date et lieu, groupes et programme, répétitions et partitions, invitations et inscriptions, puis bénévoles, catering et matériel technique. Faites le test sonore avant l’arrivée du public.
Combien de temps prévoir pour le test sonore ?: Réservez au moins 60 minutes avant l’ouverture des portes pour installer et tester la sonorisation. Ajoutez du temps si plusieurs microphones, instruments amplifiés ou changements de plateau sont prévus.
Quand imprimer le programme du concert ?: Imprimez-le après la clôture des inscriptions et la validation définitive des morceaux. Prévoyez quelques jours de marge pour corriger une modification de dernière minute et préparer la distribution à l’accueil.

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