Zo organiseer je een paasconcert

Een paasconcert organiseren begint niet bij de catering, maar bij datum, locatie en het programma. Bevestig daarna de musici en optredens, plan repetities en leg technische wensen vroeg vast. Zodra de inhoud staat, regel je uitnodigingen, aanmeldingen en programmaboekjes. In de laatste week controleer je bezoekers, dieetwensen, muziekpartijen, techniek en versproducten, zodat de uitvoering zelf niet afhankelijk is van losse eindjes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Reserveringen maken
3
Programma samenstellen
2 personen
4
Musici bevestigen
5
Optredens vastleggen
2 personen
6
Repetitieruimte reserveren
7
Uitnodigingen ontwerpen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldformulier openen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Bezoekerslijst bijwerken
13
Herinnering versturen
14
Programmaboekje opmaken
15
Programmaboekjes printen
16
Welkomsttekst schrijven
17
Nummers en teksten controleren
2 personen
18
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
19
Technische wensen inventariseren
2 personen
20
Techniek testen
2 personen
21
Catering bestellen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Versproducten ophalen
2 personen
25
Dieetmaaltijden markeren
2 personen
26
Locatie openen
2 personen
27
Ruimtes controleren
2 personen
28
Stoelen opstellen
4 personen
29
Tafels opstellen
3 personen
30
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
31
Cateringtafel inrichten
3 personen
32
Dranken koud zetten
2 personen
33
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
34
Hapjes voorbereiden
4 personen
35
Servies klaarzetten
2 personen
36
Paasdecoratie plaatsen
3 personen
37
Wegwijzers ophangen
2 personen
38
Geluid aansluiten
3 personen
39
Microfoons plaatsen
2 personen
40
Noten en lessenaars plaatsen
2 personen
41
Licht en verlichting testen
2 personen
42
Brandroutes vrijmaken
2 personen
43
Toiletten controleren
2 personen

Event

44
Artiesten ontvangen
2 personen
45
Artiesten aanmelden
46
Instrumenten uitladen
3 personen
47
Soundcheck uitvoeren
4 personen
48
Programma doornemen
3 personen
49
Deuren openen
3 personen
50
Bezoekers ontvangen
4 personen
51
Aanmeldingen afvinken
2 personen
52
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
53
Welkomstwoord verzorgen
54
Concertdeel één begeleiden
2 personen
55
Pauze aankondigen
56
Koffie en thee serveren
4 personen
57
Hapjes serveren
4 personen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Servies ophalen
2 personen
60
Concertdeel twee begeleiden
2 personen
61
Afscheidswoord verzorgen
62
Artiesten bedanken
2 personen
63
Informeel samenzijn begeleiden
3 personen
64
Dranken bijvullen
2 personen
65
Catering afronden
3 personen
66
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
67
Instrumenten inladen
3 personen

Nazorg

68
Geluid uitschakelen
2 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Servies afwassen
3 personen
73
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
74
Zaal schoonmaken
3 personen
75
Toiletten schoonmaken
2 personen
76
Techniek demonteren
3 personen
77
Inventaris controleren
2 personen
78
Locatie afsluiten
2 personen
79
Geleende spullen retourneren
2 personen
80
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
81
Afval wegbrengen
2 personen
82
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 130
Klaptafelsaantal 10
Ontvangsttafel
Cateringtafelsaantal 4
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 130
Dinerbordenaantal 150
Gebaksbordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Theelepelsaantal 150
Serveerlepelsaantal 12

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Luidsprekerstatievenaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 12
Koptelefoonaantal 2
DI-boxenaantal 4
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
XLR-kabelsaantal 12
Instrumentkabelsaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Zaklampenaantal 4

Decoratie

Paastakkenaantal 6
Paaseierenaantal 60
Bloemstukkenaantal 8
Tafellopersaantal 10
Welkomstbord
Wegwijzerbordenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerschalen met dekselaantal 8
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 16
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst definitief vast en reserveer direct de repetitieruimte. Controleer ook wanneer de zaal beschikbaar is voor opbouw, techniek en ontvangst.
Bevestig musici en optredens voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag technische wensen per optreden op, zoals microfoons, DI-boxen, muzieklessenaars en aansluitingen.
Open het aanmeldformulier zodra het programma voldoende vaststaat en verwerk aanmeldingen wekelijks. Plan uiterlijk één week voor het concert een herinnering en werk de bezoekerslijst bij.
Controleer nummers, teksten en muziekpartijen minstens 7 dagen vooraf. Zo kunnen musici ontbrekende partijen nog repeteren en kun je het programmaboekje zonder last-minute wijzigingen opmaken.
Bestel catering op basis van de actuele bezoekerslijst en markeer dieetmaaltijden apart. Haal versproducten pas kort voor het concert op en test mengpaneel, luidsprekers, microfoons en kabels vóór de ontvangst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een paasconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en musici. Reserveer repetitieruimte en techniek zo vroeg mogelijk; in de laatste 2 weken blijven vooral bevestigingen, drukwerk en catering over.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een paasconcert?: Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma in grote lijnen vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het concert, zodat je catering en programmaboekjes kunt afronden.
Wanneer test je de techniek voor een paasconcert?: Test de volledige geluidsketen uiterlijk 1 dag vooraf en doe op de concertdag opnieuw een korte controle. Controleer mengpaneel, luidsprekers, microfoons, statieven, XLR-kabels, stroomaansluitingen en reservebatterijen.
Hoeveel catering bestel je voor een paasconcert?: Bestel voor elke aangemelde bezoeker één portie en tel enkele extra porties op voor late aanmeldingen, bijvoorbeeld 5 tot 10 procent. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en houd dieetmaaltijden afzonderlijk gemarkeerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.