Ein Osterkonzert Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Osterkonzert müssen musikalisches Programm, Proben, Technik und Empfang ineinandergreifen. Starte deshalb mit Datum und Ort, bestätige danach Musiker und Auftritte und öffne erst dann die Anmeldung. Plane außerdem früh, wie viele Programmhefte, Sitzplätze und Mahlzeiten du brauchst. Besonders Ernährungswünsche, Noten, Mikrofone und frische Catering-Produkte verursachen kurz vor dem Termin unnötigen Druck.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Reservierungen vornehmen
- 3
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 4
Musiker bestätigen
- 5
Auftritte festhalten
2 Personen
- 6
Proberaum reservieren
- 7
Einladungen gestalten
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Anmeldeformular öffnen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Besucherliste aktualisieren
- 13
Erinnerung senden
- 14
Programmheft gestalten
- 15
Programmhefte drucken
- 16
Begrüßungstext schreiben
- 17
Nummern und Texte prüfen
2 Personen
- 18
Musikpartituren sammeln
2 Personen
- 19
Technische Anforderungen erfassen
2 Personen
- 20
Technik testen
2 Personen
- 21
Catering bestellen
- 22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
3 Personen
- 24
Frische Produkte abholen
2 Personen
- 25
Diätmahlzeiten kennzeichnen
2 Personen
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Räume kontrollieren
2 Personen
- 28
Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Tische aufstellen
3 Personen
- 30
Empfangstheke einrichten
2 Personen
- 31
Cateringtisch einrichten
3 Personen
- 32
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 33
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 34
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 35
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 36
Osterdekoration anbringen
3 Personen
- 37
Wegweiser aufhängen
2 Personen
- 38
Ton anschließen
3 Personen
- 39
Mikrofone aufstellen
2 Personen
- 40
Noten und Pulte aufstellen
2 Personen
- 41
Licht und Beleuchtung testen
2 Personen
- 42
Fluchtwege freihalten
2 Personen
- 43
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Event
- 44
Künstler empfangen
2 Personen
- 45
Künstler anmelden
- 46
Instrumente ausladen
3 Personen
- 47
Soundcheck durchführen
4 Personen
- 48
Programm durchgehen
3 Personen
- 49
Türen öffnen
3 Personen
- 50
Besucher empfangen
4 Personen
- 51
Anmeldungen abhaken
2 Personen
- 52
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 53
Begrüßungswort übernehmen
- 54
Konzertteil eins begleiten
2 Personen
- 55
Pause ankündigen
- 56
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
- 57
Snacks servieren
4 Personen
- 58
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 59
Geschirr abholen
2 Personen
- 60
Zweiter Teil des Konzerts begleiten
2 Personen
- 61
Abschiedsrede halten
- 62
Künstler bedanken
2 Personen
- 63
Lockeres Beisammensein betreuen
3 Personen
- 64
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 65
Catering abschließen
3 Personen
- 66
Besucher verabschieden
3 Personen
- 67
Instrumente verladen
3 Personen
Nachbereitung
- 68
Ton ausschalten
2 Personen
- 69
Dekoration entfernen
3 Personen
- 70
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 71
Abfall sammeln
3 Personen
- 72
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 73
Cateringbereich reinigen
3 Personen
- 74
Saal reinigen
3 Personen
- 75
Toiletten reinigen
2 Personen
- 76
Technik abbauen
3 Personen
- 77
Inventar prüfen
2 Personen
- 78
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 79
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 80
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
- 81
Müll entsorgen
2 Personen
- 82
Fundgegenstände aufbewahren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 130
- KlappischeAnz. 10
- Empfangstisch
- Catering-TischeAnz. 4
- KleiderständerAnz. 2
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 130
- WassergläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 130
- Dinner-TellerAnz. 150
- KuchenplattenAnz. 150
- GabelnAnz. 150
- MesserAnz. 150
- TeelöffelAnz. 150
- ServierlöffelAnz. 12
Ausstattung
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- SubwooferAnz. 2
- MikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- LautsprecherstativeAnz. 2
- NotenpulteAnz. 12
- KopfhörerAnz. 2
- DI-BoxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- XLR-KabelAnz. 12
- InstrumentenkabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 12
- ErsatzbatterienAnz. 24
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsleuchtenAnz. 12
- LichterkettenAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 4
Dekoration
- OsterzweigeAnz. 6
- OstereierAnz. 60
- BlumenarrangementsAnz. 8
- TischläuferAnz. 10
- Willkommensschild
- Wegweiser-SchilderAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- Servierplatten mit DeckelAnz. 8
- ZangenAnz. 8
- KühlelementeAnz. 16
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltedosenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum, Ort und Reservierungen zuerst und halte die Auftritte schriftlich fest. Gib Musikern spätestens vier bis sechs Wochen vorher den endgültigen Ablauf und reserviere den Proberaum rechtzeitig.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Programm und Sitzplatzkapazität feststehen. Aktualisiere die Besucherliste wöchentlich und verschicke sieben Tage vor dem Konzert eine Erinnerung.
- Sammle Noten, Nummern und Moderationstexte mindestens zwei Wochen vorher. Lass das Programmheft danach von einer zweiten Person prüfen und drucke es nicht erst am Veranstaltungstag.
- Erfasse technische Anforderungen pro Auftritt: Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, DI-Boxen und Kabel. Teste die komplette Anlage mindestens einen Tag vorher und lege Ersatzbatterien bereit.
- Bestelle das Catering nach der Anmeldefrist und kennzeichne Diätmahlzeiten sichtbar. Plane die Abholung frischer Produkte am Veranstaltungstag ein und stelle Empfangs-, Catering- und Garderobentische vor dem Einlass auf.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Osterkonzert organisieren?
- Beginne etwa acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort, Reservierungen und Programm. Musiker und Auftritte sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Konzert bestätigt sein.
- Wann sollte man die Einladungen für ein Osterkonzert verschicken?
- Verschicke die Einladungen, sobald Programm und Anmeldeformular feststehen, idealerweise sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung etwa zehn bis vierzehn Tage vorher, damit Catering und Sitzplätze planbar sind.
- Wann muss die Technik für ein Konzert getestet werden?
- Erfasse die technischen Anforderungen mindestens zwei Wochen vorher und teste die vollständige Anlage spätestens am Vortag. Prüfe dabei auch XLR- und Instrumentenkabel, Mikrofonständer, Lautsprecherstative und Verlängerungskabel.
- Wie viel Catering braucht man für ein Osterkonzert?
- Bestelle erst nach Ende der Anmeldung und rechne pro angemeldeter Person mit einer Portion sowie etwa 5 bis 10 Prozent Reserve. Diätmahlzeiten sollten separat erfasst und spätestens bei der Ausgabe gekennzeichnet werden.
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