Cómo organizar un Concierto de Pascua sin imprevistos

Empieza cerrando la fecha y el lugar, y después trabaja en paralelo el programa, los músicos y la asistencia prevista. Las inscripciones no solo sirven para contar visitantes: también te permiten recoger preferencias dietéticas y preparar el catering. Durante las últimas semanas, concentra el trabajo en ensayos, requisitos técnicos, folletos y comprobaciones. El día del concierto, la recepción, el sonido y la comida necesitan responsables distintos para que nada quede pendiente.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Hacer reservas
3
Elaborar el programa
2 personas
4
Confirmar a los músicos
5
Registrar las actuaciones
2 personas
6
Reservar la sala de ensayo
7
Diseñar invitaciones
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Abrir el formulario de inscripción
10
Gestionar inscripciones
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Actualizar la lista de visitantes
13
Enviar recordatorio
14
Maquetar el programa
15
Imprimir los folletos del programa
16
Escribir el texto de bienvenida
17
Comprobar los números y textos
2 personas
18
Recopilar las partituras
2 personas
19
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
20
Probar la técnica
2 personas
21
Pedir el catering
22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Recoger productos frescos
2 personas
25
Marcar las comidas de dieta
2 personas
26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Comprobar los espacios
2 personas
28
Colocar las sillas
4 personas
29
Montar mesas
3 personas
30
Montar el mostrador de recepción
2 personas
31
Montar la mesa de catering
3 personas
32
Enfriar las bebidas
2 personas
33
Preparar café y té
2 personas
34
Preparar aperitivos
4 personas
35
Preparar la vajilla
2 personas
36
Colocar la decoración de Pascua
3 personas
37
Colgar señalizadores
2 personas
38
Conectar el sonido
3 personas
39
Colocar los micrófonos
2 personas
40
Colocar atriles y pupitres
2 personas
41
Probar la iluminación y las luces
2 personas
42
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
43
Comprobar los baños
2 personas

Evento

44
Recibir a los artistas
2 personas
45
Inscribir artistas
46
Descargar instrumentos
3 personas
47
Hacer la prueba de sonido
4 personas
48
Repasar el programa
3 personas
49
Abrir las puertas
3 personas
50
Recibir a los visitantes
4 personas
51
Marcar las inscripciones
2 personas
52
Repartir los programas
2 personas
53
Dar la bienvenida
54
Acompañar la primera parte del concierto
2 personas
55
Anunciar el descanso
56
Servir café y té
4 personas
57
Servir aperitivos
4 personas
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Recoger la vajilla
2 personas
60
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
61
Dar el discurso de despedida
62
Agradecer a los artistas
2 personas
63
Coordinar una reunión informal
3 personas
64
Rellenar las bebidas
2 personas
65
Cerrar el catering
3 personas
66
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
67
Cargar los instrumentos
3 personas

Seguimiento

68
Silenciar el sonido
2 personas
69
Retirar la decoración
3 personas
70
Retirar sillas y mesas
4 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Lavar la vajilla
3 personas
73
Limpiar la zona de catering
3 personas
74
Limpiar la sala
3 personas
75
Limpiar los baños
2 personas
76
Desmontar la técnica
3 personas
77
Comprobar el inventario
2 personas
78
Cerrar el recinto
2 personas
79
Devolver los objetos prestados
2 personas
80
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
81
Llevar la basura
2 personas
82
Guardar los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 130
Mesas plegablescant. 10
Mesa de recepción
Mesas de cateringcant. 4
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 130
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 130
Platos de cenacant. 150
Platos para postrecant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharillascant. 150
Cucharones de servircant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Soportes para altavocescant. 2
Atriles de músicacant. 12
Auricularescant. 2
Cajas DIcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables XLRcant. 12
Cables de instrumentoscant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Luces decorativascant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 4

Decoración

Ramas de Pascuacant. 6
Huevos de Pascuacant. 60
Arreglos floralescant. 8
Manteles runnerscant. 10
Cartel de bienvenida
Señales de orientacióncant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 8
Pinzascant. 8
Acumuladores de fríocant. 16
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la sala y las reservas antes de diseñar las invitaciones. Deja al menos 6 semanas para confirmar a los músicos, abrir inscripciones y ajustar el programa.
Envía las invitaciones cuando el programa tenga una estructura estable y fija una fecha límite de inscripción, por ejemplo 10 días antes. Así podrás actualizar la lista de visitantes y encargar el catering con cantidades reales.
Haz una prueba técnica completa al menos 3 días antes: mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, cajas DI, cables y focos. Comprueba también que haya baterías de repuesto y canaletas para evitar cables sueltos.
Prepara el programa en dos pasos: primero revisa nombres, números y textos; después imprime los folletos. Reserva la revisión final para 2 o 3 días antes, no para la llegada de los invitados.
Calcula las mesas, sillas, vajilla y percheros según la lista actualizada de visitantes, y separa las comidas de dieta antes de servir. Recoge los productos frescos el mismo día o como máximo el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Concierto de Pascua?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar la sala y los músicos, enviar invitaciones, gestionar inscripciones y completar una prueba técnica sin hacer todo a última hora.
¿Cuándo debo cerrar las inscripciones para el concierto?: Cierra el formulario aproximadamente 10 días antes del evento. Usa la lista final para confirmar el número de sillas, actualizar el programa y pedir el catering.
¿Cuándo se hace la prueba de sonido?: Haz una prueba completa entre 2 y 3 días antes y repasa las conexiones el mismo día. Comprueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, monitores, cables y alimentación eléctrica.
¿Cuándo hay que imprimir el programa del Concierto de Pascua?: Revisa los textos y los números 3 días antes e imprime los folletos después de esa comprobación. Guarda algunos ejemplares adicionales, por ejemplo un 10 % más que el número confirmado de visitantes.

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