Organiser un concert de Pâques, étape par étape

Pour organiser un concert de Pâques, commencez par bloquer la date, la salle et les musiciens avant de préparer la communication. Construisez ensuite le programme, planifiez les répétitions et ouvrez les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre de visiteurs et leurs besoins alimentaires. Les dernières semaines servent à finaliser les livrets, les textes, la technique et le catering. Gardez enfin une marge pour les produits frais, les réglages audio et les changements de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Faire les réservations
3
Établir le programme
2 personnes
4
Confirmer les musiciens
5
Enregistrer les prestations
2 personnes
6
Réserver la salle de répétition
7
Concevoir les invitations
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Mettre à jour la liste des visiteurs
13
Envoyer un rappel
14
Mettre en page le programme
15
Imprimer les livrets du programme
16
Rédiger le texte de bienvenue
17
Vérifier les morceaux et les textes
2 personnes
18
Rassembler les partitions
2 personnes
19
Recenser les besoins techniques
2 personnes
20
Tester la technique
2 personnes
21
Commander le catering
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Récupérer les produits frais
2 personnes
25
Marquer les repas diététiques
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier les espaces
2 personnes
28
Installer les chaises
4 personnes
29
Installer les tables
3 personnes
30
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
31
Installer la table traiteur
3 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Préparer les en-cas
4 personnes
35
Préparer la vaisselle
2 personnes
36
Installer la décoration de Pâques
3 personnes
37
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
38
Brancher le son
3 personnes
39
Installer les microphones
2 personnes
40
Installer les pupitres et les lutrins
2 personnes
41
Tester l’éclairage et les lumières
2 personnes
42
Dégager les voies d’évacuation
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

44
Accueillir les artistes
2 personnes
45
Inscrire les artistes
46
Décharger les instruments
3 personnes
47
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
48
Passer en revue le programme
3 personnes
49
Ouvrir les portes
3 personnes
50
Accueillir les visiteurs
4 personnes
51
Cocher les inscriptions
2 personnes
52
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
53
Assurer le mot de bienvenue
54
Encadrer la première partie du concert
2 personnes
55
Annoncer la pause
56
Servir le café et le thé
4 personnes
57
Servir des amuse-bouches
4 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Récupérer la vaisselle
2 personnes
60
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
61
Prononcer le mot de clôture
62
Remercier les artistes
2 personnes
63
Animer le moment informel
3 personnes
64
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
65
Finaliser le catering
3 personnes
66
Reconduire les visiteurs
3 personnes
67
Charger les instruments
3 personnes

Suivi

68
Couper le son
2 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
74
Nettoyer la salle
3 personnes
75
Nettoyer les toilettes
2 personnes
76
Démonter l'équipement technique
3 personnes
77
Vérifier l’inventaire
2 personnes
78
Fermer le lieu
2 personnes
79
Rendre les articles empruntés
2 personnes
80
Ranger les courses restantes
2 personnes
81
Évacuer les déchets
2 personnes
82
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 130
Tables pliantesqté 10
Table d’accueil
Tables de cateringqté 4
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 130
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 130
Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à gâteauqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillères à caféqté 150
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Pieds de haut-parleurqté 2
Pupitres de musiqueqté 12
Casque audioqté 2
Boîtiers DIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles XLRqté 12
Câbles d'instrumentsqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Branches de Pâquesqté 6
Œufs de Pâquesqté 60
Compositions floralesqté 8
Chemins de tableqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 16
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle, les musiciens et une salle de répétition au moins 8 à 12 semaines avant le concert. Sans ces confirmations, le programme et les invitations restent provisoires.
Ouvrez les inscriptions 4 à 6 semaines à l’avance et demandez immédiatement les besoins alimentaires. Renvoyez un rappel 7 jours avant, puis mettez à jour la liste des visiteurs jusqu’à la veille.
Verrouillez le programme 3 semaines avant l’événement afin de relire les morceaux, les textes et le mot d’accueil. Faites imprimer les livrets au moins 5 jours avant, avec quelques exemplaires supplémentaires.
Prévoyez une répétition technique complète 1 à 2 semaines avant : testez la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones, les câbles et l’éclairage dans la salle prévue.
Commandez le catering après la clôture des inscriptions, puis vérifiez la livraison 48 heures avant. Le jour même, séparez et identifiez les repas adaptés avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de Pâques ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer la salle et les musiciens, d’organiser les répétitions, d’envoyer les invitations et de régler la technique sans travailler dans l’urgence.
Quand envoyer les invitations pour un concert de Pâques ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date du concert. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin d’ajuster la liste des visiteurs, le catering et le nombre de livrets.
Quand tester la sonorisation d’un concert ?: Faites un premier recensement des besoins techniques 3 semaines avant, puis un test complet 7 à 14 jours avant. Gardez le jour du concert au moins 2 heures pour l’installation et les réglages.
Combien de livrets de programme faut-il imprimer ?: Imprimez un livret par visiteur inscrit, puis ajoutez une réserve de 5 à 10 %. Cette marge couvre les inscriptions tardives, les invités supplémentaires et les exemplaires abîmés à l’accueil.

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