Paardrijwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een paardrijwedstrijd organiseren vraagt meer dan alleen een locatie en een parcours. Je moet het reglement, de onderdelen, jury en parcoursbouwer vastleggen voordat de inschrijvingen openen. Daarna volgen paardenpapieren, startlijsten, vrijwilligers, materiaal en informatie voor deelnemers. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je dat praktische zaken zoals water, stroom, linten of stallen pas op de wedstrijddag aandacht krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Wedstrijdonderdelen bepalen
2 personen
Juryleden vastleggen
Parcoursbouwer vastleggen
Start- en prijzengeld bepalen
2 personen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlijst publiceren
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Paardenpapieren controleren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Catering bestellen
Prijzen en linten bestellen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materiaal ophalen
2 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Wedstrijdformulieren printen
Prijzengeld en prijzen klaarzetten
2 personen
Terrein maaien en controleren
2 personen
Stallen en paddocks controleren
2 personen
Parcours uitzetten
3 personen
Dressuurring opbouwen
3 personen
Inrijterrein markeren
2 personen
Publieksafzetting plaatsen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tent en verkoopbalie opbouwen
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Stroom en verlichting controleren
2 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal plaatsen
2 personen

Event

Paarden aanmelden
3 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Paardenpapieren opnieuw controleren
2 personen
Jurybriefing houden
3 personen
Deelnemersbriefing geven
3 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Startvolgorde omroepen
Dressuurproeven begeleiden
4 personen
Springparcours begeleiden
5 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Paardenrust en water controleren
3 personen
Mest en afval verwijderen
2 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

Publieksafval verzamelen
4 personen
Paardenverblijf schoon opleveren
3 personen
Parcours afbouwen
4 personen
Dressuurring afbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Catering afbreken
3 personen
Servies en keuken schoonmaken
3 personen
Terrein en toiletten schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleend materiaal controleren
2 personen
Materiaal retourneren
2 personen
Uitslagen en foto's versturen
2 personen
Locatie opleveringscontrole doen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Jurytafel
Barkrukkenaantal 4

Sportmateriaal

Springstaandersaantal 16
Springbalkenaantal 24
Parcoursvlaggenaantal 20
Dressuurlettersaantal 8
Dressuurhekjesaantal 12
Pionnenaantal 20
Meetlintaantal 2
Hindernisnummerbordjesaantal 20
Bodemplankenaantal 8
Balkhoudersaantal 32
Waterbak
Kruiwagensaantal 3
Mestvorkenaantal 4
Hooinettenaantal 20
Drinkbakkenaantal 20
Wateremmersaantal 12
Hekwerkpanelenaantal 30
Strobalenaantal 20
Poetskistenaantal 4
Zadelrekkenaantal 12

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Microfoon
Luidsprekersaantal 2
Stopwatchaantal 3
Portofoonsaantal 6
Megafoon
Rekenmachinesaantal 3

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 10
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6

Decoratie

Startnummerhoudersaantal 20
Vlaggenlijnenaantal 6
Wedstrijdspandoekenaantal 4
Prijzenbekersaantal 12
Medaillelintenaantal 12
Rosettenaantal 24
Uitslagenbord

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 6
Handschoenenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 2
Veiligheidsvestenaantal 10
Zaklampenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdreglement, de onderdelen, het start- en prijzengeld vast vóór je het aanmeldformulier maakt. Deelnemers moeten bij inschrijving weten welke proeven of rubrieken gelden en wat deelname kost.
Plan de inschrijvingsperiode ruim genoeg om aanmeldingen te verwerken en paardenpapieren te controleren. Stuur de startlijst en deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd, zodat ruiters hun starttijd en praktische afspraken kennen.
Maak naast een wedstrijdplanning ook een terreinplanning. Controleer stallen en paddocks, maai het terrein en zet springstaanders, balken, parcoursvlaggen, dressuurletters of hekjes en hindernisnummerbordjes klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.
Wijs vrijwilligers per taak en tijdstip toe, bijvoorbeeld voor ontvangst, startnummers, juryondersteuning, terreincontrole en catering. Zet jurytafel, laptop, printer, verlengkabels en stekkerdozen vooraf op hun plek en test de apparatuur.
Controleer de weersverwachting enkele dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Regel op basis daarvan partytenten, drinkbakken, wateremmers, hooinetten en eventueel extra hekwerk; zet prijzengeld, prijzen en linten apart klaar zodat de prijsuitreiking niet vertraagt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een paardrijwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, het reglement, de wedstrijdonderdelen, juryleden en parcoursbouwer. Open de inschrijvingen pas wanneer deze basis vastligt en plan de laatste terrein- en materiaalcontrole in de laatste week.
Wanneer moet ik de inschrijvingen voor een paardrijwedstrijd openen?: Open de inschrijvingen ongeveer 6 tot 8 weken voor de wedstrijddatum. Sluit ze 10 tot 14 dagen vooraf, zodat je aanmeldingen, dieetwensen, paardenpapieren en de startlijst nog kunt verwerken.
Wat moet ik voor deelnemers van een paardrijwedstrijd regelen?: Stuur uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf de startlijst en deelnemersinformatie. Vermeld daarin starttijden, wedstrijdonderdelen, locatie-informatie, benodigde paardenpapieren en praktische afspraken rond stallen, paddocks en terrein.
Wanneer controleer ik het parcours en de paardenvoorzieningen?: Controleer stallen, paddocks en het terrein in de laatste week en doe op de wedstrijddag nog een ronde. Controleer daarbij ook springmateriaal, dressuurhekjes, waterbakken, drinkbakken, hooinetten, strobalen, kruiwagens en mestvorken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.