Checklist pour organiser un concours d'équitation

Un concours d'équitation se prépare dans un ordre précis : d'abord le lieu, le règlement et les épreuves, puis les inscriptions et la logistique du jour J. Cette checklist couvre les 65 tâches et 67 éléments à prévoir, du jury aux boxes, en passant par le parcours, les bénévoles et la restauration. Les vérifications souvent oubliées concernent les documents des chevaux, les rallonges électriques, les dossards et l'état du terrain. Utilise le plan pour avancer sans attendre la dernière semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu du concours
Définir le règlement du concours
2 personnes
Définir les épreuves de la compétition
2 personnes
Définir les membres du jury
Définir le concepteur du parcours
Définir les frais de départ et les prix
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier la liste de départ
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier les documents des chevaux
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Commander le catering
Commander les prix et les rubans
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Imprimer les formulaires de match
Préparer les gains et les prix
2 personnes
Tondre et vérifier le terrain
2 personnes
Vérifier les boxes et les paddocks
2 personnes
Mettre en place le parcours
3 personnes
Monter le carré de dressage
3 personnes
Baliser la zone d’accès en voiture
2 personnes
Installer les barrières de foule
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter la tente et le comptoir de vente
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Vérifier l’électricité et l’éclairage
2 personnes
Installer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes

Événement

Enregistrer les chevaux
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Revérifier les papiers des chevaux
2 personnes
Organiser le briefing du jury
3 personnes
Faire le briefing des participants
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Annoncer l’ordre de départ
Encadrer les reprises de dressage
4 personnes
Encadrer le parcours de saut
5 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier le repos et l’eau des chevaux
3 personnes
Évacuer le fumier et les déchets
2 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Animer la remise des prix
4 personnes
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

Collecter les déchets du public
4 personnes
Livrer l’abri des chevaux propre
3 personnes
Démonter le parcours
4 personnes
Démonter le manège de dressage
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter le service traiteur
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et la cuisine
3 personnes
Nettoyer le site et les toilettes
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Envoyer les résultats et les photos
2 personnes
Faire la réception finale du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Table du jury
Tabourets de barqté 4

Matériel de sport

Bâtons de sautqté 16
Poutres d'équilibreqté 24
Drapeaux du parcoursqté 20
Lettres de dressageqté 8
Barrières de dressageqté 12
Cônesqté 20
Mètre rubanqté 2
Panneaux de numéros d’obstaclesqté 20
Planches de baseqté 8
Supports de poutreqté 32
Bac à eau
Brouettesqté 3
Fourches à fumierqté 4
Filets à foinqté 20
Bacs à boissonsqté 20
Seaux d'eauqté 12
Panneaux de clôtureqté 30
Balles de pailleqté 20
Kits de nettoyageqté 4
Râteliers à vélosqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphone
Haut-parleursqté 2
Chronomètreqté 3
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone
Calculatricesqté 3

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 8
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6

Décoration

Porte-dossardsqté 20
Guirlandes de fanionsqté 6
Banderoles de compétitionqté 4
Coupes de prixqté 12
Rubans de médailleqté 12
Rosettesqté 24
Tableau des résultats

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Épongesqté 6
Gantsqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gilets de sécuritéqté 10
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par réserver le terrain et définir le règlement au moins 8 à 12 semaines avant le concours. Les épreuves, les frais de départ, les prix et la composition du jury doivent être fixés avant l'ouverture des inscriptions.
Ferme les inscriptions assez tôt pour traiter les dossiers et publier la liste de départ. Prévois une date limite située 7 à 10 jours avant l'épreuve afin d'envoyer les horaires, les consignes et les besoins alimentaires.
Vérifie les documents de chaque cheval avant de finaliser les engagements. Une relance 5 à 7 jours avant le concours laisse encore le temps de corriger un dossier incomplet.
Attribue les bénévoles par poste et par horaire, notamment pour le jury, le parcours, les boxes, l'accueil et la remise des prix. Prévois au moins une personne de remplacement pour chaque poste qui ne peut pas rester vacant.
Inspecte le terrain, les boxes et les paddocks la veille, puis vérifie la météo et l'alimentation électrique. Teste l'ordinateur, l'imprimante, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l'arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours d'équitation ?: Prévois généralement 8 à 12 semaines pour un concours de petite ou moyenne taille. Ce délai permet de réserver le lieu, fixer les épreuves, ouvrir les inscriptions, commander les prix et répartir les bénévoles.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concours d'équitation ?: Ouvre-les environ 6 à 8 semaines avant la date du concours. Fixe la clôture 7 à 10 jours avant l'épreuve pour traiter les dossiers, vérifier les documents des chevaux et publier la liste de départ.
Que faut-il vérifier pour les chevaux avant le concours ?: Contrôle les documents demandés pour chaque cheval dès la réception de l'inscription, puis fais une dernière vérification 5 à 7 jours avant le concours. Vérifie aussi les boxes, les paddocks, les filets à foin et les seaux d'eau.
Quand préparer le parcours et le matériel ?: Réunis et contrôle le matériel au moins 2 jours avant le concours, puis installe et mesure le parcours la veille si le terrain le permet. Vérifie notamment les obstacles, les cônes, les lettres, les drapeaux, les panneaux de numéros et le bac à eau.

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