Checklist para organizar una competición ecuestre
Organizar una competición ecuestre exige coordinar el recinto, las pruebas, los caballos y muchas personas en un orden concreto. Esta checklist reúne 65 tareas y 67 materiales, desde reservar las instalaciones y abrir las inscripciones hasta revisar el terreno y preparar los premios. La parte que más se retrasa suele ser la documentación de los caballos, la lista de salida y el material del recorrido. Empieza con la estructura de la competición y deja las comprobaciones físicas para los últimos días.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el recinto de la competición
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
Definir las pruebas de la competición
2 personas
Definir el jurado
Coordinar al constructor del recorrido
Establecer la cuota de inscripción y los premios
2 personas
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar la lista de salida
Enviar información a los participantes
2 personas
Comprobar la documentación de los caballos
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Pedir el catering
Encargar premios y cintas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Recoger el material
2 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Imprimir formularios del partido
Preparar el dinero y los premios
2 personas
Cortar y revisar el terreno
2 personas
Comprobar los establos y paddocks
2 personas
Marcar el recorrido
3 personas
Montar el aro de doma
3 personas
Delimitar la zona de acceso
2 personas
Colocar vallado para el público
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la carpa y el mostrador de ventas
4 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Comprobar la electricidad y la iluminación
2 personas
Colocar el material de primeros auxilios y seguridad
2 personas
Evento
Registrar caballos
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Volver a comprobar los documentos de caballos
2 personas
Hacer el briefing con el jurado
3 personas
Dar la información a los participantes
3 personas
Recibir al público
3 personas
Anunciar el orden de salida
Guiar las pruebas de doma
4 personas
Guiar el recorrido de salto
5 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar el estado de los caballos y el agua
3 personas
Retirar estiércol y residuos
2 personas
Procesar los resultados
2 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Coordinar la entrega de premios
4 personas
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
Seguimiento
Recoger la basura del público
4 personas
Entregar el establo de caballos limpio
3 personas
Desmontar el recorrido
4 personas
Desmontar la pista de doma
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar el catering
3 personas
Limpiar la vajilla y la cocina
3 personas
Limpiar el recinto y los baños
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver el material
2 personas
Enviar resultados y fotos
2 personas
Hacer la inspección de entrega del lugar
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Mesa del jurado
- Taburetes de barcant. 4
Material deportivo
- Soportes plegablescant. 16
- Vigas de saltocant. 24
- Banderas del recorridocant. 20
- Letras de domacant. 8
- Vallas de domacant. 12
- Conoscant. 20
- Cinta métricacant. 2
- Dorsales de obstáculoscant. 20
- Tablones de basecant. 8
- Soportes de vigascant. 32
- Bebedero
- Carretillascant. 3
- Horcas de estiércolcant. 4
- Redes para henocant. 20
- Cuencos de aguacant. 20
- Cubos de aguacant. 12
- Paneles de vallacant. 30
- Pacas de pajacant. 20
- Cajas de limpiezacant. 4
- Portabicicletascant. 12
Equipo
- Portátilcant. 2
- Impresora
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Micrófono
- Altavocescant. 2
- Cronómetrocant. 3
- Walkie-talkiescant. 6
- Megáfono
- Calculadorascant. 3
Iluminación
- Focos LED de obracant. 4
- Guirnaldas de lucescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 10
- Cucharonescant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
Decoración
- Portadorsalescant. 20
- Guirnaldascant. 6
- Banderas del concursocant. 4
- Trofeoscant. 12
- Cintas de medallacant. 12
- Rosetonescant. 24
- Panel de resultados
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Esponjascant. 6
- Guantescant. 12
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 2
- Chalecos reflectantescant. 10
- Linternascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el reglamento, las pruebas, el jurado y el constructor del recorrido antes de abrir las inscripciones. Si cambias una prueba después, tendrás que actualizar el formulario y la información enviada a los participantes.
- Envía a cada participante un resumen con horarios, normas, documentación exigida y preferencias dietéticas. Comprueba los documentos de los caballos antes de publicar la lista de salida, no el día de la competición.
- Revisa el recorrido y el terreno durante la última semana: corta la vegetación, comprueba las vallas y verifica que estén disponibles las banderas, letras, conos, dorsales y soportes necesarios.
- Asigna voluntarios por función y horario, incluyendo apoyo para establos, paddocks, jurado, participantes y mantenimiento del terreno. Entrega las instrucciones por escrito antes de la jornada para evitar preguntas durante las pruebas.
- Haz una prueba técnica con el portátil, la impresora, el micrófono, los cables alargadores y las regletas al menos un día antes. Prepara también formularios, dinero, premios, cintas y material impreso en cajas separadas para encontrarlos rápidamente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición ecuestre?
- Empieza a planificarla al menos 8 a 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el recinto, definir las pruebas y el reglamento, contratar o designar el jurado, abrir inscripciones y encargar premios y cintas.
- ¿Cuándo se deben abrir las inscripciones de una competición ecuestre?
- Ábrelas normalmente entre 4 y 6 semanas antes de la competición, cuando ya estén fijados el reglamento, las pruebas, la cuota y los premios. Cierra el plazo con varios días de margen para revisar documentación y preparar la lista de salida.
- ¿Cuándo se publica la lista de salida?
- Publícala entre 24 y 48 horas antes, después de comprobar las inscripciones y la documentación de los caballos. Envía también los horarios y las instrucciones actualizadas a todos los participantes.
- ¿Qué hay que comprobar el día anterior a una competición ecuestre?
- Comprueba el terreno, los establos y paddocks, el recorrido, el material deportivo y el equipo técnico. Deja preparados los dorsales, formularios, premios, dinero, agua, pacas de paja y las instrucciones para los voluntarios como máximo la víspera.
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