Paardrijwedstrijd organiseren: checklist van voorbereiding tot wedstrijddag

Een paardrijwedstrijd organiseren vraagt meer dan een baan en deelnemers. Je regelt vooraf het wedstrijdreglement, de onderdelen, jury, inschrijvingen, startgelden en startvolgorde. Tegelijk moeten terrein, stallen, hindernissen en paardenvoorzieningen klaarstaan. Deze checklist helpt je de 73 taken in een logische volgorde af te werken, van locatie reserveren en uitnodigingen versturen tot de laatste controle van dressuurletters, bodem en parkeerroute.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdjury reserveren
Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Wedstrijdonderdelen bepalen
2 personen
Inschrijfformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgelden registreren
2 personen
Deelnemers bevestigen
2 personen
Startvolgorde opstellen
2 personen
Startlijst publiceren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Parkeerplan maken
2 personen
Routeborden voorbereiden
2 personen
Prijzentafel samenstellen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Paardenboxen controleren
2 personen
Wedstrijdterrein maaien
2 personen
Wedstrijdbodem egaliseren
3 personen
Stallen uitmesten
3 personen
Hindernissen controleren
2 personen
Dressuurletters plaatsen
2 personen
Afzettingen plaatsen
3 personen
Parkeerterrein markeren
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Broodjes en hapjes bereiden
4 personen
Prijsbekers klaarzetten
2 personen
Techniek en microfoon testen
2 personen
Juryformulieren klaarleggen
2 personen
Terreinveiligheid controleren
3 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Paarden aanmelden
2 personen
Startnummers uitdelen
2 personen
Paarden naar boxen begeleiden
3 personen
Openingsbriefing geven
2 personen
Losrijterrein openen
2 personen
Wedstrijd starten
4 personen
Startvolgorde omroepen
Juryformulieren uitdelen
2 personen
Wedstrijdverloop registreren
2 personen
Paarden naar de start begeleiden
3 personen
Losrijterrein begeleiden
2 personen
Juryformulieren ophalen
2 personen
Tussenstanden verwerken
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Broodjes en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Einduitslag controleren
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
4 personen
Vertrek van deelnemers begeleiden
3 personen
Paarden uitchecken
2 personen

Nazorg

Terrein nalopen
3 personen
Wedstrijdmateriaal afbouwen
4 personen
Hindernissen opruimen
3 personen
Stallen schoonmaken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslagen naar deelnemers sturen
Prijzen en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 80
Jurytafel
Inschrijftafel
Prijzentafel
Kledingrekkenaantal 2
Parasolsaantal 4

Sportmateriaal

Dressuurlettersaantal 8
Wedstrijdhindernissenaantal 8
Springbalkenaantal 16
Hindernisstandaardsaantal 16
Pionnenaantal 24
Afzetlintaantal 6
Startnummersaantal 60
Startnummerhoudersaantal 60
Meetlintenaantal 2
Strobalenaantal 20
Kruiwagensaantal 3
Mestvorkenaantal 4
Scheppenaantal 3
Hooivorkenaantal 3
Wateremmersaantal 12
Voerbakkenaantal 12
Drinkbakkenaantal 12
Stalborstelsaantal 6
Halstertouwenaantal 12
Rijbaanharkenaantal 3
Rijbaaneg
Juryformulierenaantal 100
Startlijstenaantal 80
Uitslagenformulierenaantal 80
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 12
Stempelset
Prijzendozenaantal 12

Apparatuur

Geluidsspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4
Rekenmachinesaantal 3
Portofoonsaantal 8
Printer
Laptop

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheptangenaantal 8
Kurkentrekkersaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Nederlandse vlaggenaantal 4
Wedstrijdspandoekenaantal 4
Prijslintenaantal 60
Prijsbekersaantal 12
Medaillekoordenaantal 60

Schoonmaak

Bezemsaantal 4
Vuilnisbakkenaantal 8
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Zaklampenaantal 6
Veiligheidsvestenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het reglement en de wedstrijdonderdelen vast voordat je het inschrijfformulier maakt. Zo kunnen deelnemers zich aanmelden met dezelfde informatie over proeven, klassen en voorwaarden.
Verwerk aanmeldingen wekelijks en registreer startgelden direct. Bevestig deelnemers pas nadat naam, onderdeel, eventuele dieetwensen en betaling gecontroleerd zijn.
Maak de startvolgorde en publiceer de startlijst uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd. Reserveer op de wedstrijddag een inschrijftafel met startnummers en startnummerhouders voor wijzigingen.
Plan terreinwerk niet op de wedstrijdochtend. Maai, egaliseer en hark de rijbaan vooraf; controleer daarnaast hindernissen, springbalken, standaards, dressuurletters en afzetlint nog één keer.
Bereken catering op basis van het aantal deelnemers, juryleden, vrijwilligers en begeleiders. Zet partytenten, tafels, stoelen en parasols klaar en wijs per taak een vrijwilliger aan, zodat parkeerbeheer, catering en paardenzorg niet op één persoon neerkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een paardrijwedstrijd organiseren?: Reserveer locatie en jury bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg het reglement en de onderdelen uiterlijk 6 weken van tevoren vast, zodat inschrijvingen en uitnodigingen op tijd kunnen starten.
Wanneer moet de startlijst van een paardrijwedstrijd klaar zijn?: Maak de startvolgorde zodra de inschrijvingen en betalingen gecontroleerd zijn, meestal 3 tot 5 dagen voor de wedstrijd. Publiceer daarna de startlijst en houd op de dag zelf ruimte voor enkele wijzigingen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een paardrijwedstrijd?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per vaste post, zoals parkeren, inschrijving, catering, terrein en paardenvoorzieningen. Voor een kleine wedstrijd zijn dat vaak 5 tot 8 mensen; plan extra hulp tijdens piekmomenten rond de start.
Wanneer moet ik het wedstrijdterrein klaarmaken?: Voer maaien, egaliseren, stallen uitmesten en controles aan hindernissen minstens 1 dag vooraf uit. Controleer op de wedstrijddag nog de rijbaan, dressuurletters, afzetting, wateremmers, voerbakken en drinkbakken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.