Checklist para organizar una competición ecuestre

Organizar una competición ecuestre exige coordinar el recinto, el reglamento, las pruebas y la logística de caballos y participantes. Empieza por reservar el lugar y el jurado; después abre las inscripciones y cierra el orden de salida. En los días previos, revisa la pista, los obstáculos, los boxes, el aparcamiento y las señales. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para llegar al día de la competición con cada área asignada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto de la competición
Reservar al jurado del concurso
Establecer el reglamento de la competición
2 personas
Definir las pruebas de la competición
2 personas
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Registrar las tasas de inscripción
2 personas
Confirmar participantes
2 personas
Elaborar el orden de salida
2 personas
Publicar la lista de salida
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer el plan de aparcamiento
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Montar la mesa de premios
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los boxes de caballos
2 personas
Segar el terreno de competición
2 personas
Nivelar el suelo de la competición
3 personas
Limpiar los establos
3 personas
Comprobar los obstáculos
2 personas
Colocar letras de doma
2 personas
Colocar las barreras
3 personas
Delimitar el aparcamiento
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar el espacio de catering
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar bocadillos y aperitivos
4 personas
Colocar los trofeos
2 personas
Probar la técnica y el micrófono
2 personas
Preparar las hojas de jurado
2 personas
Revisar la seguridad del recinto
3 personas

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Registrar caballos
2 personas
Repartir dorsales
2 personas
Guiar a los caballos a los boxes
3 personas
Dar la reunión inicial
2 personas
Abrir el área de calentamiento
2 personas
Iniciar la competición
4 personas
Anunciar el orden de salida
Repartir formularios del jurado
2 personas
Registrar el desarrollo de la competición
2 personas
Acompañar a los caballos a la salida
3 personas
Guiar el área de desensillado
2 personas
Recoger los formularios del jurado
2 personas
Procesar los resultados provisionales
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir bocadillos y aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el resultado final
3 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Gestionar la entrega de premios
4 personas
Coordinar la salida de los participantes
3 personas
Hacer el check-out de los caballos
2 personas

Seguimiento

Revisar el terreno
3 personas
Desmontar el material de competición
4 personas
Retirar los obstáculos
3 personas
Limpiar los establos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Enviar los resultados a los participantes
Archivar premios y documentos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesa del jurado
Mesa de inscripción
Mesa de premios
Percheroscant. 2
Sombrillascant. 4

Material deportivo

Letras de domacant. 8
Obstáculos de la competicióncant. 8
Vigas de saltocant. 16
Soportes de obstáculoscant. 16
Conoscant. 24
Cinta de balizamientocant. 6
Dorsalescant. 60
Portadorsalescant. 60
Cintas métricascant. 2
Pacas de pajacant. 20
Carretillascant. 3
Horcas de estiércolcant. 4
Palascant. 3
Horcascant. 3
Cubos de aguacant. 12
Cuencos para comidacant. 12
Cuencos de aguacant. 12
Cepillos de establocant. 6
Cabestroscant. 12
Rastrillar la pistacant. 3
Carril
Hojas de evaluación del juradocant. 100
Listas de salidacant. 80
Hojas de resultadoscant. 80
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 12
Juego de sellos
Cajas de premioscant. 12

Equipo

Altavozcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 4
Calculadorascant. 3
Walkie-talkiescant. 8
Impresora
Portátil

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Linternas a pilascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Termoscant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas para servircant. 8
Sacacorchoscant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 8
Banderas de Países Bajoscant. 4
Banderas del concursocant. 4
Cintas de premiocant. 60
Copas premiocant. 12
Cordones para medallascant. 60

Limpieza

Escobascant. 4
Papelelerascant. 8
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallascant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Linternascant. 6
Chalecos reflectantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Reserva el recinto y el jurado antes de abrir las inscripciones. El reglamento y las pruebas deben estar cerrados cuando envíes el formulario, para que todos los participantes reciban las mismas condiciones.
Cierra las inscripciones con una fecha límite clara y confirma después a cada participante. Publica la lista de salida cuando el orden esté revisado y entrega dorsales y portadorsales en la mesa de inscripción.
Asigna voluntarios a puestos concretos: inscripción, aparcamiento, pista, establos, premios y megafonía. Prepara también un plan de aparcamiento y coloca las señales de ruta antes de que lleguen los primeros remolques.
Revisa el terreno con varios días de margen: siega, nivela y rastrilla la pista, y comprueba cada obstáculo, viga y soporte. Coloca las letras de doma y deja cinta de balizamiento, conos y herramientas accesibles para corregir cualquier incidencia.
Calcula el catering a partir del número confirmado de personas y recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción. Monta por separado la mesa del jurado, la de inscripción y la de premios, y comprueba carpas, mesas, sillas, sombrillas y altavoz antes de la apertura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición ecuestre?: Empieza la planificación al menos 8 semanas antes: reserva el recinto y el jurado, define las pruebas y prepara el reglamento. Deja los últimos 7 días para revisar pista, boxes, obstáculos, señales y material.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una competición ecuestre?: Fija el cierre entre 7 y 10 días antes de la competición. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, registrar las tasas, calcular el catering y elaborar la lista de salida.
¿Qué hay que revisar en la pista antes de una competición ecuestre?: Comprueba el terreno, siega y nivela la superficie y rastrilla la pista antes del montaje. Revisa cada obstáculo, sus vigas y soportes, y coloca las letras de doma y la señalización como mínimo el día anterior.
¿Cuánto catering calcular por participante?: Calcula las cantidades según el número final de participantes, jurado, voluntarios y acompañantes confirmados. Cierra ese recuento entre 3 y 5 días antes, después de revisar las preferencias dietéticas.

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