Organiser un concours équestre sans rien oublier
Un concours équestre demande de coordonner les cavaliers, les chevaux, le jury et le terrain dans un ordre précis. Commence par réserver le site et le jury, puis fixe le règlement et les épreuves avant d’ouvrir les inscriptions. À l’approche du jour J, la liste de départ, les bénévoles, le stationnement et la préparation des installations deviennent prioritaires. Cette checklist t’aide aussi à anticiper les oublis fréquents : boxes, sol de la carrière, obstacles, signalétique et accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu du concours
Réserver le jury du concours
Définir le règlement du concours
2 personnes
Définir les épreuves de la compétition
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les droits d’inscription
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Établir l'ordre de passage
2 personnes
Publier la liste de départ
Répartir les bénévoles
2 personnes
Établir le plan de stationnement
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Composer la table des prix
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les boxes pour chevaux
2 personnes
Tondre le terrain de compétition
2 personnes
Aplanir le terrain de compétition
3 personnes
Curer les étables
3 personnes
Vérifier les obstacles
2 personnes
Installer les lettres de dressage
2 personnes
Installer les barrières
3 personnes
Baliser le parking
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les sandwichs et les en-cas
4 personnes
Préparer les coupes
2 personnes
Tester la technique et le micro
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Vérifier la sécurité du site
3 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les chevaux
2 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Conduire les chevaux aux boxes
3 personnes
Donner le briefing d'ouverture
2 personnes
Ouvrir la zone de dégagement
2 personnes
Lancer la compétition
4 personnes
Annoncer l’ordre de départ
Distribuer les formulaires du jury
2 personnes
Enregistrer le déroulement du match
2 personnes
Guider les chevaux vers le départ
3 personnes
Accompagner la zone d'échauffement
2 personnes
Récupérer les formulaires du jury
2 personnes
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir les sandwichs et les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier le classement final
3 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Assurer la remise des prix
4 personnes
Accompagner le départ des participants
3 personnes
Enregistrer les chevaux de sortie
2 personnes
Suivi
Faire le tour du site
3 personnes
Démonter le matériel de compétition
4 personnes
Ranger les obstacles
3 personnes
Nettoyer les écuries
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Archiver les prix et les documents
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 10
- Chaises pliantesqté 80
- Table du jury
- Table d'inscription
- Table des prix
- Portants à vêtementsqté 2
- Parasolsqté 4
Matériel de sport
- Lettres de dressageqté 8
- Obstacles de compétitionqté 8
- Poutres d'équilibreqté 16
- Supports de obstaclesqté 16
- Cônesqté 24
- Ruban de balisageqté 6
- Numéros de départqté 60
- Porte-dossardsqté 60
- Mètres rubansqté 2
- Balles de pailleqté 20
- Brouettesqté 3
- Fourches à fumierqté 4
- Pellesqté 3
- Fourches à foinqté 3
- Seaux d'eauqté 12
- Gamellesqté 12
- Bacs à boissonsqté 12
- Brosses d’écurieqté 6
- Licolsqté 12
- Râteaux de pisteqté 3
- Voie de circulation
- Fiches de juryqté 100
- Listes de départqté 80
- Feuilles de résultatsqté 80
- Stylosqté 30
- Presse-papiersqté 12
- Set de tampons
- Boîtes de prixqté 12
Équipement
- Haut-parleurqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Batteries externesqté 4
- Calculatricesqté 3
- Talkies-walkiesqté 8
- Imprimante
- Ordinateur portable
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Lampes à pilesqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Thermosqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pince de serviceqté 8
- Tire-bouchonsqté 2
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Drapeaux néerlandaisqté 4
- Banderoles de compétitionqté 4
- Rubans de prixqté 60
- Coupesqté 12
- Cordons de médailleqté 60
Nettoyage
- Balaisqté 4
- Poubellesqté 8
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 6
- Chariots de ménageqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Distributeurs de serviettesqté 6
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Extincteursqté 4
- Lampes de pocheqté 6
- Gilets de sécuritéqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe le règlement et les épreuves avant d’envoyer les invitations. Les participants doivent connaître les disciplines, les horaires prévus et les modalités d’inscription avant de verser leur engagement.
- Traite les inscriptions au fur et à mesure, puis publie la liste de départ dès qu’elle est stabilisée. Prévois une vérification finale des engagements et des numéros au plus tard la veille.
- Ne limite pas la préparation au terrain de compétition : contrôle les boxes, vide les stalles et vérifie l’accès à l’eau, aux mangeoires et aux seaux pour les chevaux dès l’installation.
- Inspecte chaque obstacle et égalise le sol avant l’arrivée des concurrents. Pour une épreuve de dressage, place aussi les lettres et vérifie les distances avec un mètre ruban.
- Organise les bénévoles autour de postes précis : accueil, jury, parking, piste et remise des prix. Prépare les panneaux de direction et le plan de stationnement avant le premier chargement de chevaux.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un concours équestre ?
- Réserve le lieu et le jury plusieurs semaines avant la date prévue, puis fixe le règlement et les épreuves avant l’ouverture des inscriptions. La préparation du terrain et du matériel doit être vérifiée au moins 2 à 3 jours avant le concours.
- Que faut-il prévoir pour l’accueil des chevaux ?
- Prépare les boxes, la litière, les points d’eau, les mangeoires et les attaches avant l’arrivée des concurrents. Contrôle chaque installation le jour précédent et garde des seaux, des balais et des fourches disponibles sur place.
- Comment organiser la liste de départ d’un concours équestre ?
- Enregistre les engagements et les numéros, puis construis l’ordre de passage après la clôture des inscriptions. Envoie ou publie la liste finale au moins 24 heures avant le début de la première épreuve.
- Combien de bénévoles faut-il pour un concours équestre ?
- Le nombre dépend du nombre d’épreuves et de participants, mais prévois au minimum une personne à l’accueil, une au jury, une pour la piste et une pour le parking. Ajoute un responsable de la remise des prix et un remplaçant pour les pauses.
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