Paardenshow organiseren: complete checklist
Een paardenshow vraagt om meer dan een programma en een rijbak. Je moet deelnemersgegevens, startlijsten, paardenboxen, publieksroutes, vrijwilligers en materiaal op elkaar afstemmen. Begin met datum, programma en deelnemersvoorwaarden en werk daarna toe naar reserveringen, leveranciers en communicatie. In de laatste week controleer je onder meer startnummers, prijzen en linten, weersverwachting, catering en de voorzieningen voor paarden. Gebruik deze checklist als werkvolgorde voor de voorbereiding en de wedstrijddag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Deelnemers uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlijsten samenstellen
2 personen
Deelnemersgegevens controleren
2 personen
Reserveringen maken
Leveranciersafspraken bevestigen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Rollen aan vrijwilligers toewijzen
2 personen
Publieksinformatie publiceren
Routeborden voorbereiden
2 personen
Startnummers maken
2 personen
Programmaboekjes printen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Prijzen en linten controleren
2 personen
Paardenwelzijnsplan doornemen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Paardenboxen controleren
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Terrein vrijmaken
3 personen
Wedstrijdbodem egaliseren
3 personen
Aankomstzone markeren
2 personen
Parkeerplaatsen markeren
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Publiekshekken plaatsen
4 personen
Springparcours opbouwen
4 personen
Dressuurring uitzetten
3 personen
Stal- en verzorgingszone inrichten
3 personen
Waterpunten klaarzetten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Event
Paarden aanmelden
3 personen
Documenten controleren
2 personen
Paarden naar boxen begeleiden
3 personen
Publieksbalie openen
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Paarden losrijden begeleiden
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Dressuuronderdelen begeleiden
4 personen
Springonderdelen begeleiden
4 personen
Pauzeprogramma aankondigen
Hapjes en drankjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Water en hooi aanvullen
2 personen
Paardenwissels begeleiden
3 personen
Avondshow begeleiden
5 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Paarden terug naar trailers begeleiden
3 personen
Nazorg
Catering afsluiten
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Publiekshekken verwijderen
4 personen
Parcours en ring afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Terrein eindinspecteren
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 180
- Barkrukkenaantal 12
- Jurytafel
- Statafelsaantal 8
- Pionnenaantal 30
- Publiekshekkenaantal 40
- Afzetlintaantal 6
Sportmateriaal
- Dressuurhekjesaantal 20
- Springstaandersaantal 16
- Springbalkenaantal 24
- Waterbak
- Cavalettiaantal 8
- Markeringslettersaantal 8
- Meetlintaantal 2
- Hindernisnummersaantal 16
- Startnummersaantal 30
- Rosborstelsaantal 8
- Hooinettenaantal 20
- Voerbakkenaantal 20
- Drinkbakkenaantal 20
- Wateremmersaantal 12
- Kruiwagensaantal 3
- Hooivorkenaantal 4
- Scheppenaantal 3
- Strobalenaantal 30
- Rubberen stalmattenaantal 20
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Pinapparatenaantal 2
- Kassa'saantal 2
- Portemonnee voor wisselgeldaantal 2
- Walkietalkiesaantal 8
- Mobiele telefoonsaantal 4
- Powerbanksaantal 4
- Rekenmachinesaantal 2
Verlichting
- Led-bouwlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Oplaadbare lantaarnsaantal 10
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 220
- Herbruikbare koffiebekersaantal 120
- Bordenaantal 220
- Besteksetsaantal 220
- Serveerbladenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 16
- Aluminiumfolieaantal 2
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Prijslintenaantal 30
- Bekers voor prijzenaantal 12
- Programmabordenaantal 4
- Pijlbordenaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Schoonmaak
- Bezemsaantal 4
- Blikkenaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Vuilnisbakkenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 4
- Rubberen handschoenenaantal 12
- Handvegersaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Veiligheidsvestenaantal 12
- Zaklampenaantal 8
- Nooddekensaantal 6
- Verbandmateriaalaantal 4
Papierwaren
- Programmaboekjesaantal 220
- Inschrijfformulierenaantal 50
- Juryformulierenaantal 100
- Naamkaartjesaantal 60
- Pennenaantal 40
- Stiftenaantal 20
- Klembordenaantal 12
- Plakbandaantal 8
- Schaaraantal 6
- Weerbestendige labelsaantal 100
Paardenverzorging
- Halstersaantal 24
- Lijntouwenaantal 24
- Poepzakkenaantal 500
- Mestkruiwagensaantal 3
- Mestvorkenaantal 4
- Zweetdekensaantal 12
- Koelbandagesaantal 8
- Emmers voor verzorgingaantal 8
- Sponsdoekenaantal 12
- Vliegenmaskersaantal 12
- Paardenverbandaantal 4
- Thermometersaantal 4
- Hengstenkettingenaantal 4
Tips
- Leg het programma en de deelnemersvoorwaarden eerst vast. Verstuur uitnodigingen pas daarna, zodat je vooraf duidelijk bent over onderdelen, aanmeldingen en benodigde deelnemersgegevens.
- Plan vrijwilligers per rol en tijdsblok in. Regel niet alleen hulp voor de ring, maar ook mensen voor publieksinformatie, routeborden, catering, parkeerbegeleiding en het controleren van paardenboxen.
- Controleer startlijsten, deelnemersgegevens en dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de show. Maak vervolgens startnummers, naamkaartjes en programmaboekjes op basis van dezelfde definitieve gegevens.
- Loop het terrein minimaal één keer volledig na met de materiaallijst. Let vooral op dressuurhekjes, springstaanders, balken, hindernisnummers, markeringsletters, publiekshekken, afzetlint en pionnen.
- Maak een aparte paardenwelzijnscontrole voor de dag zelf. Controleer paardenboxen, stalmatten, hooinetten, voer- en drinkbakken, wateremmers, strobalen en gereedschap voordat deelnemers arriveren; vul koelboxen en bereid catering pas volgens de definitieve planning.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een paardenshow organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, deelnemersvoorwaarden en reserveringen. Plan de laatste week voor bevestigingen, startlijsten, vrijwilligers, materiaal, catering en publieksinformatie.
- Wanneer maak je de startlijsten voor een paardenshow?
- Maak een voorlopige startlijst zodra de aanmeldingen binnen zijn en controleer deelnemersgegevens daarna opnieuw. Stel de definitieve lijst bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de show samen, zodat je startnummers en programmaboekjes op tijd kunt maken.
- Wat moet je voor paarden regelen op een paardenshow?
- Controleer vooraf paardenboxen, rubberen stalmatten, hooinetten, voerbakken, drinkbakken, wateremmers en strobalen. Leg ook rosborstels, kruiwagens, hooivorken en scheppen klaar en neem het paardenwelzijnsplan vóór de start met het team door.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een paardenshow?
- Dat hangt af van het aantal deelnemers en onderdelen, maar plan per gelijktijdige activiteit minimaal één verantwoordelijke in. Voeg aparte bezetting toe voor de jurytafel, omroep, publieksrouting, catering, paardenvoorzieningen en op- en afbouw; maak het rooster uiterlijk 1 week vooraf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!