Overheidscongres organiseren: checklist en planning

Een overheidscongres vraagt om strakke afstemming tussen programma, sprekers, locatie en techniek. Begin met datum, zalen en het programma, en werk daarna toe naar uitnodigingen, aanmeldingen en definitieve aantallen. Plan extra tijd voor presentaties, dieetwensen, hotelkamers en vervoer van sprekers. Op de congresdag zelf draait veel om controle: de registratiebalie, routebordjes, microfoons, projectoren en catering moeten vóór ontvangst van de eerste deelnemer klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zalen reserveren
Sprekers benaderen
2 personen
Sprekersgegevens verzamelen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Hotelkamers reserveren
Vervoer voor sprekers regelen
Catering definitief bestellen
2 personen
Techniek reserveren
Programma naar sprekers sturen
Presentaties verzamelen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Definitieve aantallen doorgeven
Draaiboek afdrukken
Route- en zaalbordjes printen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Zalen en foyer controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Programmafolders klaarleggen
2 personen
Presentaties op laptop zetten
2 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Microfoons en geluid testen
2 personen
Verlichting en stroom controleren
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Deelnemers naar zaal begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Opening begeleiden
2 personen
Sprekers aankondigen
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Servies en glazen verzamelen
2 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Paneldiscussie ondersteunen
3 personen
Zaal voor diner ombouwen
5 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dranken bijvullen tijdens diner
2 personen
Borden en bestek ophalen
3 personen
Avondprogramma aankondigen
Slotpresentatie ondersteunen
2 personen
Afsluiting verzorgen
2 personen
Afscheid van deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

Overgebleven catering afdekken
3 personen
Servies en glazen verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Zalen terugzetten
5 personen
Keuken en buffet schoonmaken
3 personen
Registratiematerialen verzamelen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Huurapparatuur retourneren
Facturen en bonnen verzamelen
Bedankbericht versturen
Presentaties met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 140
Congrestafelsaantal 18
Registratietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Sprekersstoelenaantal 6
Garderoberekkenaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixers
Luidsprekersaantal 2
Presentatieklikkersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 140
Waterglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 140
Dinerbordenaantal 150
Dessertbordenaantal 150
Besteksetsaantal 160
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffieapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Buffetopscheplepelsaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 150
Lanyardsaantal 150
Programmafoldersaantal 150
Pennenaantal 150
Notitieblokkenaantal 150
Tafelnaambordjesaantal 12
Routebordjesaantal 20
Bordhoudersaantal 20
Tafelrokkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de zaalindeling vroeg vast. Reserveer per programmaonderdeel de benodigde stoelen, tafels, sprekerplaatsen en projectieschermen, zodat last-minute wisselen tussen zalen niet nodig is.
Vraag bij de aanmelding meteen dieetwensen en eventuele vervoers- of hotelbehoeften uit. Geef de cateraar en hotelpartners pas een definitief aantal nadat je de deelnemerslijst hebt gecontroleerd.
Verzamel presentaties niet pas op de congresdag. Vraag bestanden vooraf op, controleer HDMI-aansluitingen en presentatieklikkers en test per zaal de laptop, projector, microfoon en luidsprekers.
Richt de registratiebalie in met naamkaartjes, deelnemerslijst en duidelijke route- en zaalbordjes. Leg het draaiboek op meerdere plekken klaar, zodat registratie, techniek en organisatie dezelfde planning gebruiken.
Plan op de dag zelf een controle vóór de inloop. Loop alle zalen en de foyer na, controleer stoelen, tafels, garderoberekken, waterglazen, koffieapparaten en stekkerdozen en zorg dat materialen op tijd vanuit opslag naar de juiste zaal zijn gebracht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een overheidscongres organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, programma, locatie en zalen. Benader sprekers en reserveer techniek en catering zo vroeg mogelijk; de laatste 2 weken gebruik je voor controles en definitieve aantallen.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een overheidscongres versturen?: Stuur de uitnodiging ongeveer 8 tot 10 weken vooraf, zodra datum, locatie en hoofdprogramma vaststaan. Sluit de aanmelding 1 tot 2 weken voor het congres, zodat catering, naamkaartjes en zaalopstelling definitief kunnen worden gemaakt.
Hoeveel tijd heb je nodig om een congreslocatie klaar te zetten?: Reken op minimaal 2 tot 3 uur vóór de ontvangst van deelnemers. Reserveer extra tijd als meerdere zalen worden opgebouwd of als projectoren, audiomixers, draadloze microfoons en presentaties getest moeten worden.
Wanneer geef je het definitieve aantal deelnemers door aan de cateraar?: Geef het definitieve aantal meestal 5 tot 7 werkdagen vooraf door, afhankelijk van de afspraken met de locatie. Controleer vlak daarvoor de deelnemerslijst en verwerk dieetwensen, afmeldingen en eventuele sprekersmaaltijden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.