Organiser un congrès gouvernemental sans rien oublier

Un congrès gouvernemental demande un suivi précis bien avant l’ouverture des salles. Commencez par verrouiller la date, le programme et le lieu, puis coordonnez les intervenants, les inscriptions, l’hébergement et le transport. À l’approche de l’événement, les chiffres définitifs déterminent le catering, les badges, les sièges et l’organisation de l’accueil. Cette checklist de 70 tâches et 49 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation sur site.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les salles
Contacter les intervenants
2 personnes
Rassembler les informations des intervenants
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des chambres d’hôtel
Organiser le transport des intervenants
Commander définitivement le catering
2 personnes
Réserver la technique
Envoyer le programme aux intervenants
Rassembler les présentations
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Communiquer les chiffres définitifs
Imprimer le déroulé
Imprimer les panneaux d’itinéraire et de salle
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les salles et le foyer
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
2 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester les micros et le son
2 personnes
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Accompagner les participants jusqu’à la salle
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Annoncer les intervenants
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Soutenir la table ronde
3 personnes
Transformer la salle pour le dîner
5 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner les boissons pendant le dîner
2 personnes
Récupérer les assiettes et les couverts
3 personnes
Annoncer le programme du soir
Soutenir la présentation finale
2 personnes
Assurer la clôture
2 personnes
Accompagner le départ des participants
2 personnes

Suivi

Couvrir le reste du service traiteur
3 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Remettre les salles en place
5 personnes
Nettoyer la cuisine et le buffet
3 personnes
Rassembler le matériel d’inscription
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
Rassembler les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement
Partager les présentations avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables de congrèsqté 18
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Chaises des intervenantsqté 6
Portantsqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 2
Mixeurs audio
Haut-parleursqté 2
Cliques de présentationqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 140
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 140
Assiettes de dînerqté 150
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 160
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Louches de service pour buffetqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 150
Lanyardsqté 150
Brochures du programmeqté 150
Stylosqté 150
Blocs-notesqté 150
Panneaux de nom de tableqté 12
Panneaux d’orientationqté 20
Porte-affichesqté 20
Jupes de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant de lancer les invitations : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les intervenants, les salles et les contraintes de déplacement.
Demandez les informations alimentaires dès l’inscription et arrêtez les chiffres définitifs plusieurs jours avant le congrès. Sans ce délai, le catering, les badges et la disposition des tables restent incertains.
Pour chaque salle, testez les projecteurs, écrans, microphones sans fil, câbles HDMI et rallonges avant l’arrivée du public. Gardez au moins un ordinateur portable et un câble de recharge de secours.
Envoyez le programme final aux intervenants et récupérez leurs présentations avant le jour J, idéalement 48 heures à l’avance. Cela laisse le temps de vérifier les formats et l’ordre des fichiers.
Préparez l’accueil avant l’ouverture du lieu : badges classés par ordre alphabétique, liste des participants imprimée, panneaux d’itinéraire posés et comptoir d’inscription installé au moins 60 minutes avant la première session.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un congrès gouvernemental ?: Prévoyez généralement 8 à 12 semaines pour un congrès avec plusieurs intervenants, salles et prestataires. Ajoutez du temps si des chambres d’hôtel, des transports ou des validations institutionnelles sont nécessaires.
Quand envoyer les invitations à un congrès gouvernemental ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la date prévue, avec le programme provisoire et le formulaire d’inscription. Fixez la clôture des inscriptions au moins 7 jours avant l’événement pour traiter les besoins alimentaires et confirmer le catering.
Quand commander définitivement le catering d’un congrès ?: Communiquez les chiffres définitifs au traiteur entre 5 et 7 jours avant le congrès, selon ses conditions. Vérifiez alors le nombre de participants, les régimes alimentaires et les horaires des pauses et du repas.
Quand préparer la technique et les présentations ?: Rassemblez les présentations au plus tard 48 heures avant l’ouverture et effectuez un test technique complet la veille. Contrôlez chaque salle, notamment les microphones, projecteurs, écrans, haut-parleurs et connexions HDMI.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.