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Regierungskongress organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Regierungskongress braucht früh klare Zuständigkeiten, ein belastbares Programm und genaue Teilnehmerzahlen. Beginne mit Datum, Räumen und Referenten und arbeite dich anschließend über Einladungen, Anmeldungen und Hotelzimmer bis zu Catering und Technik vor. In den letzten 14 Tagen werden Präsentationen, Namensschilder, Beschilderung und das Drehbuch verbindlich. Am Veranstaltungstag zählen vor allem ein früher Techniktest, eine fertige Registrierungstheke und kontrollierte Säle.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location und Räume reservieren

  • Referenten ansprechen

    2 Personen

  • Sprecherdaten sammeln

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Hotelzimmer reservieren

  • Transport für Redner organisieren

  • Catering verbindlich bestellen

    2 Personen

  • Technik reservieren

  • Programm an die Referenten senden

  • Präsentationen sammeln

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmerliste prüfen

    2 Personen

  • Endgültige Teilnehmerzahlen durchgeben

  • Drehbuch ausdrucken

  • Routen- und Saalschilder drucken

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Säle und Foyer kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Präsentationen auf den Laptop laden

    2 Personen

  • Projektor und Leinwand aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofone und Ton testen

    2 Personen

  • Beleuchtung und Strom prüfen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    4 Personen

  • Teilnehmende zum Saal begleiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Redner ankündigen

  • Präsentationen technisch unterstützen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser sammeln

    2 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Podiumsdiskussion unterstützen

    3 Personen

  • Saal für das Abendessen umbauen

    5 Personen

  • Dinnerbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Abendbuffet eröffnen

    2 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Getränke während des Abendessens nachfüllen

    2 Personen

  • Teller und Besteck abholen

    3 Personen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Abschlusspräsentation unterstützen

    2 Personen

  • Abschluss organisieren

    2 Personen

  • Verabschiedung der Teilnehmer begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Catering abdecken

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Säle zurückstellen

    5 Personen

  • Küche und Buffet reinigen

    3 Personen

  • Registrierungsmaterialien sammeln

    2 Personen

  • Veranstaltungsort übergeben

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Leihgeräte zurückgeben

  • Rechnungen und Belege sammeln

  • Dankesnachricht versenden

  • Präsentationen mit Teilnehmern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 140
  • KongresstischeAnz. 18
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 6
  • RednerstühleAnz. 6
  • GarderobenständerAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 3
  • ProjektorenAnz. 2
  • ProjektionsleinwändeAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Audiomixer
  • LautsprecherAnz. 2
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadekabelAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 140
  • WassergläserAnz. 180
  • WeingläserAnz. 140
  • Dinner-TellerAnz. 150
  • DesserttellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 160
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • BuffetservierlöffelAnz. 12
  • WarmhaltebehälterAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 150
  • LanyardsAnz. 150
  • ProgrammhefteAnz. 150
  • StifteAnz. 150
  • NotizblöckeAnz. 150
  • TischnamensschilderAnz. 12
  • WegweiserAnz. 20
  • SchildhalterAnz. 20
  • TischröckeAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • PutzeimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum, Programm und Räume zuerst fest, idealerweise mindestens 12 Wochen vor dem Kongress. Erst danach lassen sich Referenten, Einladungen und Anmeldungen zuverlässig koordinieren.
  • Fordere von jedem Referenten spätestens 14 Tage vorher Kontaktdaten, Vortragstitel und Präsentation an. Prüfe die Dateien auf dem vorgesehenen Laptop und mit dem Projektor, statt den ersten Test am Veranstaltungstag zu machen.
  • Gib Catering und Technik erst nach dem Anmeldeschluss mit endgültigen Zahlen verbindlich frei. Plane dabei die erfassten Ernährungswünsche separat ein und prüfe, ob Kaffeetassen, Wassergläser und Geschirr für alle Pausen vorhanden sind.
  • Bereite Namensschilder, Teilnehmerliste, Routen- und Saalschilder sowie das ausgedruckte Drehbuch spätestens am Vortag vor. Eine digitale Liste allein reicht bei der Registrierung nicht, wenn vor Ort Änderungen oder Nachmeldungen auftreten.
  • Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Kontrolliere zuerst Säle und Foyer, stelle Registrierungstische und Bestuhlung auf und teste anschließend Mikrofone, Lautsprecher, Projektoren, HDMI- und Verlängerungskabel.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Regierungskongress planen?
Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Programm, Location und Referenten. Für einen größeren Kongress sind 16 Wochen realistischer, weil Hotelzimmer, Transport und Technik zusätzliche Vorlaufzeit benötigen.
Wann sollte man die Einladungen für einen Regierungskongress verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Setze den Anmeldeschluss ungefähr 14 Tage vor dem Kongress, damit Catering, Teilnehmerliste und Namensschilder rechtzeitig finalisiert werden können.
Wann müssen Präsentationen und Referentendaten vorliegen?
Fordere die Referentendaten spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung an und sammle die Präsentationen bis 7 Tage vorher. So bleibt mindestens eine Woche für technische Prüfung, Rückfragen und die Zusammenstellung des Programms.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau am Veranstaltungstag?
Plane mindestens 90 Minuten zwischen dem Öffnen der Location und dem Einlass ein. Für mehrere Säle oder umfangreiche Technik sind 2 bis 3 Stunden sicherer, besonders wenn Bestuhlung, Registrierung und Catering gleichzeitig aufgebaut werden.

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