Oudjaarsviering organiseren: checklist van uitnodiging tot aftellen

Een oudjaarsviering vraagt vooral om goede timing: gasten bevestigen, dieetwensen verzamelen en vervoer afspreken voordat je eten en zaal definitief regelt. Plan daarna het programma, de muziek en de boodschappen, met extra aandacht voor koeling en warmhouden. Op de dag zelf werk je van zaalopstelling en decoratie naar buffet, koffie en techniek. Deze checklist helpt je zien wat vaak te laat gebeurt, zoals het testen van de microfoon en het vrijmaken van looproutes.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoerafspraken bevestigen
2 personen
Zaalreservering bevestigen
Programma uitwerken
2 personen
Muziek selecteren
Oliebollen bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Groenten snijden
3 personen
Soep bereiden
2 personen
Salades bereiden
3 personen
Buffetgerechten voorbereiden
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Looproutes vrijmaken
2 personen
Tafels dekken
4 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtjes ophangen
2 personen
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
Microfoon testen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Programmaonderdelen begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Buffet serveren
5 personen
Tafels tussentijds afruimen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Oliebollen serveren
3 personen
Aftelmoment begeleiden
3 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Servies verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Voedsel veilig opruimen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur opbergen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Garderoberekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Servies

Dinerbordenaantal 60
Dessertbordenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 60
Koffielepelsaantal 60
Eetbesteksetsaantal 60

Keuken

Soepkommenaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledkaarsenaantal 30

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Oudjaarsvlaggenaantal 4
Confettivrije tafeldecoratieaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Tafelnummersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag uiterlijk twee weken vooraf naar aanmeldingen, dieetwensen en vervoer. Zo weet je hoeveel stoelen, dinerborden, glazen en porties je nodig hebt en kun je afwijkende maaltijden tijdig regelen.
Bevestig de zaal en looproutes minstens één week vooraf. Controleer of tafels, stoelen, garderoberekken, tafelkleden en stroompunten aanwezig zijn; plan stekkerdozen en verlengsnoeren voor lichtjes en muziek.
Werk het buffet in twee momenten af: bereid soep, salades en andere gerechten vooraf, maar haal verse producten pas op de dag zelf op. Zet koelproducten direct in koelboxen of koeling en gebruik warmhoudbakken voor warme gerechten.
Plan de techniek vóórdat gasten binnenkomen. Sluit Bluetoothspeakers en draadloze microfoon minstens 60 minuten vooraf aan, test het geluid op de verste zitplaats en leg reservebatterijen of een alternatief klaar.
Zet koffie en thee niet pas om middernacht klaar. Plaats koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, kopjes en lepels vooraf op één vaste plek, zodat je na het aftellen binnen 5 minuten kunt serveren.

Veelgestelde vragen

Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een oudjaarsviering?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Vraag om een reactie uiterlijk 2 weken voor de viering, zodat je aantallen, dieetwensen en vervoer kunt verwerken.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor oudjaarsavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel daarnaast water mee en houd voor een avond van 5 uur minimaal 1 liter water per persoon beschikbaar.
Wanneer bereid ik het eten voor een oudjaarsviering?: Bereid soep, salades en buffetonderdelen waar mogelijk 1 dag vooraf. Snijd groenten en zet koelproducten op de dag zelf koud; warm gerechten in de laatste 60 tot 90 minuten voor opening op.
Hoe laat moet ik de muziek en microfoon testen?: Test speakers en microfoon minimaal 60 minuten voordat de eerste gasten komen. Controleer ook kabels, stekkerdozen en het volume op verschillende plekken in de zaal, zodat aankondigingen rond middernacht verstaanbaar blijven.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.