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Silvesterfeier organisieren: die praktische Checkliste

Eine Silvesterfeier gelingt leichter, wenn du Zusagen, Essen, Technik und Raum nicht erst am 31. Dezember koordinierst. Plane zuerst den Ablauf und kläre Ernährungswünsche sowie Transport, bevor du Mengen bestellst. In den letzten Tagen folgen Einkauf, Kühlung und vorbereitete Speisen; am Veranstaltungstag bleiben Aufbau, Buffet und Technik. Diese Checkliste enthält 50 Aufgaben und 38 benötigte Dinge für die konkrete Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportvereinbarungen bestätigen

    2 Personen

  • Raumbuchung bestätigen

  • Programm ausarbeiten

    2 Personen

  • Musik auswählen

  • Oliebollen bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Kühlprodukte einlagern

    2 Personen

  • Gemüse schneiden

    3 Personen

  • Suppe zubereiten

    2 Personen

  • Salate zubereiten

    3 Personen

  • Buffetgerichte vorbereiten

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Laufwege freimachen

    2 Personen

  • Tische eindecken

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Lichter aufhängen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Programmpunkte betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Buffet servieren

    5 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    3 Personen

  • Dessert servieren

    3 Personen

  • Oliebollen servieren

    3 Personen

  • Countdown begleiten

    3 Personen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Lebensmittel sicher aufräumen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Ausrüstung verstauen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • GarderobenständerAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 8

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • Essbesteck-SetsAnz. 60

Küche

  • SuppenschalenAnz. 60
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • Koch- und BrotmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • StumpenkerzenAnz. 30

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • SilvesterfahnenAnz. 4
  • Konfettifreie TischdekorationAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 60
  • TischnummernAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • WischmoppsAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Raum, Transport und Anmeldungen spätestens eine Woche vorher. So weißt du, wie viele Teller, Gläser, Stühle und Portionen tatsächlich gebraucht werden.
  • Plane warme Speisen und Suppe mit Warmhaltebehältern und stelle das Buffet erst kurz vor dem Essen bereit. Schneide Gemüse und bereite Salate so vor, dass sie nicht stundenlang ungekühlt stehen.
  • Prüfe zwei bis drei Tage vor der Feier die Einkaufsliste und hole frische Produkte möglichst am selben oder am Vortag ab. Kühlprodukte gehören direkt danach in Kühlschrank oder Kühlbox.
  • Teste Musikanlage und Mikrofon mindestens zwei Stunden vor Beginn. Verlängerungskabel, Lautsprecher und Beleuchtung sollten liegen, bevor Gäste eintreffen und die Laufwege voller werden.
  • Rechne beim Eindecken nicht nur mit Dinner-Tellern: Für Suppe, Dessert und Kaffee brauchst du eigene Teller oder Schalen sowie Tassen und Löffel. Stelle außerdem Thermoskannen für Kaffee und Tee vor Beginn bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Silvesterfeier planen?
Beginne etwa vier bis sechs Wochen vorher mit Einladungen, Raumbuchung und dem groben Programm. Eine Woche vor Silvester sollten Zusagen, Ernährungswünsche und Transportabsprachen feststehen.
Was muss ich für eine Silvesterfeier einkaufen?
Plane neben den Zutaten auch Getränke, Oliebollen, Servierschalen und Warmhaltemöglichkeiten ein. Prüfe die Einkaufsliste spätestens zwei bis drei Tage vorher und kaufe frische Produkte am Vortag oder am Veranstaltungstag.
Wann soll ich das Buffet für Silvester vorbereiten?
Bereite haltbare Buffetgerichte, Gemüse und Suppe möglichst am Vortag vor. Stelle warme Speisen erst kurz vor dem Essen bereit und lagere Kühlprodukte bis dahin durchgehend kalt.
Wie viel Zeit brauche ich am Tag der Silvesterfeier für den Aufbau?
Plane mindestens drei Stunden für Tische, Stühle, Tischdecken, Geschirr, Dekoration, Beleuchtung und Buffet ein. Teste Musik und Mikrofon spätestens zwei Stunden vor dem Eintreffen der Gäste.

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