Checklist para organizar una celebración de fin de año
Una celebración de fin de año necesita más coordinación de la que parece: invitados, preferencias alimentarias, transporte, salón, comida y programa deben encajar. Empieza por confirmar el lugar y las inscripciones, y deja las compras frescas y la preparación de la comida para los últimos días. También conviene probar con antelación el micrófono, los altavoces y las luces. Esta checklist reúne el orden de trabajo y el material necesario para llegar al brindis sin tareas pendientes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar los acuerdos de transporte
2 personas
Confirmar reserva del salón
Desarrollar el programa
2 personas
Seleccionar música
Encargar buñuelos de Navidad
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Cortar verduras
3 personas
Preparar sopa
2 personas
Preparar ensaladas
3 personas
Preparar los platos del buffet
3 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Despejar las rutas de paso
2 personas
Poner la mesa
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar luces
2 personas
Conectar el equipo de música
2 personas
Probar el micrófono
Preparar café y té
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
4 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Guiar las partes del programa
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Servir el bufé
5 personas
Retirar las mesas entre tiempos
3 personas
Servir el postre
3 personas
Servir buñuelos
3 personas
Coordinar la cuenta atrás
3 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Guardar los alimentos de forma segura
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Guardar el equipo
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Percheroscant. 2
- Mantelescant. 8
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Cucharillas de cafécant. 60
- Sets de cubiertoscant. 60
Cocina
- Tazones para sopacant. 60
- Cucharonescant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 6
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Velas LEDcant. 30
Decoración
- Globoscant. 100
- Banderas de Año Nuevocant. 4
- Decoración de mesa sin confeticant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Números de mesacant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Cubos de limpiezacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de encargar la comida. Usa ese número para calcular platos, vasos, cubiertos y asientos, y añade algunas unidades de reserva.
- Confirma la reserva del salón y el transporte al menos una semana antes. Comprueba también dónde pueden dejarse los abrigos y que las rutas de paso queden despejadas.
- Haz la compra de productos no perecederos con varios días de margen, pero recoge los productos frescos cerca del evento. Guarda enseguida los refrigerados en neveras o frigoríficos para no romper la cadena de frío.
- Prepara sopas, ensaladas y platos del bufé siguiendo un horario por bloques. Deja las verduras cortadas y los recipientes de servicio listos antes de empezar a montar las mesas.
- Prueba el equipo de música y el micrófono antes de que lleguen los invitados. Revisa regletas, alargadores, altavoces y luces LED, y prepara el café y el té en termos para poder servirlos sin ocupar la zona del bufé.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una celebración de fin de año?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la celebración. Pide la confirmación de asistencia y las preferencias dietéticas con una fecha límite de 7 días antes, para poder cerrar el menú y el transporte.
- ¿Cuánta comida y bebida necesito para una fiesta de fin de año?
- Calcula una ración principal por persona y añade entre un 10 % y un 15 % de margen para imprevistos. Para la primera hora, prevé aproximadamente 2 o 3 bebidas por invitado y ajusta después según la duración y el tipo de celebración.
- ¿Cuándo debo preparar la comida de la celebración de fin de año?
- Compra los productos frescos entre 1 y 2 días antes. Puedes preparar sopas y algunos componentes del bufé el día anterior; deja el corte de verduras, las ensaladas y el montaje final para el mismo día.
- ¿Con cuánta antelación hay que montar el salón?
- Reserva entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los invitados para colocar mesas, sillas, manteles, vajilla y decoración. Haz la prueba del sonido, el micrófono y las luces al menos 60 minutos antes del inicio.
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