Oudjaarsdienst organiseren: een complete checklist

Een oudjaarsdienst vraagt om meer voorbereiding dan alleen een liturgie en een paar liederen. Je legt eerst datum, programma, voorgangers, musici en locatie vast; daarna regel je aanmeldingen, vrijwilligers, techniek en catering. In de laatste week verschuift de aandacht naar printwerk, boodschappen en het testen van microfoons, luidsprekers, beamer en presentatie. Op de dag zelf moeten zaal, altaartafel, koffiepunt en dranken klaarstaan voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Voorgangers en musici vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Kinderopvang inventariseren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Muziek en liederen selecteren
3 personen
Liturgie en teksten opstellen
2 personen
Presentatie voorbereiden
2 personen
Techniek testen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Liturgieën en liedbladen printen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Koffie- en theepunt voorbereiden
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Altaartafel en lessenaar klaarmaken
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Beamer en presentatie aansluiten
2 personen
Muziekinstrumenten opstellen
3 personen
Liturgieën klaarleggen
2 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Hapjes en beleg klaarzetten
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Deuren openen en gasten ontvangen
3 personen
Programma en liederen uitdelen
2 personen
Oudjaarsdienst begeleiden
5 personen
Geluids- en presentatietechniek bedienen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en glazen aanvullen
2 personen
Kinderprogramma begeleiden
3 personen
Avondprogramma begeleiden
4 personen
Middernachtmoment voorbereiden
3 personen
Gasten begeleiden bij vertrek
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Servies en glazen afwassen
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Techniek afbouwen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Stoelen en tafels terugplaatsen
4 personen
Zaal en keuken schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Aanmeldingen en administratie archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Klaptafelsaantal 10
Biertafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 100
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Scharenaantal 4
Schaaltjesaantal 16
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8

Apparatuur

Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
Ledkaarsenaantal 30

Decoratie

Oudjaarsdecoratie
Tafelkledenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Plakbandaantal 4
Slingersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programma, voorgangers en musici minimaal 6 weken vooraf vast. Zo houd je tijd over voor de liturgie, liederen, presentatie en een volledige techniekproef.
Open de aanmeldingen zodra datum en locatie bevestigd zijn en vraag meteen dieetwensen en behoefte aan kinderopvang uit. Sluit de inventarisatie uiterlijk 1 week voor de dienst af, zodat catering en vrijwilligersindeling nog aangepast kunnen worden.
Plan de techniektest niet op de dag zelf. Test microfoons, statieven, mengpaneel, luidsprekers, beamer, projectiescherm en verlengkabels minimaal 3 dagen vooraf in de zaal.
Maak de zaalopstelling de dag vóór de dienst: zet stoelen en tafels neer, controleer de garderoberekken en richt de altaartafel en lessenaar in. Daardoor blijft op de dag zelf alleen een korte controle over.
Koel dranken enkele uren vooraf en bereid hapjes, koffie- en theepunt zo veel mogelijk vóór de bezoekers komen. Zet kopjes, glazen, borden, bestek, serveerschalen en thermoskannen per uitgiftepunt klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een oudjaarsdienst organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, programma, voorgangers, musici en locatie. Open daarna de aanmeldingen en plan de techniektest, catering en vrijwilligersindeling in de weken erna.
Wanneer moet ik de liturgie en liedbladen voor een oudjaarsdienst printen?: Print ze uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf, nadat liturgie, teksten en liederen definitief zijn. Houd op de dag zelf een kleine extra stapel achter de hand voor onverwachte bezoekers.
Wanneer test je de techniek voor een oudjaarsdienst?: Test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, beamer en projectiescherm minimaal 3 dagen vóór de dienst. Controleer ook alle verlengkabels en voer op de dag zelf nog een korte geluidscheck uit.
Wanneer doe je de boodschappen voor een oudjaarsdienst?: Controleer de boodschappenlijst eerst op aantallen en dieetwensen en doe de boodschappen bij voorkeur 1 dag vooraf. Koel dranken enkele uren vóór aanvang en bereid hapjes en het koffie- en theepunt op tijd voor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.