Silvestergottesdienst organisieren: die komplette Checkliste

Ein Silvestergottesdienst braucht mehr Vorbereitung als nur eine Liturgie und ein paar Lieder. Lege zuerst Datum, Programm, Predigt und Musik fest, bevor du Einladungen und Anmeldungen verschickst. Danach folgen Helferplanung, Kinderbetreuung, Technik, Verpflegung und Raumaufteilung. Am Veranstaltungstag müssen unter anderem Stühle, Altar-Tisch, Lesepult, Kaffee- und Teestation sowie Mikrofone und Projektion bereitstehen. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Planung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Prediger und Musiker festlegen
2 Personen
Location und Raumaufteilung bestätigen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Kinderbetreuung erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Musik und Lieder auswählen
3 Personen
Liturgie und Texte erstellen
2 Personen
Präsentation vorbereiten
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Liturgien und Liedblätter drucken
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Kaffee- und Teepunkt vorbereiten
2 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Altar-Tisch und Lesepult vorbereiten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Beamer und Präsentation anschließen
2 Personen
Musikinstrumente aufstellen
3 Personen
Liturgien bereitlegen
2 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Snacks und Aufschnitt bereitstellen
3 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen

Event

Türen öffnen und Gäste empfangen
3 Personen
Programm und Lieder verteilen
2 Personen
Gottesdienst zu Silvester begleiten
5 Personen
Ton- und Präsentationstechnik bedienen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Geschirr und Gläser auffüllen
2 Personen
Kinderprogramm begleiten
3 Personen
Abendprogramm betreuen
4 Personen
Mitternachtsmoment vorbereiten
3 Personen
Gäste beim Verlassen begleiten
3 Personen

Nachbereitung

Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
4 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Technik abbauen
3 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Stühle und Tische wieder aufstellen
4 Personen
Saal und Küche reinigen
4 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Anmeldungen und Administration archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 80
KlappischeAnz. 10
BiertischeAnz. 4
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ScherenAnz. 4
SchälchenAnz. 16
ServierschalenAnz. 12
KannenAnz. 8

Ausstattung

MikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
StumpenkerzenAnz. 30

Dekoration

Silvesterdekoration
TischdeckenAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
KlebebandAnz. 4
GirlandenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Programm, Prediger und Musiker mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. So bleiben genug Termine für Liturgie, Liedauswahl und die Abstimmung der Präsentation.
Öffne die Anmeldung spätestens 4 Wochen vor dem Gottesdienst und frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und Kinderbetreuung. Diese Angaben fehlen sonst oft noch wenige Tage vor Silvester.
Plane die Technik nicht erst am Veranstaltungstag: Teste Mikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult, Beamer und Projektionsleinwand mindestens 3 bis 5 Tage vorher gemeinsam mit den zuständigen Helfern.
Bestelle Catering und prüfe die Einkaufsliste etwa 1 Woche vorher. Getränke sollten am Vortag gekühlt werden; Kaffee, Tee und Snacks lassen sich am Veranstaltungstag dann ohne zusätzliche Einkäufe vorbereiten.
Teile den Aufbau in feste Aufgaben auf und beginne mindestens 2 Stunden vor Beginn. Neben Stühlen und Tischen werden häufig Altar-Tisch, Lesepult, Garderobenständer, Liedblätter, Verlängerungskabel und Dekoration zu spät bereitgestellt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Silvestergottesdienst planen?: Beginne etwa 8 Wochen vorher mit Datum, Programm, Prediger und Musikern. Vier Wochen vor dem Termin sollten Einladungen und Anmeldungen laufen; in der letzten Woche folgen Technik, Einkauf und Helfereinteilung.
Wann sollte die Anmeldung für einen Silvestergottesdienst geöffnet werden?: Öffne die Anmeldung spätestens 4 Wochen vor dem Gottesdienst. Schließe sie idealerweise 7 bis 10 Tage vorher, damit du Catering, Sitzplätze, Kinderbetreuung und Ernährungswünsche zuverlässig planen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Silvestergottesdienst?: Plane mindestens 2 Stunden für den Aufbau ein. Darin sollten Stühle und Tische, Altar-Tisch und Lesepult, Technik, Garderobe, Dekoration sowie Kaffee- und Teepunkt enthalten sein.
Wann sollte man die Technik für den Silvestergottesdienst testen?: Teste die komplette Technik 3 bis 5 Tage vorher und wiederhole einen kurzen Funktionstest am Veranstaltungstag. Prüfe dabei Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Beamer, Projektionsleinwand und Verlängerungskabel.

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