Checklist du service du réveillon
Un service du réveillon demande autant de préparation liturgique que d’organisation pratique. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis confirmez les officiants, les musiciens et les besoins des participants. Les inscriptions, les allergies, la garde d’enfants et la répartition des bénévoles doivent être traitées avant les derniers jours. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, jusqu’à l’installation des chaises, des tables, de la technique, du café et des boissons.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer les officiants et les musiciens
2 personnes
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser la garde d'enfants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Sélectionner la musique et les chants
3 personnes
Rédiger la liturgie et les textes
2 personnes
Préparer la présentation
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Imprimer les liturgies et les feuilles de chants
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Préparer la table d’autel et le pupitre
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher le projecteur et la présentation
2 personnes
Installer les instruments de musique
3 personnes
Préparer les liturgies
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas et les garnitures
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Événement
Ouvrir les portes et accueillir les invités
3 personnes
Distribuer le programme et les chants
2 personnes
Encadrer le service du Nouvel An
5 personnes
Gérer le son et la technique de présentation
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les verres
2 personnes
Encadrer le programme pour enfants
3 personnes
Encadrer le programme du soir
4 personnes
Préparer le moment de minuit
3 personnes
Accompagner les invités au départ
3 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
4 personnes
Laver la vaisselle et les verres
4 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter la technique
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
Nettoyer la salle et la cuisine
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Archiver les inscriptions et l’administration
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 80
- Tables pliantesqté 10
- Tables de bièreqté 4
- Portantsqté 2
- Tabouretsqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 100
- Couteauxqté 100
- Fourchettesqté 100
- Cuillèresqté 100
- Cuillères de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Ciseauxqté 4
- Petits bolsqté 16
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 8
Équipement
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Rallongesqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Bougies LEDqté 30
Décoration
- Décoration du Nouvel An
- Nappesqté 10
- Ballonsqté 100
- Ruban à ballonsqté 2
- Ruban adhésifqté 4
- Guirlandesqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires plusieurs jours avant la commande du catering. Gardez une liste séparée des allergies, régimes particuliers et besoins liés à la garde d’enfants.
- Ne laissez pas la liturgie, les textes et les feuilles de chants pour la veille. Préparez la présentation, imprimez les documents et faites relire les textes avant le test technique.
- Prévoyez un créneau distinct pour la technique : microphones, pieds de micro, haut-parleurs, table de mixage, vidéoprojecteur, écran et rallonges doivent être testés dans la salle où ils seront utilisés.
- Refroidissez les boissons avant l’arrivée des participants et installez l’espace café-thé avec les machines à café, bouilloires, thermos, tasses et carafes. Les boissons chaudes demandent aussi une zone de service stable et accessible.
- Planifiez l’installation dans l’ordre inverse de l’usage : nettoyez d’abord la salle, placez ensuite les tables et les chaises, puis préparez l’autel, le pupitre, la décoration et enfin les zones de restauration. Gardez du temps pour vérifier les passages et les câbles.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un service du réveillon ?
- Commencez plusieurs semaines avant la célébration, dès que la date, le programme et le lieu sont connus. Les officiants, les musiciens, le catering et les bénévoles doivent être confirmés avant les derniers jours.
- Quand envoyer les invitations pour un service du réveillon ?
- Envoyez-les dès que la date, l’horaire et le lieu sont fixés, puis laissez au moins 7 à 10 jours pour les réponses. Fermez les inscriptions avant de commander le catering afin d’ajuster les quantités.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Réservez au minimum 2 à 3 heures pour nettoyer la salle, installer les tables et les chaises, préparer l’autel et le pupitre, poser la décoration et organiser le café. Ajoutez du temps si la sonorisation ou la projection doit être montée sur place.
- Quand tester le matériel technique ?
- Faites un premier test avant le jour du service, puis une vérification finale le jour même, idéalement 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Testez chaque microphone, les haut-parleurs, la projection, les rallonges et les sources audio.
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