Checklist voor een goed georganiseerd oudejaarsconcert

Een oudejaarsconcert vraagt om meer dan muzikanten en een programma. Je regelt vooraf de locatie, reserveringen, aanmeldingen, muziekrechten en technische eisen; op de dag zelf komen daar opbouw, catering en publieksontvangst bij. Deze checklist volgt de volgorde waarin je het concert voorbereidt. Zo voorkom je dat je pas tijdens de soundcheck ontdekt dat kabels, microfoons of muziekstandaards ontbreken, of dat dieetporties niet herkenbaar apart staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Muzikanten vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekrechten controleren
Draaiboek afdrukken
Bezoekerslijst afdrukken
Contactgegevens controleren
Technische eisen afstemmen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dieetporties apart verpakken
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
2 personen
Vloer en entree controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Muzikantenruimte inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Verlichting instellen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Programma bij entree leggen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste concertblok begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Pauze aankondigen
Buffet aanvullen
3 personen
Tweede concertblok begeleiden
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Muzikanten verzorgen
2 personen
Oudejaarsbuffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Derde concertblok begeleiden
3 personen
Countdown aankondigen
Nieuwjaarsmoment begeleiden
3 personen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Buffet afruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur veilig opbergen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Muziekstandaardsaantal 8
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Kabelgotenaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

Ledspotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Lantaarnsaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Kannenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudschalenaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Serpentinesaantal 20
Tafelkledenaantal 10
Nieuwjaarsbannersaantal 4
Confettivrije tafeldecoratieaantal 10
Programmastandaardsaantal 4

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Stofzuiger
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 6
Afvalscheidingsbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg technische eisen uiterlijk 2 weken vooraf vast met de muzikanten: bespreek luidsprekers, mengpaneel, microfoons, DI-boxen, statieven en het aantal stroompunten. Plan daarna een soundcheck met minimaal 90 minuten speling voor de ontvangst.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen niet pas bij binnenkomst. Sluit de inventarisatie 5 tot 7 dagen vooraf af, druk de bezoekerslijst af en verpak dieetporties apart met een duidelijke aanduiding.
Koel dranken op tijd: zet flessen en glazen uiterlijk 3 uur voor aanvang klaar als je beperkte koeling hebt. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en vul daarna bij vanuit de houdbare voorraad.
Maak de ruimte vóór de opbouw leeg en controleer vloer, entree en ventilatie. Zet tafels en stoelen eerst op hun definitieve plek; werk daarna de garderobe, buffettafels, muzikantenruimte en verlichting af.
Print het draaiboek en de contactgegevens op de concertdag zelf niet meer. Leg beide documenten uiterlijk de avond ervoor klaar en neem reservebatterijen, verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape mee naar de techniekplek.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een oudejaarsconcert organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Muzikanten, reserveringen en het programma kunnen daarna worden bevestigd; verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor het concert.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een oudejaarsconcert?: Stuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf, zodat bezoekers tijd hebben om te reageren. Sluit de aanmeldingen en verzamel dieetwensen 5 tot 7 dagen voor aanvang.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een oudejaarsconcert?: Reserveer minimaal 3 uur voor het openen van de locatie, ventileren, meubels plaatsen, verlichting en geluidsinstallatie. Plan daarna minstens 90 minuten voor de soundcheck en controle van microfoons, kabels en muziekstandaards.
Hoeveel drank heb ik nodig voor een oudejaarsconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Koop daarnaast een buffer van ongeveer 10 procent en zet gekoelde dranken, drinkglazen en een aparte houdbare voorraad uiterlijk 3 uur vooraf klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.