Silvesterkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre die technischen Anforderungen mindestens 14 Tage vor dem Konzert mit den Musikern. Frage dabei nicht nur nach Lautsprechern und Mikrofonen, sondern auch nach DI-Boxen, Notenständern, Stromanschlüssen und ausreichend Verlängerungskabeln.
• Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht erst am Veranstaltungstag. Trenne Diätportionen beim Verpacken deutlich von den übrigen Snacks und halte die endgültige Besucherliste spätestens am Vortag ausgedruckt bereit.
• Plane für Getränke und Gläser einen eigenen Vorlauf ein: Kühl die Getränke einige Stunden vor dem Einlass und stelle Trinkgläser, Weingläser sowie Kaffeetassen getrennt nach Programmpunkt bereit. So blockiert der Getränkeservice nicht den Konzertbeginn.
• Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. Lüfte zuerst den Raum, kontrolliere Eingang und Boden, stelle dann Tische und Stühle auf und richte anschließend Musikerraum, Beschallungsanlage und Beleuchtung ein.
• Drucke Drehbuch, Besucherliste und wichtige Kontaktdaten vor dem Aufbau aus. Prüfe außerdem die Wettervorhersage am Vortag und noch einmal am Veranstaltungstag, besonders wenn Gäste draußen ankommen oder warten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Silvesterkonzert planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Musikern und Reservierungen. Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert verschickt werden, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig erfassen kannst.

Wann sollte man die Technik für ein Silvesterkonzert abstimmen?

Stimme die technischen Anforderungen mindestens 14 Tage vor der Veranstaltung mit den Musikern ab. Baue die Beschallungsanlage am Veranstaltungstag spätestens 90 Minuten vor dem Einlass auf und teste Mikrofone, Mischpult, DI-Boxen und Kabel vollständig.

Wie viele Getränke braucht man für ein Silvesterkonzert?

Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Plane zusätzlich mindestens ein alkoholfreies Getränk pro Person ein und kühle die erste Ausgabe mehrere Stunden vor dem Einlass.

Wann muss der Raum für das Silvesterkonzert vorbereitet sein?

Sei mindestens 2 Stunden vor dem Einlass in der Location. Rechne für Lüften, Boden- und Eingangskontrolle, Möbel, Garderobe, Musikerraum, Technik und Licht etwa 90 bis 120 Minuten ein.

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