Checklist para organizar tu concierto de Nochevieja
Un concierto de Nochevieja necesita más coordinación que una fiesta normal: hay que cuadrar a los músicos, el programa, las reservas y el montaje técnico antes de que lleguen los invitados. Esta checklist reúne 73 tareas y 55 elementos para seguir el plan desde la confirmación del lugar hasta la apertura de la sala. Incluye también los detalles que suelen quedarse para el último momento, como las preferencias dietéticas, los derechos de música, los cables y las copas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Contratar músicos
2 personas
Hacer reservas
Elaborar el programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los derechos de música
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de visitantes
Comprobar datos de contacto
Coordinar los requisitos técnicos
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Empaquetar por separado las raciones de dieta
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
2 personas
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la sala de músicos
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Comprobar los baños
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Colocar el programa en la entrada
Evento
Abrir las puertas
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Anunciar el descanso
Reponer el bufé
3 personas
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Atender a los músicos
2 personas
Servir el bufé de fin de año
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
Anunciar la cuenta atrás
Guiar el momento de Año Nuevo
3 personas
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Empacar instrumentos
3 personas
Desmontar el bufé
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Guardar el equipo de forma segura
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 90
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 100
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetescant. 4
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 2
- Atrilescant. 8
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
- Canaletas para cablescant. 6
- Baterías de repuestocant. 24
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Luces decorativascant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Farolescant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 100
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarrascant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas térmicascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Papel de aluminiocant. 4
- Recipientes herméticoscant. 12
Decoración
- Globoscant. 100
- Serpentinascant. 20
- Mantelescant. 10
- Banners de Año Nuevocant. 4
- Decoración de mesa sin confeticant. 10
- Atriles para programascant. 4
Limpieza
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 8
- Papeleracant. 6
- Contenedores de separación de residuoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma la fecha, la ubicación y la disponibilidad de los músicos con varias semanas de margen. Después cierra el programa y envía las invitaciones para que las inscripciones no se acumulen durante los últimos días.
- Pide las preferencias dietéticas al registrarse y separa las raciones identificadas antes de preparar los aperitivos. Así evitas improvisar alternativas cuando ya están llegando los invitados.
- Calcula las bebidas por horas: para la primera hora, prevé aproximadamente 2 o 3 consumiciones por persona y añade opciones sin alcohol. Enfría las bebidas con antelación y no dejes la compra para el mismo día.
- Haz una prueba completa del sonido antes de abrir: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, soportes y cables deben estar conectados y asegurados con cinta gaffer o canaletas. Guarda baterías de repuesto y regletas en un punto accesible.
- Reserva tiempo para abrir y ventilar el espacio, revisar el suelo y la entrada, montar mesas y sillas y preparar la sala de músicos. Imprime el plan de trabajo y la lista de visitantes para que el equipo no dependa del móvil durante el montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de Nochevieja?
- Empieza al menos 6 u 8 semanas antes para confirmar el lugar, contratar a los músicos, preparar el programa y enviar las invitaciones. Deja la última semana para comprobar inscripciones, preferencias dietéticas, derechos de música y requisitos técnicos.
- ¿Cuántas bebidas necesito para un concierto de Nochevieja?
- Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y después aproximadamente 1 por persona y hora, ajustando según la duración y el tipo de público. Compra y enfría las bebidas entre 24 y 48 horas antes, y reserva una parte sin alcohol.
- ¿Cuándo debo hacer la prueba de sonido?
- Haz la prueba el mismo día, al menos 2 horas antes de la llegada de los invitados. Comprueba cada micrófono, altavoz, cable, caja DI y entrada de la mesa de mezclas, y deja 30 minutos adicionales para corregir fallos.
- ¿Qué se suele olvidar al preparar un concierto de Nochevieja?
- A menudo faltan baterías de repuesto, regletas, cables alargadores, soportes de micrófono, copas o la lista impresa de visitantes. Haz una revisión final 24 horas antes y otra al abrir el espacio para comprobar también la entrada, el suelo y la ventilación.
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